比亚迪档案管理制度

PAGE比亚迪档案管理制度一、总则（一）目的为加强比亚迪档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于比亚迪公司总部及各下属单位，包括但不限于各事业部、子公司等。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一领导，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.完整性原则：确保档案的全面收集，涵盖公司各个业务领域和发展阶段的活动记录。3.准确性原则：保证档案内容真实、准确，数据可靠。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失及泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案工作的统筹规划和组织协调，指导各部门的档案管理工作。3.集中管理公司各类档案，包括但不限于行政文件、合同协议、技术资料、财务档案等，确保档案的完整、准确和安全。4.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的质量和价值。6.负责档案管理人员的培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受公司综合管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的具有保存价值的档案移交公司综合管理部门集中管理。4.在开展各项业务活动过程中，注意保护档案的安全，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程修正案、股东会决议等。2.公司行政文件，包括上级机关下发的文件、公司内部发布的通知、通报、报告等。3.合同协议类档案，涵盖采购合同、销售合同、技术合作协议、租赁合同等。4.技术资料档案，如产品研发资料、工艺文件、技术标准、专利文件等。5.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.人力资源档案，如员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。7.市场营销档案，如市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。8.项目档案，针对公司各类项目形成的立项文件、可行性研究报告、项目进度报告、验收文件等。9.声像档案，如公司重大活动照片、视频资料、录音文件等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并移交公司综合管理部门，不得积压或延误。3.在收集档案过程中，要注意文件材料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的文件应及时进行补充或修正。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、目录清晰、装订整齐。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、经营管理类、技术管理类、财务管理类、人力资源管理类、市场营销管理类、项目管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订时，应去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，便于管理和查找。4.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案的借阅与归还1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门办理借阅手续。2.综合管理部门档案管理人员对借阅申请进行审核，批准后向借阅人员提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容，确保档案的安全。5.借阅结束后，借阅人员应将档案归还综合管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现问题应及时追究借阅人员的责任。（四）档案的查阅1.公司内部人员查阅档案时，可直接到公司综合管理部门档案查阅室进行查阅。2.查阅人员应遵守档案查阅室的管理制度，保持安静，爱护档案及查阅设备。3.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复印。4.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播或泄露档案内容。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的业务骨干和档案管理人员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对公司生产、经营、管理等方面的作用和意义。3.档案的保管期限，根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司主管领导审批后，由档案管理人员按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底消除。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司的决策和发展提供有力的信息支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案的基本信息、内容摘要、保管期限等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。4.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节。5.统计分析：对档案的数量、类型、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案的内容准确录入档案信息化管理系统。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.建立数据质量审核机制，对录入的数据进行审核，发现问题及时纠正。（四）安全管理1.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对档案数据进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。3.制定严格的用户账号和密码管理制度，定期更换密码，防止账号被盗用。4.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.具有较强的责任心和保密意识，认真履行档案管理职责。3.熟练掌握档案管理信息化系统的操作技能，能够高效地完成档案管理工作任务。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、借阅、查阅、鉴定、销毁等日常管理工作。2.维护档案管理信息化系统的正常运行，及时处理系统故障和数据问题。3.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进