房地产档案室管理制度

PAGE房地产档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司房地产档案的科学管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及房地产相关业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司设立专门的房地产档案室，对各类房地产档案进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映房地产项目的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：涵盖房地产项目从规划、建设到销售、售后等全过程的各类文件资料。4.保密性原则：严格控制档案的查阅和使用范围，确保涉及公司商业机密、客户隐私等信息不被泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员查阅利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善房地产档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类房地产档案，包括纸质档案和电子档案。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立档案检索系统，提供档案查阅、借阅服务。5.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。（二）各部门职责1.负责本部门在房地产项目运作过程中形成的文件资料的收集、整理，并定期移交档案室。2.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。3.对本部门保管的档案进行定期自查，确保档案的准确性和完整性。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.负责档案的整理、编目、上架等工作，确保档案排列有序。4.根据档案利用情况，及时对档案进行鉴定，提出存毁意见。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.房地产项目规划阶段：包括项目立项批复、可行性研究报告、规划设计方案、土地出让合同等。2.建设阶段：施工图纸、工程合同、工程变更记录、工程竣工验收报告等。3.销售阶段：商品房预售许可证、销售合同、客户资料等。4.售后阶段：房屋维修记录、物业管理合同、业主投诉处理记录等。5.其他与房地产项目相关的文件资料，如会议纪要、往来函件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储介质安全，并定期进行备份。（三）整理方法1.分类：按照房地产档案的形成阶段、类别等进行分类，如分为规划档案、建设档案、销售档案等一级类目，再根据具体内容细分二级类目。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于检索。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的文件资料，经部门负责人审核后，定期移交档案室。2.档案室接收档案后，按照整理方法进行进一步整理、编目，然后上架归档。3.建立档案移交清单，双方签字确认，确保档案交接的准确性。（二）保管期限1.房地产档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、土地出让合同、房屋产权证书等重要文件。3.长期保管的档案一般为10年以上，如工程建设档案、销售合同等。4.短期保管的档案为10年以下，如一般性的往来函件等。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调等。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备，并定期进行维护和备份，防止数据丢失。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案室负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面审查，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用频率、社会需求等因素，综合确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由监销人员签字确认。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的房地产档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和准确性，为公司提供便捷的档案信息服务。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.将扫描后的电子文件按照档案整理要求进行分类、编号、编目等处理，并录入信息化管理系统。3.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，确保数据准确、及时更新。（三）系统安全管理1.建立健全档案信息化管理系统的安全管理制度，设置用户权限，防止未经授权的访问。2.采取数据备份、防病毒、防火墙等安全措施，保障系统的稳定运行和数据安全。3.定期对系统进行安全检查和评估，及时发现并处理安全隐患。八、档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立档案管理监督小组，定期对档案室及各部门的档案管理工作进行检查。2.监督小组应重点检查档案管理制度的执行情况、档案的收集整理质量、档案的保管安全等方面。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核指标体系