幼儿园业务档案制度细则

PAGE幼儿园业务档案制度细则一、总则（一）目的为加强幼儿园业务档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高幼儿园管理水平和教育教学质量，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在教育教学、行政管理、后勤保障等业务活动中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，对各类业务档案进行集中统一收集、整理、保管和利用。2.真实准确原则档案内容必须真实反映幼儿园业务活动的实际情况，数据准确、文字规范，确保档案的可靠性和权威性。3.完整齐全原则全面收集幼儿园各项业务活动中形成的各种载体的档案资料，保证档案的完整性和系统性，不遗漏重要信息。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。严格控制档案的查阅和使用范围，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，按照相关法律法规进行管理。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为幼儿园的各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善幼儿园档案管理制度。2.负责幼儿园各类业务档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、变质和丢失。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为幼儿园的教育教学、行政管理、科研等工作提供档案信息服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高教职工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的丢失和损坏。5.积极参加档案管理部门组织的档案业务培训和宣传活动，提高自身的档案管理能力。（三）教职工个人职责1.自觉遵守幼儿园档案管理制度，在业务活动中及时形成和积累各类档案资料，并按照要求进行整理和移交。2.妥善保管本人在工作中使用的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。3.积极配合档案管理部门的工作，按照规定提供档案查阅和利用所需的信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教育教学档案教学计划、教案、教学大纲、教学总结等。课程表、作息时间表、教学进度表等。教师教学工作手册、学生成绩册、学生学籍档案等。教学研究活动记录、教学改革方案、教学成果材料等。公开课、示范课、观摩课等教学活动的相关资料。幼儿教材、教具、图书资料等。2.行政管理档案幼儿园发展规划、工作计划、工作总结等。园务会议记录、行政办公会议记录、教职工大会记录等。幼儿园规章制度、岗位职责、考核办法等。人事档案、工资档案、考勤记录等。招生工作档案，包括招生简章、招生计划、录取名单等。安全管理档案，如安全制度、安全检查记录、应急预案等。财务管理档案，如财务预算决算、会计凭证、报表等。3.后勤保障档案食堂管理档案，包括食品采购记录、食品加工过程记录、食堂卫生检查记录等。卫生保健档案，如幼儿健康体检记录、预防接种记录、卫生消毒记录等。设施设备档案，包括设备采购合同、设备清单、设备维护保养记录等。校园建设档案，如基建项目规划、施工图纸、竣工验收报告等。物资采购档案，包括采购申请、采购合同、物资入库出库记录等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门业务活动中形成的档案资料，确保档案的时效性。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料进行分类整理，按照不同的类别和年度顺序排列，便于后续的整理和保管。（三）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为教育教学、行政管理、后勤保障等大类，每大类下再细分若干小类。例如，教育教学档案可分为教学管理、教学研究、学生管理等小类。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度流水号或分类编号等方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。同时，根据档案的内容和特点，编写档案摘要，以便快速了解档案的主要内容。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.按照档案的类别和年度顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质可采用光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.对重要的档案资料应进行加密存储，设置访问权限，防止数据泄露。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括幼儿园的重要历史资料、法规性文件、重要会议记录、重大活动资料等。长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括幼儿园的一般性业务文件、教学档案、行政管理档案等。短期保管的档案保管期限为110年，主要包括幼儿园的临时性业务文件、一般性报表等。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和幼儿园的实际情况进行，由档案管理部门会同相关部门共同审核确定。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面，如发现档案有损坏、变质、丢失等情况，应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行详细记录，发现问题应及时分析原因，提出改进措施，并向上级领导报告。五、档案的利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门在开展教育教学、行政管理、科研等工作时，可查阅相关档案资料，为工作提供参考依据。2.教职工因工作需要，可查阅本人的人事档案、教学档案等相关资料。3.因工作需要，经幼儿园领导批准，外部单位或个人可查阅幼儿园的部分档案资料，但必须严格遵守档案查阅的相关规定。（二）利用方式1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门应认真核对档案的归还情况，确保档案的安全和完整。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人根据借阅申请表，对借阅申请进行审核，批准后方可办理借阅手续。3.借阅档案时，借阅人员应向档案管理部门出具借条，借条应注明借阅档案的名称、数量、借阅时间等信息，并签字确认。4.借阅人员应严格按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅档案不得转借他人不得擅自复制、摘抄、传播档案内容如有遗失或损坏应及时报告档案管理部门并承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要程度，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如临时性文件、一般性报表等，可予以销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，如教学档案、行政管理档案等，可根据实际情况延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案