公共档案管理制度

PAGE公共档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织公共档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的公共档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织公共档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公共档案的日常管理工作。（二）主要职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订公共档案管理制度、工作流程和操作规范。2.档案收集与整理：负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设施和设备，对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案不受损坏、丢失和变质。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值，对失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。5.档案统计与分析：建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。6.档案利用服务：为公司/组织各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。7.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.业务指导与培训：对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，开展档案管理知识培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。三、档案的形成与收集（一）档案形成部门职责1.公司/组织各部门负责本部门工作活动中各类文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求，定期将应归档的文件材料移交档案管理部门。2.各部门应明确专人负责档案工作，建立健全本部门的文件材料收集、整理、保管制度，确保文件材料的完整、准确和系统。3.在业务活动中形成的重要文件材料，各部门应及时进行备份，并妥善保管，防止丢失或损坏。（二）文件材料收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、通知与通报、报告与简报、合同协议、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：根据公司/组织的业务范围，收集与业务活动相关的各类文件材料，如市场调研、项目策划、业务合同、技术文件、质量检验报告等。3.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。4.其他类：公司/组织在对外交往、宣传报道、文化活动等方面形成的具有保存价值的文件材料。（三）档案收集要求及时间1.各部门应在文件材料形成后及时进行整理，并于次年[具体时间]前将上一年度应归档的文件材料移交档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时移交档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作按时、足额完成。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.年度分类法：将档案按其形成年度进行分类，每个年度的档案单独排列。2.组织机构分类法：根据公司/组织内部的组织机构设置，将档案分为不同的类别，如行政部、财务部、业务一部、业务二部等。3.问题分类法：在组织机构分类的基础上，按照档案所反映的问题进行细分，如行政管理类、业务管理类、党群工作类等。（三）整理方法1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和裱糊，去除金属物，采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件整齐、牢固。2.编页号：对装订后的文件材料编写页号，页号编写位置应统一、规范，便于查找和统计。3.编目：按照分类标准，对档案进行编目，编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目，确保目录清晰、准确。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、目录号、案卷号等，便于档案的存放和查找。五、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为[X]年、[X]年两种。凡在一定时期内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。（二）档案库房建设与管理1.库房选址：档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、防火防盗的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.库房设施：库房内应配备必要的保管设备，如档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。3.库房管理：建立库房管理制度，严格控制库房人员出入，定期对库房进行检查和清理，保持库房整洁卫生，温湿度符合规定要求。（三）档案保管要求1.上架排列：档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和利用。2.标识清晰：在档案架、档案盒等显著位置标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、目录号、案卷号等信息，确保档案标识清晰、准确。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，重点检查档案的保管状况、有无破损、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。4.电子档案保管：对于电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，要建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与人员成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准与方法1.鉴定标准：根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案对公司/组织的历史研究、工作查考、经验借鉴等方面的价值，确定档案的保管期限。2.鉴定方法：采用直接鉴定法，对每份档案进行逐件审查，判断其保存价值，确保鉴定结果准确可靠。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定工作小组对失去保存价值的档案进行登记造册，编制销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、目录号、案卷号等信息。2.审批：销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁时应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。4.监销：销毁过程中，应指定两名以上人员进行监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案的统计（一）统计内容1.档案收进情况：包括档案的数量、来源、形成时间等。2.档案整理情况：如整理的档案数量、分类情况、编目情况等。3.档案保管情况：档案的存放位置、保管期限、库房温湿度等。4.档案利用情况：档案的查阅、借阅次数，利用目的等。5.档案销毁情况：销毁档案的数量、销毁时间、销毁原因等。（二）统计方法与要求1.统计方法：建立档案统计台账，采用手工记录或电子表格的方式进行统计，确保统计数据准确、完整。2.统计要求：档案管理人员应及时、准确地记录档案管理工作中的各项数据，定期对统计数据进行汇总分析，形成统计报表，为档案管理决策提供依据。八、档案的利用（一）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要，可到档案管理部门查阅档案。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、利用目的等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[规定天数]天，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用需求，档案管理部门可为利用者提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（二）利用审批1.查阅档案一般由本部门负责人审批，涉及重要档案或跨部门查阅的，需经公司/组织主管领导审批。2.借阅档案须经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准。3.复制档案由档案管理部门负责人审批。（三）利用登记与反馈1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、利用内容、利用目的、归还时间等信息。2.利用结束后，档案管理人员应及时对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。同时欢迎利用者对档案利用工作提出意见和建议，以便不断改进档案管理工作。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立涵盖公司/组织各类公共档案的数字化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰、完整。2.对电子档案进行规范整理，按照档案分类标准进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）档案信息系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、编辑和修改，支持档案的分类、编目、排序等功能。2.检索查询：提供多种检索方式，如按全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、题名、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.利用管理：记录档案的查阅、借阅、复制等利用情况，实现利用申请、审批、登记等流程的信息化管理。4.安全管理：设置用户权限管理功能，对不同用户的档案访问权限进行严格控制，确保档案信息安全。同时，具备数据备份、恢复、加密等安全措施，防止数据丢失和泄露。5.统计分析：自动生成档案管理工作的各类统计报表，如档案数量统计、利用情况统计等