一户一档档案管理制度

PAGE一户一档档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织对各类信息的规范化管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本一户一档档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及一户一档档案管理的部门、岗位及相关业务流程。（三）定义1.一户一档：指针对公司/组织所涉及的每一个独立对象（如客户、项目、业务单元等），建立一套全面、系统、独立的档案，涵盖与该对象相关的各类信息资料。2.档案管理：包括档案的收集、整理、归档、存储、检索、借阅、保管、鉴定、销毁等一系列工作环节。（四）管理原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映相关对象的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集与对象相关的各类信息资料，保证档案内容的完整性，避免重要信息缺失。3.准确性原则：对档案信息进行准确分类、编号、记录，确保信息的准确性，便于查询和使用。4.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司/组织保密规定，对涉及机密的档案信息采取保密措施，防止信息泄露。5.规范性原则：按照统一的标准和流程进行档案管理工作，确保档案管理的规范化和标准化。二、档案分类与编号（一）档案分类根据公司/组织业务特点和管理需求，一户一档档案主要分为以下几类：1.客户档案：包括客户基本信息、业务往来记录、合同协议、服务反馈等。2.项目档案：涵盖项目立项文件、项目计划、项目执行过程记录、项目成果报告等。3.业务单元档案：涉及业务单元组织架构、人员信息、业务流程、财务数据等。4.其他档案：如特殊事件档案、重要会议记录、政策法规文件等与公司/组织运营相关的其他各类档案。（二）编号规则为便于档案的识别、管理和查询，对每类档案制定统一的编号规则。编号应具有唯一性和系统性，能够清晰反映档案的类别、年份、顺序等信息。1.客户档案编号：采用“K+年份+四位顺序号”的格式，例如：K20230001，表示2023年建立的第1个客户档案。2.项目档案编号：“X+年份+三位顺序号”，如X2022001，表示2022年的第1个项目档案。3.业务单元档案编号：“Y+年份+两位顺序号”，例如Y202101，表示2021年的第1个业务单元档案。4.其他档案编号：“Q+年份+三位顺序号”，如Q2020001，表示2020年的第1个其他档案。三、档案收集（一）收集责任部门各业务部门负责本部门相关档案资料的收集工作，明确专人作为档案收集责任人，确保档案资料的及时、准确收集。（二）收集范围1.客户档案收集范围客户基本信息：包括客户名称、地址、联系人、联系方式、经营范围等。业务往来记录：如业务洽谈纪要、订单合同、发货记录、收款记录等。服务反馈：客户满意度调查结果、投诉处理记录、客户建议等。其他与客户相关的重要资料。2.项目档案收集范围项目立项文件：项目申请书、可行性研究报告、立项批复等。项目计划：项目进度计划、资源分配计划、质量计划等。项目执行过程记录：项目会议纪要、工作汇报、变更记录、问题解决记录等。项目成果报告：项目验收报告、成果总结、效益评估报告等。项目相关的合同协议、技术文档及其他重要资料。3.业务单元档案收集范围组织架构文件：部门设置、岗位职责、人员编制等。人员信息：员工简历、入职离职记录、培训记录、绩效考核资料等。业务流程文档：业务操作手册、流程图、规范制度等。财务数据：财务报表、预算执行情况、成本核算资料等。其他与业务单元相关的重要资料。4.其他档案收集范围特殊事件档案：如突发事件处理记录、重大活动策划与执行资料等。重要会议记录：公司/组织层面重要会议的会议纪要、决议文件等。政策法规文件：与公司/组织业务相关的国家政策、行业法规、内部规章制度等。其他具有保存价值的资料。（三）收集时间要求1.对于日常业务活动中产生的档案资料，应在业务完成后的[X]个工作日内收集整理完毕，并移交至档案管理部门。2.对于阶段性工作或项目结束后产生的档案资料，项目负责人应在项目结束后的[X]个工作日内，将全部档案资料收集齐全并提交给档案管理部门。（四）收集方式1.直接收集：由档案收集责任人直接从业务活动中获取相关档案资料，如合同签订后直接收集合同文本、项目会议结束后收集会议纪要等。2.部门内部流转收集：对于部门内部不同岗位产生的档案资料，通过内部流转程序，由专人负责收集汇总，确保资料的完整性。3.外部获取收集：对于从外部获取的与公司/组织相关的档案资料，如政府部门文件、合作伙伴提供的资料等，应及时办理交接手续，并进行收集整理。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循分类清晰、层次分明、便于查询的原则，对收集到的档案资料进行系统的分类、编号、编目和装订。（二）整理步骤1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类，确保同一类别的档案集中存放。2.编号：根据编号规则，为每一份档案赋予唯一的编号，并在档案资料上进行标注。3.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对于零散的档案资料，应进行装订成册，确保资料的整齐和牢固。装订时应注意保持档案资料的原貌，避免损坏或丢失。（三）整理要求1.档案资料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或抽取、撤换档案内容。2.对于破损或褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。3.整理后的档案应按照规定的格式和要求进行编目，目录应清晰、准确、完整，便于查询和管理。五、档案归档（一）归档责任部门档案管理部门负责对整理好的档案进行归档工作，确保档案妥善存放，便于后续查询和利用。（二）归档方式1.纸质档案归档：将整理好的纸质档案按照分类顺序，存放在专用的档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、年份等信息。同时，建立纸质档案索引目录，方便快速查找。2.电子档案归档：对于电子档案，应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，确保电子档案的安全性和完整性。电子档案应与纸质档案相对应，便于查阅和核对。（三）归档时间档案整理完成后，应在[X]个工作日内完成归档工作，确保档案及时入库，便于管理和使用。（四）归档要求1.归档的档案应齐全、完整、准确，符合档案整理和编号要求。2.纸质档案应整齐排列，装入档案盒或档案袋，并在盒/袋上标明档案编号、名称、日期等信息。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并按照规定的存储路径进行存放，同时建立相应的索引和目录，便于快速检索。六、档案存储（一）存储环境要求1.档案存储场所应保持干燥、通风、温度适宜，避免档案受潮、发霉、虫蛀等损坏。2.档案存储场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，确保档案的安全。3.档案存储场所应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识，便于查找和管理。（二）存储方式1.纸质档案应采用档案柜、档案架等方式进行存储，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案应采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备进行存储，并定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（三）存储期限根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的存储期限。一般档案的存储期限为[X]年，重要档案的存储期限为[X]年以上，具体存储期限按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行。（四）存储管理1.档案管理部门应定期对档案存储情况进行检查，确保档案存放安全、有序，无损坏、丢失等情况。2.对于超过存储期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案管理的时效性和准确性。七、档案检索（一）检索方式1.纸质档案检索：通过查阅纸质档案索引目录，按照档案编号、名称、日期等信息进行查找。2.电子档案检索：利用电子档案管理系统，输入关键词、档案编号、日期等信息进行快速检索。电子档案管理系统应具备强大的检索功能，能够支持多种检索方式，如全文检索、分类检索、模糊检索等，方便用户快速准确地查找所需档案。（二）检索权限根据档案的保密级别和使用范围，设定不同的检索权限。一般员工只能检索与其工作相关的公开档案信息；涉及机密的档案信息，需经相关部门负责人或授权人员批准后，方可进行检索查阅。（三）检索记录对每次档案检索操作进行记录，包括检索时间、检索人员、检索内容、检索结果等信息。检索记录应保存一定期限，以便于查询和统计分析。八、档案借阅（一）借阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.借阅申请表需经所在部门负责人审批签字后，方可提交至档案管理部门。（二）借阅审批档案管理部门收到借阅申请表后，应根据档案的保密级别和借阅申请情况进行审批。对于涉及机密的档案，需经公司/组织高层领导批准后方可借阅。（三）借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并经批准后方可延期。（四）借阅归还1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还所借档案，如需续借，应按照规定办理续借手续。2.档案归还时，档案管理部门应对档案进行检查，确保档案完好无损，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的责任。（五）借阅登记档案管理部门应对档案借阅情况进行详细登记，包括借阅日期、借阅人员、档案编号、名称、归还日期等信息。借阅登记记录应长期保存，以便于查询和统计分析。九、档案保管（一）保管责任档案管理部门负责档案的日常保管工作，指定专人负责档案的保管和维护，确保档案的安全和完整。（二）保管措施1.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案存在的问题，如破损、褪色、霉变等。2.对电子档案进行定期备份，备份数据应存储在不同地理位置，防止数据丢失。同时，定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.加强档案存储场所的安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入档案存储区域。严格执行档案借阅、归还制度，确保档案的流转过程安全可控。（三）保管期限审查档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，对于已到保管期限的档案，按照规定的程序进行鉴定和处理。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定小组成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成。鉴定小组负责对档案的价值和保管期限进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的性质、重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，制定档案鉴定标准。一般来说，具有重要历史意义、对公司/组织决策有参考价值、涉及法律纠纷等档案应长期保存；已过保管期限且无保存价值的档案可考虑销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定销毁的档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对于确定销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经鉴定小组组长签字确认。4.《档案销毁申请表》经公司/组织高层领导批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员等信息。2.电子档案应通过专业的数据擦除软件进行彻底删除