武术馆档案管理制度

PAGE武术馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强武术馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在武术馆教学、训练、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武术馆内各部门、各类人员所形成的各种档案资料的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指武术馆在教学、训练、管理、经营等活动中直接形成的，对武术馆和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则武术馆档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映武术馆各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则对涉及武术馆商业秘密、学员隐私等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的收集、整理、保管、查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门1.负责制定和完善武术馆档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理武术馆各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、归档、保管、查阅、借阅、统计等日常管理工作。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报馆领导批准后实施。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案安全。6.组织开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）各部门1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并定期向综合管理部门移交档案。3.严格执行档案管理制度，配合综合管理部门做好档案管理工作。三、档案的分类与编号（一）分类武术馆档案分为以下十大类：1.行政管理类包括馆务会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政公文等。2.教学管理类包括教学计划、教学大纲、教案、学员成绩考核记录、教学研究资料等。3.训练管理类包括训练计划、训练方案、运动员档案、比赛成绩记录等。4.师资队伍建设类包括教师培训记录、教师业务档案、教师考核评价资料等。5.学员管理类包括学员报名登记表、学员学籍档案、学员考勤记录、学员奖惩情况等。6.场馆设施管理类包括场馆建设规划、场馆维护记录、设备采购合同、设备维护档案等。7.安全管理类包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理档案等。8.财务管理类包括财务预算、财务报表、会计凭证、审计报告等。9.市场营销类包括市场调研报告、招生宣传资料、合作协议、客户档案等。10.其他类不属于以上九类的其他档案，如荣誉证书、捐赠记录等。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构，具体如下：1.年度：用公元纪年的四位数字表示，如“2023”。2.类别：用大写字母表示档案类别，如“XZ”表示行政管理类，“JX”表示教学管理类等。3.流水号：按档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为“2023XZ005”。四、档案的收集与归档（一）收集范围武术馆各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均应列入档案收集范围。具体包括：1.上级机关下发的与武术馆有关的文件、指示、通知等。2.武术馆制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.教学、训练过程中产生的各种资料，如教案、训练记录、学员成绩等。4.人事任免、考核、奖惩等文件材料。5.场馆建设、设备采购、维护等方面的文件资料。6.安全管理、财务管理、市场营销等工作中形成的文件材料。7.对外签订的合同、协议、合作意向书等。8.武术馆获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案收集范围，定期对本部门形成的文件材料进行清理和收集，做到不漏收、不积压。3.对收集到的文件材料，应进行初步整理，确保文件材料齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的档案，在工作结束后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交至综合管理部门。2.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核无误后，档案管理人员按照档案分类与编号规则，对档案进行分类、编号、装订，并上架存放。五、档案的保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并注明录制时间、内容、来源等信息。（三）保管期限武术馆档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映武术馆主要职能活动和基本历史面貌的，对武术馆和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如武术馆的重要规章制度、历史沿革、重大活动记录、荣誉档案等。2.长期保管的档案凡是反映武术馆一般工作活动，在较长时间内对武术馆工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如教学计划、训练方案、人事档案等。3.短期保管的档案凡是反映武术馆一般性工作活动，在较短时间内对武术馆工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年至15年。如一般性的通知、简报、报表等。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，确保档案的完整、准确和安全。3.清查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.武术馆内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并登记复印内容、份数等信息。4.查阅机密档案时，应严格遵守保密规定，查阅人员不得向无关人员泄露档案内容。（二）借阅规定1.武术馆内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过规定期限，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告综合管理部门，并承担相应责任。4.借阅机密档案时，应经馆领导批准，并严格按照保密规定进行管理。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位或个人因工作需要查阅武术馆档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，经武术馆领导批准后，到综合管理部门查阅。2.外部人员查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得自行查阅档案。如需借阅档案，应经馆领导批准，并签订保密协议，按照规定办理借阅手续。3.外部人员查阅和借阅档案，应严格遵守武术馆档案管理制度，不得泄露档案内容，不得擅自利用档案谋取私利。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对武术馆档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合武术馆实际情况，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限的档案，应审查其是否仍具有保存价值。如具有重要历史意义、文化价值或对武术馆工作有参考价值的档案，应延长保管期限；如已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、类别、编号、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》经馆领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，确保数据彻底删除。3.声像档案应根据载体类型，采用相应的销毁方式进行处理。（五）销毁监督档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案的统计与移交（一）统计综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制档案统计报表。档案统计报表应真实、准确、完整