行政部门档案管理制度

PAGE行政部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：行政部门档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司行政部门的各项工作活动，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理行政部门在工作过程中形成的各类档案，避免遗漏。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善行政部门档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理行政部门的各类档案，进行分类、编号、整理、装订和上架。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序进行档案的销毁和移交。6.组织开展档案管理培训，提高行政部门员工的档案管理意识和技能。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工作过程中形成档案的收集、整理和立卷，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。3.遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅登记等。3.对档案的安全负责，定期检查档案保管状况，发现问题及时采取措施解决。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理文件，如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.人事管理档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。3.财务管理档案，如报销凭证、财务报表、审计报告等。4.资产管理档案，如固定资产清单、采购合同、资产处置记录等。5.行政管理活动中形成的各类报表、统计数据、图表等。6.与外部单位往来的文件、函件、协议等。7.其他具有保存价值的行政文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、撕毁或丢失。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、资产管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查找和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防火等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、灭火器等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架上，按照编号顺序排列整齐。2.电子档案应存储于专用的存储设备中，并定期进行备份，备份存储设备应异地存放。3.声像档案应按照类别分别整理，存储于相应的存储介质中，并注明相关信息。（三）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要文件、法规性文件、年度总结等；长期保管的档案一般为10年以上，如人事档案、财务报表等；短期保管的档案为110年，如一般性的行政管理文件等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况。2.清查过程中发现档案丢失、损坏或其他问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，作为档案管理工作的重要依据。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人事务需要查阅本人相关档案。3.外部单位因工作需要查阅公司行政部门档案，需按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅：对于需要借出档案的情况，档案利用者应填写借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定进行复制，并做好复制登记。（三）利用审批1.公司内部人员查阅档案，由所在部门负责人审批。2.公司员工查阅本人档案，无需审批，但应在档案管理部门进行登记。3.外部单位查阅公司行政部门档案，需经公司分管领导审批，并签订保密协议。（四）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、档案名称及编号等信息。3.档案利用登记记录应妥善保存，以备查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案目录、索引等检索工具，了解档案的基本情况。2.审查档案内容，判断其是否具有保存价值。3.征求相关部门和人员的意见，综合考虑档案的利用情况。（四）销毁程序1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报公司分管领导审批。2.档案管理部门按照审批意见，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保档案销毁彻底。4.档案销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、销毁方式等信息，并由监销人员签字确认。5.销毁后的档案销毁清单应永久保存。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.档案利用者在查阅、借阅档案过程中，应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。4.与档案管理工作无关的人员不得进入档案库房。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施设备，如监控系统、防盗报警装置等。