干部档案规范化管理制度

PAGE干部档案规范化管理制度一、总则（一）目的为了加强公司干部档案管理，确保干部档案的真实性、完整性和保密性，提高干部档案管理工作的规范化、科学化水平，为公司干部选拔任用、培养教育、考核评价等工作提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的真实情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：干部档案应全面收集干部的各类信息，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对干部档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.规范化原则：按照规定的程序和标准进行干部档案的收集、整理、保管、查阅等工作，确保档案管理工作规范有序。二、管理职责（一）组织部门职责1.负责制定和完善干部档案管理的规章制度，并组织实施。2.指导、监督和检查公司各部门干部档案管理工作。3.负责公司中层及以上干部档案的集中管理，审核档案内容，办理档案的查阅、借阅等手续。（二）干部所在部门职责1.负责本部门干部档案材料的收集、整理和报送工作。2.配合组织部门做好干部档案的审核、查阅、借阅等工作。3.对本部门干部档案的真实性、完整性负责。（三）档案管理人员职责1.负责干部档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、保管等。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案安全。3.按照规定程序办理档案的查阅、借阅、转递等手续，做好登记和记录工作。4.定期对干部档案进行检查和核对，发现问题及时报告并处理。三、档案内容（一）履历材料1.干部的个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、出生地、政治面貌、参加工作时间、入党时间、学历、学位、毕业院校、专业、工作经历、职务任免等信息。2.干部的履历表，详细记录干部的学习、工作经历，包括起止时间、工作单位、职务等。（二）自传材料干部本人撰写的自传，反映个人成长经历、政治思想、工作业绩等情况。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部的年度考核登记表，记录干部年度工作表现、考核结果等。2.干部的任职考察材料，包括考察报告、民主测评结果、个别谈话记录等，用于干部选拔任用前的考察。3.干部参加各类培训、学习的鉴定材料，反映培训学习情况和考核结果。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.干部的学历学位证书复印件，包括最高学历、学位证书。2.干部参加各类培训的结业证书、培训记录等材料。3.干部的专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料，反映干部的专业技术水平和职务聘任情况。（五）政审材料1.干部的政治历史情况审查表，包括对干部本人及主要社会关系的政治审查情况。2.干部的入党政审材料，包括入党申请书、自传、政治历史情况审查表、入党介绍人意见、支部大会决议、上级党委审批意见等。（六）党团材料1.干部的入团志愿书、入团申请书、团员登记表等材料。2.干部的入党申请书、自传、入党积极分子培养考察登记表、入党志愿书、入党介绍人意见（2份，分别由第一、第二介绍人填写）、支部大会决议、上级党委审批意见等入党材料。（七）奖励材料1.干部获得的各类奖励证书、表彰决定等材料，包括国家级、省部级、市级、公司级等不同层次的奖励。2.奖励审批表，详细记录奖励的原因、依据、审批过程等。（八）处分材料1.干部受到党纪政纪处分的决定文件及相关材料，包括处分决定书、处分审批表、本人检讨等。2.解除处分的相关材料，如解除处分决定、解除处分审批表等。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.干部的工资变动审批表、工资级别调整通知等工资相关材料。2.干部的职务任免文件、任免审批表等，记录干部职务的任免情况。3.干部出国（境）审批表、出国（境）情况报告等材料，反映干部出国（境）的相关情况。（十）其他可供组织参考的材料1.干部的健康体检表、残疾证明等材料。2.干部的个人总结、述职报告等材料，反映干部的工作业绩、思想状况等。其他反映干部个人情况的材料，如科研成果、著作发表、荣誉称号等相关证明材料。四、档案收集与整理（一）收集1.干部所在部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门干部的各类档案材料，并进行初步整理。2.组织部门定期对各部门报送的档案材料进行审核，对不符合要求的材料，退回原部门补充或修正。3.档案管理人员应主动收集有关干部的各类信息资料，确保档案内容的全面性和及时性。（二）整理1.档案材料应按照类别进行分类整理，同一类别的材料按照时间顺序排列。2.每份档案材料应完整无缺，如有破损、缺页等情况，应及时进行修补或补充。3.对档案材料进行编号、编目，建立档案目录索引，便于查阅和管理。4.档案材料应使用A4规格纸张进行粘贴、装订，确保整齐、牢固。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的干部档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮设施等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。（二）保管要求1.干部档案应实行集中统一保管，任何人不得私自保管干部档案。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。3.对档案库房应加强安全防范措施，安装防盗、防火、防潮、防虫等设备，确保档案安全。4.档案管理人员应严格遵守档案管理的各项规章制度，不得擅自涂改、销毁档案材料。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅干部档案的，须填写《干部档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报组织部门审批。2.查阅干部档案必须在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案材料上圈划、涂改、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅干部档案的，须填写《干部档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报组织部门审批。2.借阅干部档案必须严格履行借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，须重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容，不得擅自复印、拍照档案材料。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《干部档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。七、档案转递（一）转递条件1.干部因工作调动、职务变动等原因，需要转递档案的，由组织部门负责办理档案转递手续。2.干部退休、离职等不再在公司工作的，应及时将档案转递至相关部门或单位。（二）转递程序1.组织部门填写《干部档案转递通知单》，详细注明转递原因、转递单位、档案材料清单等信息。2.将《干部档案转递通知单》及档案材料密封后，通过机要交通或专人送取的方式转递至接收单位。3.档案管理人员应及时与接收单位联系，确认档案是否安全送达，并做好转递记录。4.接收单位收到档案后，应在《干部档案转递回执》上签字盖章，并及时将回执寄回组织部门。八、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库1.利用现代信息技术，建立干部档案信息数据库，将干部档案的各类信息录入数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。2.档案信息数据库应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，为干部管理工作提供便捷的信息支持。（二）信息安全管理1.加强档案信息数据库的安全管理，设置严格的用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对档案信息数据库进行备份，确保数据安全。3.建立档案信息安全审计制度，对数据库操作进行记录和审计，及时发现和处理安全问题。九、监督与检查（一）监督机制1.公司成立干部档案管理监督小组，负责对干部档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对各部门干部档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节的工作是否符合规定。2.档案内容的真实性、完整性和保密性情况，是否存在弄虚作假、涂改、销毁档案材料等问题。3.档案信息化管理情况，档案信息数据