业节能档案保管保存制度

PAGE业节能档案保管保存制度一、总则（一）目的为加强业节能档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，充分发挥档案在业节能工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有与业节能相关的档案管理工作，包括但不限于节能规划、节能措施实施记录、能源消耗数据统计、节能设备运行档案、节能技术研发资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：业节能档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映业节能工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理与业节能相关的各类文件资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织商业机密、技术秘密等重要信息的节能档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善业节能档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理业节能档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的有序存放。3.建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定的期限保管档案，对到期档案进行鉴定和销毁。6.负责档案的借阅、归还登记工作，监督档案的使用情况。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门业节能档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门节能档案的日常管理，确保档案的及时归档和妥善保管。3.在工作中形成的业节能文件材料，应按照档案管理要求及时整理、归档，不得私自留存或销毁。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和业务素质，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、检索、利用等环节。3.对档案进行定期检查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容给无关人员。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业节能规划、计划、方案等文件。2.节能措施实施过程中的各类记录，如设备改造记录、节能项目验收报告等。3.能源消耗统计报表、数据分析报告等。4.节能设备的采购合同、安装调试记录、运行维护档案等。5.节能技术研发资料，包括研究报告、专利文件、技术图纸等。6.与业节能相关的会议纪要、文件通知、工作汇报等。7.其他与业节能工作有关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将相关业节能文件材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照业节能档案的内容和性质，分为节能规划类、节能措施类、能源消耗统计类、节能设备类、节能技术研发类等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。4.装订：对纸张档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒面上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房用于存放业节能档案，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。同时，应建立电子档案的索引目录，方便查询和利用。3.对于重要的业节能档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.业节能档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括业节能规划、重大节能项目资料、涉及公司/组织核心利益的节能文件等。3.长期保管的档案期限为10年以上，包括一般节能项目资料、能源消耗统计报表等。4.短期保管的档案期限为110年，包括一般性的节能工作文件、临时性的节能措施记录等。（四）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对业节能档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.每年至少进行一次全面的档案检查，并做好检查记录。3.如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或更换。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅业节能档案。2.外部单位因合作、调研等原因需要查阅业节能档案，但需经公司/组织批准。3.法律法规规定的其他利用情况。（二）利用手续办理1.公司/组织内部人员查阅业节能档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位查阅业节能档案时，需提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、范围及用途等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损等。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅目的、档案名称和编号、查阅内容、归还日期等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对业节能档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对业节能档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、重要程度、利用价值等。2.参考档案的保管期限规定，结合公司/组织的实际情况，判断档案是否仍具有保存价值。3.征求相关部门和人员的意见，综合评估档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写《档案销毁申请表》，并附上鉴定报告。2.《档案销毁申请表》经公司/组织主管领导批准后实施销毁。3.档案销毁