公司环保档案管理制度

PAGE公司环保档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环保档案管理，确保环保档案的完整性、准确性和系统性，有效支持公司的环保工作决策、环境管理体系运行以及应对环境相关事务，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位在生产经营活动中形成的与环保相关的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家环境保护相关法律法规以及行业标准要求，确保档案管理活动合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司环保工作实际情况，全面涵盖环保工作的各个方面，保证档案的完整性。3.分类科学原则：按照环保档案的形成领域、性质、时间等因素进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则：采取有效措施确保环保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及公司商业秘密和敏感环境信息的档案严格保密。二、环保档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司环保档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.指导、协调各部门的环保档案收集、整理、归档工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。3.集中统一管理公司环保档案，建立环保档案数据库，实现档案的电子化存储和检索，提高档案利用效率。4.定期对环保档案进行检查、清理和鉴定，确保档案的质量和安全。5.按照规定向有关部门和单位提供环保档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。（二）各部门职责1.负责本部门环保文件、资料、记录的收集、整理和初步归档工作，确保档案的真实性和完整性。2.明确专人负责本部门环保档案管理工作，按照公司档案管理部门的要求及时移交档案。3.在开展环保工作过程中，严格按照档案管理要求形成规范的文件和记录，积极配合档案管理部门的工作。（三）环保管理人员职责1.协助部门负责人做好环保档案的日常管理工作，负责环保档案的具体收集、整理、分类等操作。2.确保环保工作中产生的各类文件、记录及时归档，对归档的档案进行初步审核，保证档案质量。3.配合档案管理部门开展档案检查、清理等工作，提供相关信息和资料。三、环保档案的分类与编号（一）分类1.环境管理体系文件类：包括环境方针、目标、指标、管理方案、程序文件、作业指导书等。2.环境监测与检测类：环境监测计划、监测报告、检测数据记录、环境质量报告等。3.污染防治设施运行管理类：污染防治设施设计文件、运行记录、维护保养记录、故障处理记录等。4.危险废物管理类：危险废物清单、转移联单、处置合同、应急预案及演练记录等。5.环境应急管理类：环境应急预案、应急物资清单、应急演练记录、突发环境事件报告及处理记录等。6.环保项目管理类：环保项目立项文件、可行性研究报告、项目验收报告、项目资金使用记录等。7.环保法律法规与标准类：国家及地方环保法律法规、行业标准、规范等文件。8.其他环保相关类：与环保工作相关的会议纪要、培训记录、对外交流资料、公众参与记录等。（二）编号环保档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。年份为档案形成年份的后两位数字，类别代码按照上述分类分别用两位字母表示（如“HJTL”表示环境管理体系文件类），流水号为该类别档案的顺序号，位数根据实际情况确定。例如，2023年形成的第10份环境管理体系文件的编号为“23HJTL010”。四、环保档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确环保档案收集的责任人，按照档案形成的时间顺序及时收集本部门在环保工作中产生的各类文件、资料和记录。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、签署齐全，确保原始性和真实性。对于电子文件，应保证格式正确、存储完整，并与纸质文件内容一致。3.涉及环保工作的合同、协议等文件，应在签署后及时收集归档，同时收集相关的履行记录和变更情况记录。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的环保档案进行整理，按照分类要求进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，便于存储和检索。五、环保档案的归档与保管（一）归档1.各部门整理好的环保档案应定期移交至公司档案管理部门，移交时填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.审核通过的档案按照编号顺序依次上架存放，确保档案排列有序，便于查找。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的环保档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.对环保档案实行分类保管，并根据档案的保管期限进行分区存放。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。3.定期对环保档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储状况等，发现问题及时采取措施进行处理。4.对电子环保档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。六、环保档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅环保档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据查阅申请表提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅过程中，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容和用途。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅环保档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，确保档案安全。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、环保档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对环保档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、环保专业人员以及相关部门代表。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，鉴定小组应出具档案鉴定意见书，明确档案的销毁清单。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的环保档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，报公司主管领导批准