医院档案室上墙管理制度

PAGE医院档案室上墙管理制度一、总则1.目的为加强医院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于医院各科室及全体员工形成的各类档案资料的管理。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理、分类科学、便于利用的原则，确保档案信息的真实性、完整性和保密性。二、档案管理职责1.档案室职责负责医院档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。制定档案管理制度和工作流程，指导各科室档案管理工作。对档案进行分类编目，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。做好档案的安全保护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。2.各科室职责负责本科室档案资料的收集、整理和初步分类，定期移交档案室。明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。配合档案室做好档案的查询、利用等工作。三、档案收集与整理1.收集范围医院行政管理文件，包括上级文件、医院发文、会议纪要、工作计划与总结等。医疗业务档案，如病历、诊断报告、手术记录、护理记录等。科研教学档案，包括科研项目申报材料、科研成果、教学计划、教案等。人事档案，如员工入职登记表、履历表、考核材料、奖惩记录等。财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。设备档案，如设备购置合同、说明书、维修记录等。基建档案，包括工程立项文件、设计图纸、施工资料等。其他具有保存价值的文件资料。2.收集要求各科室应及时将本科室形成的档案资料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。归档的文件资料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，载体应符合档案保管要求。对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。3.整理方法档案室按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类整理。采用年度机构保管期限分类法，将档案分为不同的类别和保管期限。对每份档案进行编号、编目，编制检索工具，便于查找和利用。四、档案归档与保管1.归档程序各科室档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度等信息，一式两份，科室和档案室各执一份。将档案移交至档案室，档案室接收人员核对无误后，在移交清单上签字确认。2.保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括医院重要的规章制度文件、重大事件记录、历史沿革资料等。长期保管的档案期限一般为15年至50年，如医疗业务档案中的部分病历、科研项目档案等。短期保管的档案期限一般为5年以下，如一般性的行政文件、临时性的工作记录等。3.保管要求档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新。五、档案查阅与利用1.查阅权限医院内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等，经所在科室负责人签字同意后，到档案室查阅。涉及医院机密或重要档案的查阅，需经医院分管领导批准。外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，说明查阅理由和范围，经医院档案管理部门负责人审核，报医院分管领导批准后，方可查阅。2.查阅程序查阅人员凭有效证件到档案室办理查阅手续，档案室工作人员根据查阅申请表提供相应的档案。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室工作人员核对无误后，在查阅申请表上签字注销。3.利用规定档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容。档案利用仅限于与医院工作相关的合理目的，不得用于商业用途或其他非法活动。对档案利用过程中发现的问题，应及时向档案室反馈，以便采取相应措施。六、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案室定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室专家等组成，对档案进行综合评估。鉴定小组根据档案的内容、价值、历史意义等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。2.销毁程序对已确定销毁的档案，编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、年度等信息。档案销毁清单经档案鉴定小组组长审核签字后，报医院分管领导批准。按照批准的销毁清单，在指定地点对档案进行销毁，销毁过程应有两人以上监销，并做好记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、监销人员等信息，与销毁清单一并归档保存。七、档案统计与移交1.统计工作档案室建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计数据应真实、准确、完整，及时上报医院领导和相关部门。通过档案统计分析，总结档案管理工作中的经验教训，为改进档案管理提供依据。2.移交工作医院因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交时应按照国家有关规定办理档案移交手续。档案移交应编制档案移交清册，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息。档案移交清册一式三份，移交单位、接收单位和双方的上级主管部门各执一份。移交单位应确保档案的完整、准确，接收单位应及时对接收的档案进行整理、保管和利用。八、档案信息化管理1.信息化建设目标建立医院档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。通过信息化手段提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和利用，提升档案服务水平。2.数据录入与维护对已归档的档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，并录入档案管理系统。在档案管理系统中建立档案数据库，对档案的基本信息、内容摘要等进行详细录入，确保数据的准确性和完整性。定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，及时处理数据变更、删除等操作。3.安全管理加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限管理，确保档案信息的安全。对电子档案进行加密存储，防止数据泄露。定期