幼儿园档案管理制度6

PAGE幼儿园档案管理制度6一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、后勤保障等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则：全面收集、整理幼儿园在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性和系统性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案存放有序，便于查找和利用。3.负责档案的收集、接收、鉴定、销毁等工作，对档案的完整性、准确性进行审核把关。4.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，为档案的查阅和利用提供便利。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。6.定期对档案进行统计分析，掌握档案的数量、种类、利用情况等，为档案管理工作提供决策依据。7.组织开展档案业务培训和指导工作，提高教职工的档案意识和业务水平。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案资料的收集、整理、分类、装订等日常工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，为幼儿园各项工作提供档案支持。4.负责本部门档案保管设施的日常维护和管理，确保档案的安全。三、档案的分类与编号（一）分类幼儿园档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖幼儿园行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的档案。3.教育教学类：主要有教学计划、教案、教材、教学活动记录、学生成绩管理、教学研究与改革等方面的资料。4.师资队伍建设类：包含教师培训、教师考核、教师职称评定、教师表彰奖励等方面的档案。5.学生管理类：涉及学生招生、学籍管理、学生奖惩、学生综合素质评价等方面的文件材料。6.安全管理类：包括安全制度、安全检查记录、安全教育活动、安全事故处理等方面的档案。7.卫生保健类：有卫生保健制度、幼儿健康档案、疾病防控、食品卫生管理等方面的资料。8.家园共育类：涵盖家长委员会工作、家园联系记录、家长培训、家长意见反馈等方面的档案。9.设施设备类：包括幼儿园设施设备采购、验收、维修、报废等方面的文件材料。10.其他类：不属于以上各类的其他档案资料。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的形式。例如：2023行政管理001，表示2023年度行政管理类的第1份档案。具体编号规则如下：1.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如2023。2.类别：用汉字表示档案所属的类别，如“党群工作”“行政管理”等。3.流水号：用三位数字表示同一类别档案的顺序号，从001开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。2.档案收集的范围包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体的资料。3.对于重要活动、重要事件形成的档案资料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集，确保档案的完整性。4.教职工在工作中形成的个人业务档案，如教学成果、科研论文、培训证书等，由个人整理后定期移交所在部门档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案的形成时间、内容、来源等进行有序排列。2.对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修补或复制。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的命名规范、存储路径清晰，便于查找和利用。4.照片、录音、录像等特殊载体档案，应进行编号、标注说明，并与相关文字档案建立对应关系，一同整理归档。五、档案的归档与移交（一）归档1.各部门档案管理人员在每年年底前，将本部门整理好的档案进行初步归档，并编制档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案的名称、编号、数量、形成时间等详细信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交综合档案室。（二）移交1.次年1月上旬，各部门档案管理人员将上一年度归档的档案移交综合档案室。2.综合档案室对移交的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，如发现问题及时反馈给移交部门进行整改。3.经核对无误后，综合档案室在档案移交清单上签字确认，并将档案入库保管。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.涉及重要档案或机密档案的查阅，需经幼儿园分管领导批准。3.外部单位或个人因工作需要查阅幼儿园档案的，必须持有单位介绍信或相关证明材料，经幼儿园园长批准后，方可查阅。查阅过程中，必须有幼儿园档案管理人员在场陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）查阅登记1.档案管理人员对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容等信息。2.查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，需经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用反馈1.查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还档案室，并在《档案查阅申请表》上填写查阅利用情况反馈意见。2.档案管理人员对查阅利用情况进行跟踪了解，收集查阅人员的意见和建议，不断改进档案管理工作，提高档案的利用效率。七、档案的保管与保护（一）保管期限1.幼儿园档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括幼儿园发展规划、重要会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括教学档案、师资队伍建设档案、学生管理档案等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的行政管理档案、临时性的工作文件等。（二）保管设施1.综合档案室应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.档案库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类上架存放，标识清晰。4.档案室应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，以及消防器材、防虫药品等防护用品。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。2.检查过程中如发现档案有破损、霉变、褪色等情况，应及时采取措施进行修复或复制。对已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。3.做好档案检查记录，对检查中发现的问题和处理情况进行详细记载，以便跟踪和总结。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。2.档案鉴定工作小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的价值和保存意义，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和凭证作用，对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（二）销毁1.档案销毁清单经档案鉴定工作小组审核、幼儿园分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管