电视台档案资料管理制度

PAGE电视台档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强电视台档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料的利用效率，为电视台的各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电视台各部门及全体员工在档案资料形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则电视台档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调，确保档案资料管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案资料应如实反映电视台各项工作的实际情况，确保其真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集电视台在各个业务活动中形成的各类档案资料，保证档案资料的齐全完整。4.保密性原则对涉及电视台机密、敏感信息的档案资料，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案资料管理流程，提高档案资料的检索和利用效率，方便员工查阅和使用。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定电视台档案资料管理制度并组织实施。2.负责电视台各类档案资料的集中统一管理，包括档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案资料管理信息系统，实现档案资料的电子化管理，提高档案资料的管理效率和利用水平。4.定期对档案资料进行清查、核对，确保档案资料的安全和完整。对破损、褪色、变质的档案资料及时进行修复和复制。5.负责档案资料的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案资料进行销毁处理。6.开展档案资料的开发利用工作，为电视台的节目制作、宣传推广、内部管理等提供档案信息支持。7.组织开展档案业务培训，提高员工的档案意识和档案管理技能。8.加强与上级档案管理部门及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案管理工作的新政策、新要求，不断完善电视台档案资料管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。2.明确本部门档案资料管理人员，负责本部门档案资料管理工作的日常事务，确保档案资料的及时收集和妥善保管。管理人员应熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理制度，认真履行职责，做好档案资料的收集、整理、保管、利用等工作。3.在各项业务活动中，形成的档案资料应及时整理、分类，确保档案资料的质量。对重要的档案资料，应进行备份或采取其他保护措施，防止丢失或损坏。4.配合档案管理部门做好档案资料的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和意见。5.按照档案管理部门的要求，积极提供档案资料利用线索，协助做好档案资料的查阅、借阅等服务工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案资料的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等，确保档案资料的有序存放和安全完整。3.熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案资料信息，提高档案资料的检索效率。4.积极开展档案资料的开发利用工作，为电视台的各项工作提供优质的档案信息服务。认真做好档案资料的查阅、借阅登记工作，对借阅档案资料的人员进行必要的指导和监督，确保档案资料的正确使用和按时归还。5.定期对档案资料进行清查、核对，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。对档案资料的保管状况进行检查，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案资料的安全。6.参与档案资料的鉴定、销毁工作，对拟销毁的档案资料进行审核，提出鉴定意见。按照规定程序做好档案资料的销毁工作，确保销毁过程的合规性和档案信息的安全性。7.加强与各部门的沟通与协作，及时了解档案资料的形成情况，指导各部门做好档案资料的收集、整理工作。积极参加档案业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。三、档案资料的分类与编号（一）分类原则电视台档案资料按照其来源、内容、形式等因素进行分类，确保分类科学合理、便于管理和利用。（二）分类方法1.节目类档案新闻节目档案：包括新闻稿件、采访素材、新闻节目带等。专题节目档案：涵盖专题策划方案、拍摄脚本、采访记录、节目成片等。文艺节目档案：包含节目策划、演出脚本、演员资料、节目视频等。纪录片档案：涉及拍摄计划、素材、解说词、成片等。2.技术类档案设备档案：包括电视台各类设备的购置合同、说明书、维修记录、技术参数等。播出档案：如节目播出单、播出日志、技术播出记录等。网络技术档案：涉及网络架构、设备配置、系统维护等方面的资料。3.行政管理类档案党群工作档案：包括党组织建设、党员管理、工会活动、共青团工作等方面的文件资料。行政办公档案：如电视台的各类文件、会议记录、工作计划、工作总结、人事档案等。财务管理档案：涵盖财务预算、决算、会计凭证、报表、审计报告等。后勤管理档案：包括房产管理、车辆管理、物资采购等方面的档案资料。4.宣传推广类档案广告宣传档案：涉及广告策划方案、合同、广告素材、投放记录等。品牌推广档案：包括品牌策划、宣传活动资料、品牌形象设计等。媒体合作档案：如与其他媒体的合作协议、合作项目资料等。（三）编号规则1.采用层次编码法，以分类为基础，按照一定的顺序为每类档案赋予唯一的编号。2.编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别下档案的顺序号。例如：J节目类档案JX新闻节目档案JX001第一条新闻节目档案ZT专题节目档案ZT001第一个专题节目档案J技术类档案SB设备档案SB001第一台设备档案BC播出档案BC001第一条播出记录档案X行政管理类档案DQ党群工作档案DQ001第一份党群工作文件XZ行政办公档案XZ001第一份行政办公文件C宣传推广类档案GG广告宣传档案GG001第一份广告宣传策划方案PP品牌推广档案PP001第一个品牌推广活动资料四、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.电视台在节目制作、播出、技术保障、行政管理、宣传推广等各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级主管部门下发的与电视台工作相关的文件、通知、指示等。3.与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.电视台员工在工作中形成的重要业务资料、研究成果、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应明确档案资料收集责任人，按照规定的时间和要求及时收集本部门形成的档案资料。2.收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。3.对重要的档案资料，应在形成后及时收集，防止丢失或损坏。对于涉及多个部门的档案资料，由主办部门负责牵头收集，相关部门予以配合。（三）整理方法1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照分类标准将档案资料归入相应的类别。2.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案资料目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。对于纸张较大或较多的档案资料，可采用折叠、裁剪等方式进行整理后再装订。4.建立档案资料索引，方便快速查找和利用。索引应包括档案编号、名称、类别、存放位置等信息，并定期进行更新维护。五、档案资料保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案资料的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对不同类别的档案资料应分区存放，便于查找和管理。同时，应设置明显的标识牌，标明档案资料的类别和存放位置。（二）保管期限1.根据档案资料的重要程度、历史价值和现实利用需求，确定档案资料的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料：主要是反映电视台重大历史事件、重要业务活动、核心机密等具有长远保存价值的档案。长期保管的档案资料：一般是在较长时间内对电视台工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年以上（含10年）。短期保管的档案资料：是在较短时间内对电视台工作有一定参考价值的档案，保管期限为110年。2.在档案资料整理过程中，应准确标注每份档案资料的保管期限，并在档案管理信息系统中进行记录。（三）保管措施1.对档案资料进行定期清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案资料的数量、内容、保管期限等信息，确保账实相符。2.加强对档案资料的日常保护，对破损、褪色、变质的档案资料及时进行修复和复制。对于电子档案资料，应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格执行档案资料的借阅制度，对借阅档案资料的人员进行登记，明确借阅期限和归还时间。借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。4.做好档案库房的安全防范工作，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，定期进行检查和维护，确保档案资料的安全。5.对档案资料的查阅、借阅等利用情况进行记录，建立利用台账，以便统计分析档案资料的利用效果，为档案资料的优化管理提供依据。六、档案资料利用（一）利用范围1.为电视台的节目制作、宣传推广、内部管理等工作提供档案信息支持，如查阅历史节目资料、参考技术文档、借鉴行政管理经验等。2.满足上级主管部门、相关单位及社会公众对电视台档案资料的查阅需求，依法依规提供档案信息服务。（二）利用方式1.查阅：员工因工作需要可到档案管理部门查阅档案资料，档案管理人员应根据查阅需求提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅：对于确需借出档案资料的情况，借阅人员应填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应提前办理续借手续。3.复制：根据利用需求，档案管理部门可为利用者提供档案资料的复制服务。复制档案资料应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取一定的复制费用。（三）利用流程1.查阅流程利用者填写查阅申请表，注明查阅档案资料的名称、编号、查阅目的等信息。将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后，持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相应的档案资料，利用者在指定地点进行查阅。查阅结束后，利用者应将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员对查阅情况进行登记。2.借阅流程借阅人员填写借阅申请表，详细说明借阅档案资料的名称、编号、借阅期限、用途等信息。申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人批准后，借阅人员到档案管理部门办理借阅手续，领取档案资料。借阅人员在借阅期限内妥善保管档案资料，不得擅自转借、涂改、复印或泄露档案内容。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请。借阅期满，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理人员对归还的档案资料进行检查，如无损坏、遗失等情况，办理归还手续。3.复制流程利用者填写复制申请表，注明需要复制档案资料的名称、编号、复制内容、用途等信息。将申请表提交所在部门负责人审批，审批通过后，持申请表到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门负责人根据利用需求和档案资料的保管情况，决定是否批准复制申请。批准后，档案管理人员按照规定进行复制，并收取复制费用。复制完成后，档案管理人员将复制件交利用者，并做好复制登记工作。七、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定，确定档案资料的保管期限和是否失去保存价值。（二）鉴定标准1.根据档案资料的形成时间、内容重要性、历史价值、现实利用需求等因素，综合判断档案资料的保管期限和保存价值。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案资料，可考虑予以销毁。对于仍有一定利用价值的档案资料，应继续保存。3.涉及电视台机密、敏感信息的档案资料，应按照保密规定进行严格管理，未经批准不得销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案资料进行清查，筛选出拟鉴定的档案资料清单。2.将拟鉴定的档案资料清单提交鉴定小组，鉴定小组根据鉴定标准对档案资料进行逐一审查。3.鉴定小组对每份档案资料提出鉴定意见，确定其保管期限是否需要调整或是否失去保存价值。对于失去保存价值的档案资料，形成销毁清单。4.销毁清单经电视台主管领导审批后，方可进行销毁处理。