学生活动档案管理制度

PAGE学生活动档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校学生活动档案管理，规范学生活动档案的收集、整理、保管和利用，充分发挥学生活动档案在学校教育教学、学生管理和校园文化建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校内各类学生活动档案的管理，包括但不限于思想政治教育活动、学术科技活动、文化体育活动、社会实践活动、志愿服务活动等。（三）管理原则1.集中统一管理原则学校设立专门的学生活动档案管理机构或指定专人负责学生活动档案的管理工作，对全校学生活动档案实行集中统一管理。2.完整准确原则学生活动档案应全面、系统地反映学生活动的全过程，保证档案内容的真实、准确、完整。3.分类科学原则按照学生活动的类别、时间、性质等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.便于利用原则建立健全学生活动档案的检索体系和利用制度，方便学校各部门、师生及其他相关人员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）管理机构学校设立学生活动档案管理室，隶属于学校办公室或学生工作部门，负责学生活动档案的具体管理工作。（二）职责1.制定和完善学生活动档案管理制度，并组织实施。2.负责学生活动档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立学生活动档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.定期对学生活动档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.积极开展学生活动档案的开发利用工作，为学校教育教学、学生管理和校园文化建设提供服务。6.指导和监督学校各部门学生活动档案的管理工作，对兼职档案管理人员进行培训。三、档案收集（一）收集范围1.学生活动策划方案、活动通知、活动预算、活动总结等文字材料。2.活动照片、视频、音频等影像资料。3.活动参与人员名单、获奖名单、表彰决定等相关记录。4.活动过程中形成的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在学生活动结束后及时将活动档案材料收集齐全，并按照档案管理室的要求进行整理和移交。2.档案材料应真实、完整、清晰，不得伪造、篡改或遗漏。3.对于重要活动或有特殊要求的活动，档案管理室可提前介入，指导相关部门做好档案材料的收集工作。（三）收集渠道1.各部门在活动组织过程中指定专人负责档案材料的收集和整理，并及时移交档案管理室。2.档案管理室通过定期巡查、不定期抽查等方式，主动收集学生活动档案材料。3.鼓励师生及其他相关人员向档案管理室提供有价值的学生活动档案线索或材料。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类按照学生活动的类别、时间、性质等因素进行分类，可分为思想政治教育活动类、学术科技活动类、文化体育活动类、社会实践活动类、志愿服务活动类等。每大类下可再细分若干小类。2.编号对每一份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.装订对纸质档案材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案材料后，首先对材料进行初步审核，检查材料的完整性和准确性。2.按照分类标准对档案材料进行分类，确定每份材料的类别和编号。3.对档案材料进行编目，填写档案目录。4.将编目后的档案材料进行装订，形成规范的档案卷宗。5.将整理好的档案卷宗按照类别和时间顺序排列上架，便于保管和利用。五、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）保管期限学生活动档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映学校重大历史事件、重要活动、具有重要价值的学生活动档案，如学校成立以来的重要学生活动档案、获得省部级以上奖励的学生活动档案等。2.长期保管的档案反映学校一般学生活动情况、具有一定历史价值的学生活动档案，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案反映学校近期学生活动情况、价值相对较小的学生活动档案，保管期限为1年至10年。六、档案利用（一）利用范围1.学校各部门在教育教学、学生管理、校园文化建设等工作中查阅学生活动档案。2.师生及其他相关人员因教学、科研、学习、工作等需要查阅学生活动档案。3.根据国家法律法规和学校规定，需要向社会提供利用的学生活动档案。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理室查阅纸质档案或电子档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，并做好查阅登记。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，档案利用者应填写借阅申请表，经档案管理室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制档案利用者如需复制档案材料，应填写复制申请表，经档案管理室负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案材料应加盖档案管理室印章，与原件具有同等效力。（三）利用审批1.校内各部门查阅学生活动档案，应填写查阅申请表，经本部门负责人签字后，报档案管理室审批。2.师生及其他相关人员查阅学生活动档案，应填写查阅申请表，经所在单位或部门负责人签字后，报档案管理室审批。3.需要向社会提供利用学生活动档案的，应按照国家法律法规和学校规定的程序办理审批手续。（四）利用登记档案管理室应建立学生活动档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案内容等。利用登记记录应妥善保管，以备查考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案管理制度为依据，对学生活动档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合分析档案的价值。3.严格掌握档案的保管期限，确保档案的安全和完整。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，成员包括学校办公室、学生工作部门、档案管理室等相关部门负责人。档案鉴定工作领导小组负责组织对学生活动档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定人员对每份档案材料进行逐件审查，根据档案的价值确定其保管期限。2.综合分析法结合档案的形成背景、历史意义、现实作用等因素，对档案进行综合分析，确定其价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作领导小组对拟销毁的学生活动档案进行审核，提出销毁意见。2.经学校分管领导批准后，档案管理室编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期