村档案室保管制度

PAGE村档案室保管制度一、总则（一）目的为了加强村档案室的管理，确保档案的完整与安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村档案室所保管的各类档案，包括但不限于村务文件、会议记录、财务账目、人事档案、土地资料、农业生产记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映本村各项工作的实际情况。3.保密性原则：对涉及本村机密、敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则：档案的保管和整理应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门下发的与本村工作相关的文件、通知、指示等。2.本村党支部、村委会形成的各类文件、决议、报告、工作计划、工作总结等。3.村各类会议记录，包括党支部会议、村委会会议、村民代表会议等。4.本村财务账目、报表、审计报告等。5.本村人事档案，包括村民信息、干部履历、考核记录等。6.本村土地承包、宅基地审批、集体资产登记等相关资料。7.本村农业生产、水利设施建设、生态环境等方面的记录。8.本村获得的荣誉证书、奖状、锦旗等。9.其他与本村工作有关的具有保存价值的文件、资料和实物。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件、资料移交村档案室，不得积压、拖延。2.移交的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对实物档案，应进行详细登记，注明名称、来源、日期等信息。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为党群工作类、行政管理类、农业农村类、财务资产类、文化建设类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性和扩展性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订应使用线绳或缝纫机，不得使用金属钉。三、档案的保管（一）保管场所1.村档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）保管方式1.档案应按照类别和编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对重要的档案应进行备份，备份可采用纸质、电子或其他形式，并存放在不同的地点。3.对实物档案，应妥善保管，可根据实物的性质和特点，采取相应的保管措施，如陈列、密封、包装等。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：本村重要的历史文件、法规性文件、土地房产等重要凭证、重大事件记录等。3.长期保管的档案包括：本村一般的文件、资料、会议记录等，保管期限为10年50年。4.短期保管的档案包括：本村临时性的文件、资料等，保管期限为1年10年。5.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和本村实际情况进行。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本村村民、干部因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。2.外单位人员查阅本村档案，应持单位介绍信，经村档案室负责人批准后方可查阅。3.涉及本村机密、敏感信息的档案，未经村党支部或村委会批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.村档案室工作人员应根据查阅人员的权限，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等，如需复印或摘抄档案内容，应经村档案室负责人批准。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和本村的保密规定，不得将档案用于非法目的。2.利用档案时，应爱护档案，不得损坏、丢失档案。3.利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还村档案室，并办理归还手续。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、现实利用价值等因素进行综合评估。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由村档案室负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息，并经村党支部或村委会批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时登记，注明销毁日期、销毁方式等信息。六、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责村档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、利用等。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全与完整。3.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。4.积极开展档案的编研工作，为村各项工作提供参考依据。（二）档案管理人员岗位要求1.具备中专以上学历，熟悉档案管理业务知识。2.工作认真负责，具有较强的保密意识和责任心。3.经过档案管理专业培训，取得相应的资格证书。（三）档案管理人员考核与奖惩1.建立档案管理人员考核制度，定期对档案管理人员的工作进行考核。2.对工作成绩