档案室制度上墙展板

PAGE档案室制度上墙展板一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（二）适用范围本制度适用于公司各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作环节。涵盖公司在经营管理、生产活动、技术研发、行政管理等方面形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由档案室归口负责，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集公司各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件材料。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，提高档案管理的信息化水平。4.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司各项工作提供档案信息支持。5.组织档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。6.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，按照公司档案管理制度的要求，定期向档案室移交档案。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助档案室做好档案的收集、整理和归档工作。3.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。4.在工作中积极配合档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，及时归还档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、上架等，确保档案管理工作的规范有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案实体安全。4.负责档案的查询、借阅登记工作，按照规定办理档案借阅手续，及时催还借阅档案。5.积极参与档案编研工作，为公司提供有价值的档案信息服务。6.保守档案机密，不得泄露档案内容，维护公司档案安全。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案归档范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.公司内部各部门之间形成的文件材料，由主办部门负责收集整理后归档。3.公司对外签订的合同、协议等文件材料，由合同签订部门负责收集，在合同履行完毕后及时归档。4.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如科研成果、技术报告、工作总结等，应主动向所在部门提交，由部门统一归档。5.对于上级机关、外单位发来的与公司有关的文件材料，由公司办公室负责收集，按照档案管理要求进行整理归档。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理。分类应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于管理和利用。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和识别。编号应按照档案分类方案进行编排，确保编号的系统性和逻辑性。3.对文件材料进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。装订应整齐牢固，便于保管和查阅。4.编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便于检索和利用。档案目录应一式两份，一份留存档案室，一份随档案一同存放。5.按照档案保管期限和密级要求，将整理好的档案分别装入档案盒或档案柜，存放于档案库房。档案盒应标明档案编号、题名、保管期限、密级等信息，档案柜应按照档案分类顺序排列，便于查找和管理。四、档案保管（一）档案库房管理1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等安全设施设备，确保档案实体安全。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应安装温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.按照档案保管期限和密级要求，对档案进行分区存放。绝密级档案应单独存放于专门的保险柜或档案库中，实行专人专管。（二）档案实体保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修补或复制，确保档案的完整性和可读性。3.对于电子档案，应定期进行备份，备份数据应存储于不同的介质上，并异地存放。同时，应建立电子档案的安全管理制度，防止电子档案数据丢失、损坏或被篡改。4.档案库房应设置明显的标识，标明档案的类别、保管期限、密级等信息，便于查找和管理。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入档案库房的，应经档案室负责人批准，并做好登记。五、档案利用（一）档案查询1.公司员工因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询内容、目的、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室收到《档案查询申请表》后，应及时进行审核，对符合查询条件的，予以办理查询手续。3.档案查询应在档案室指定的地点进行，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出档案室。4.查询人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印档案材料，应经档案室负责人批准，并按照规定办理复印手续。（二）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室收到《档案借阅申请表》后，应根据档案的密级和保管期限进行审批。绝密级档案一般不予借阅，确因工作需要借阅的，须经公司主管领导批准。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题应及时查明原因，并做好记录。（三）档案出具证明1.公司因对外联系工作需要出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明证明内容、用途、使用单位等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室收到《档案证明申请表》后，应根据档案内容进行核实，对符合出具证明条件的，予以办理出具证明手续。3.档案证明应加盖档案室印章，并注明日期。档案证明应客观、准确地反映档案内容，不得出具虚假证明。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员参加。2.鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定意见应经公司领导审批后，作为档案管理工作的依据。对保管期限已满或失去保存价值的档案，应及时进行销毁。（二）档案销毁1.档案销毁应编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的数据信息，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等。2.《档案销毁清册》应经公司领导审批后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。监销人员应认真核对销毁档案与《档案销毁清册》是否一致，确保销毁工作的彻底性和准确性。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设规划1.制定公司档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。档案信息化建设规划应与公司信息化建设总体规划相衔接，确保档案信息化建设的顺利进行。2.档案信息化建设规划应根据公司档案管理工作的实际需求，确定档案信息化系统的功能模块、技术架构、数据标准等内容。3.定期对档案信息化建设规划进行评估和调整，根据公司业务发展和档案管理工作的变化，及时优化档案信息化系统的功能和性能。（二）档案数字化加工1.按照档案数字化加工的标准和规范，对公司纸质档案进行数字化扫描。扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子图像进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作，提高图像质量。3.建立电子档案数据库，将数字化后的档案信息录入数据库，实现档案信息的电子化存储和管理。电子档案数据库应具备数据录入、查询、统计、备份等功能，方便档案的利用和管理。4.对电子档案进行分类、编号、著录等处理工作，确保电子档案的规范性和系统性。电子档案的分类、编号、著录等应与纸质档案保持一致，便于相互对照和查询。（三）档案信息化系统管理1.建立健全档案信息化系统管理制度，明确系统管理员、档案管理人员等的职责和权限。系统管理员负责档案信息化系统的日常维护和管理，档案管理人员负责档案信息的录入、查询、利用等工作。2.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。系统维护和升级应制定详细的计划和方案，提前做好数据备份等准备工作，避免影响档案管理工作的正常开展。3.加强对档案信息化系统用户的管理，设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密。用户应妥善保管自己的账号和密码，不得擅自更改或泄露。4.建立档案信息化系统安全审计机制，对系统操作日志进行定期审计，及时发