幼儿室档案管理制度

PAGE幼儿室档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿室全体工作人员及与幼儿室相关的各类档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是指幼儿室在日常工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于幼儿个人档案、教学活动档案、健康档案、安全档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则幼儿室档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映幼儿室的工作实际情况，数据准确无误，材料完整齐全。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员职责1.档案管理部门设立专门的档案管理室，负责幼儿室档案的集中管理工作。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。为档案查阅提供服务，办理档案查阅、借阅手续。对档案信息进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理的信息化水平。（二）各部门职责1.各班级教师负责收集、整理本班幼儿的各类档案资料，如幼儿基本信息、学习情况、生活照片等，并及时移交档案管理部门。在日常工作中，按照档案管理要求，规范填写各类档案表格，确保档案内容的准确性和完整性。2.后勤部门负责收集、整理幼儿室的设备设施档案、物资采购档案、维修维护档案等。配合档案管理部门做好档案的整理、归档工作，提供相关档案资料。3.其他部门根据各自工作职责，负责收集、整理本部门形成的与幼儿室相关的档案资料，并及时移交档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.幼儿个人档案：包括幼儿入园登记表、健康检查表、预防接种证、家庭情况登记表、成长记录等。2.教学活动档案：教学计划、教案、教学课件、教学活动照片、幼儿作品、教学评估等。3.健康档案：幼儿体检报告、疾病诊断记录、疫苗接种记录、健康观察记录等。4.安全档案：安全管理制度、安全检查记录、安全教育活动记录、安全事故处理记录等。5.行政管理档案：幼儿室工作计划、总结、会议记录、考勤记录、财务报表等。6.家园共育档案：家长意见反馈、家园联系手册、亲子活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得伪造、篡改档案内容。3.对于重要的档案资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，可收集复印件，并注明原件保存地点。4.档案收集过程中，应注意对档案资料的分类和标识，便于后续整理和归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的类别和性质，将档案分为幼儿个人档案、教学活动档案、健康档案、安全档案、行政管理档案、家园共育档案等六大类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于管理和查询。例如：幼儿个人档案编号格式为“YER年度顺序号”，教学活动档案编号格式为“JXHD年度顺序号”等。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订厚度不宜过厚，以方便查阅和保管。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，作为档案检索工具。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将收集整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照档案分类方案和编号规则，对移交的档案进行审核、登记，并及时归档。3.归档后的档案应排列有序，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管涉及幼儿室重大决策、重要历史事件、重要人物等具有长远历史价值和查考利用价值的档案。2.长期保管保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括幼儿室的重要规章制度、长期工作计划和总结、重要会议记录、财务报表及重要业务档案等。3.短期保管保管期限为110年的档案，主要包括一般性的文件材料、短期工作计划和总结、日常会议记录、普通业务档案等。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。电子档案应采用加密存储方式，确保档案信息的安全。同时，应制定电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用和销毁等环节。（四）档案保管期限的鉴定与调整1.档案管理部门应定期对档案保管期限进行鉴定，根据档案的实际价值和利用情况，确定档案的保管期限是否需要调整。2.档案保管期限的鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和档案鉴定小组共同进行。档案鉴定小组应根据档案鉴定的结果，提出档案保管期限调整的意见和建议。3.经鉴定需要调整保管期限的档案，档案管理部门应及时进行调整，并做好记录。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.幼儿室工作人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅幼儿室档案的，须经幼儿室负责人批准，并办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅档案名称、查阅目的等信息。（三）借阅权限1.一般情况下，档案不予借阅。确因工作需要借阅档案的，须经幼儿室负责人批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，为借阅人员办理档案借阅手续，并将档案交借阅人员签收。借阅人员应在规定期限内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借、复印、涂改、污损、丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。六、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等信息。3.档案统计工作应做到账物相符，档案管理人员应定期对档案统计数据进行核对，确保统计数据的准确性。（二）档案移交1.幼儿室因机构调整、撤销等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关档案移交的规定，办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制档案移交清单，清单应包括档案名称、数量、类别、保管期限等信息。档案移交清单一式两份，交接双方各执一份，并签字盖章确认。3.档案接收单位应按照档案管理要求，对移交的档案进行妥善保管和利用。七、档案的保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对档案信息予以保密。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格按照规定程序办理手续，对查阅、借阅人员进行保密教育，防止档案信息泄露。4.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。（二）销毁程序1.档案保管期满，需要销毁的档案，应由档案管理部门提出销毁意见，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》应包括档案名称、数量、类别、保管期限等信息，并经档案鉴定小组审核签字。3.档案销毁工作应在档案管理部门负责人的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息