施工维修档案管理制度

PAGE施工维修档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司施工维修档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司的生产经营、工程建设、维修维护等工作提供可靠的依据和支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有施工维修项目档案的管理，包括但不限于新建工程、改建工程、扩建工程、设备设施维修、管道线路维护等各类项目所形成的文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：施工维修档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映施工维修项目的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集施工维修项目从策划、实施到竣工验收全过程中形成的各类文件资料，确保档案的齐全。4.及时性原则：文件资料应随项目进度同步整理、归档，保证档案的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善施工维修档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各项目部门对施工维修文件资料的收集、整理、归档工作。3.集中统一管理施工维修档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责档案的查阅、借阅、保管、鉴定、销毁等工作。5.定期对档案管理工作进行总结、分析，提出改进措施和建议。（二）项目部门职责1.负责本部门施工维修项目文件资料的收集、整理、立卷，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保文件资料的真实、完整、准确。3.在项目实施过程中，配合档案管理部门做好档案的阶段性检查和指导工作。4.按照档案管理部门的要求，提供档案利用所需的相关信息和资料。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案整理、分类、编目、信息化管理等技能。2.负责档案的日常收集、整理、装订、上架等工作，确保档案的整齐、有序。3.严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和记录，及时催还借阅档案。负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照档案鉴定、销毁程序，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作，并做好销毁记录。5.积极参与档案管理的信息化建设，录入、更新档案信息，提高档案管理效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计任务书等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程决算书、工程保修书等。6.其他与施工维修项目有关的文件资料，如会议纪要、来往信函、照片、录像等。（二）收集要求1.项目部门应在项目实施过程中，及时收集各类文件资料，确保文件资料的真实性、完整性和准确性。2.对重要文件资料应进行备份，防止丢失。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照施工维修项目的性质、阶段、专业等进行分类，可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类下再细分若干小类。2.组卷：将同一类别的文件资料按照一定的顺序进行排列，组成案卷。卷内文件应按照重要程度、时间顺序等进行排列。3.编目：对每个案卷编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。同时，编制案卷目录，包括案卷号、题名、保管期限、密级、起止日期、备注等项目。4.装订：对纸张规格统一、幅面较小的文件资料，应进行装订。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。对纸张规格不一致、幅面较大的文件资料，可采用折叠等方式进行整理，使其符合装订要求。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.项目部门应在项目竣工验收后[X]个工作日内，将整理好的施工维修档案移交档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。移交清单应包括案卷号、题名、保管期限、密级、数量等内容。3.档案管理部门应对移交的档案进行核对、验收，如发现问题应及时要求项目部门补充或更正。（二）保管期限施工维修档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为[X]年。如施工组织设计、施工方案、工程质量验收记录等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司有参考价值的档案，应列为短期保管。保管期限为[X]年。如一般性的会议纪要、来往信函等。（三）保管方式1.纸质档案保管：档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管：对电子档案应进行备份，存储在多种存储介质上，并分别存放于不同地点。同时建立电子档案管理制度，对电子档案进行定期检查、维护，确保电子档案的可读性和完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅施工维修档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密、商业秘密的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，经公司保密管理部门批准后，方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司施工维修档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅施工维修档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现问题应及时处理。（三）查阅、借阅记录档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅日期、申请人姓名、部门、查阅或借阅档案名称、数量、期限、归还情况等内容。查阅、借阅记录应保存[X]年以上。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否有缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容与实际情况是否相符，是否存在错误、虚假信息。3.档案的保存价值：根据档案的保管期限和利用价值，判断档案是否仍有保存必要。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对到期档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写档案销毁申请表，报公司分管领导批准。2.经批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应填写档案销毁清单，包括案卷号、题名、保管期限、密级、数量等内容。销毁清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交公司审计部门备案。4.档案销毁后，档案管理部门应在档案目录和相关检索工具中注明销毁情况。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司施工维修档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理、数据挂接等工作，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案检索：利用档案管理信息系统的检索功能，实现对档案的快速查询和定位。4.档案利用：通过档案管理信息系统，为公司内部人员提供档案在线查阅、借阅等服务，提高档案利用效率。5.系统维护：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的用户权限管理功能，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.电子档案