村档案室管理制度上墙

PAGE村档案室管理制度上墙[村名]村档案室管理制度一、总则（一）目的为加强[村名]村档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，为村庄的各项工作提供可靠的信息支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于[村名]村档案室的档案收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村档案室负责集中管理本村各类档案，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映本村各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为村民和村集体工作提供便利。二、档案管理人员职责（一）档案管理员基本职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常工作。2.做好档案的保管工作，确保档案存放安全，定期检查档案保管状况。3.按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务。4.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。（二）具体工作内容1.档案收集主动与本村各部门、各岗位人员沟通，及时收集各类应归档的文件材料。对上级部门下发的与本村相关的文件、通知等进行收集整理。关注本村重大活动、重要事件，及时收集相关的照片、视频、文字记录等资料。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类。对每份档案进行编号，并编制详细的目录，便于查找和管理。对破损、褪色的档案进行修复和裱糊，确保档案的完整性。3.档案保管配备专门的档案库房，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。按照档案存放要求，将档案分类存放于档案柜中，并做好标识。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和存放位置，发现问题及时处理。4.档案利用建立档案查阅、借阅登记制度，详细记录利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案内容等信息。根据利用者需求，迅速准确地提供档案资料，并做好利用过程中的监督和指导工作。对于涉及重要机密或敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级文件：包括各级党委、政府及相关部门下发的与本村工作有关的文件、通知、指示等。2.本村文件：村两委会议记录、决议、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.各类合同协议：土地承包合同、租赁合同、工程项目合同等。4.人事档案：本村工作人员的履历表、考核材料、奖惩记录等。5.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.村民事务档案：宅基地申请、婚姻登记、计划生育等相关材料。7.其他档案：本村举办的各类活动资料、照片、视频等。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，保持文件之间的有机联系。3.归档文件应使用统一规格的纸张，不符合要求的要进行复制或裱糊。4.在每份文件首页右上角加盖归档章，注明年度、保管期限、件号等信息。（三）收集与归档流程1.各部门或岗位人员在工作完成后，应及时将办理完毕的文件材料整理好，移交至档案管理员。2.档案管理员对移交的文件材料进行初步审核，检查是否符合归档要求。3.对符合要求的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作，然后存入档案库房。4.建立档案收集与归档台账，记录文件材料的移交时间、内容、数量等信息，便于查询和统计。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和信息检索。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度分开，每个年度内的档案再按其他标准进行细分。2.机构分类法：根据本村内部机构设置，将档案分为不同的类别，如村两委办公室档案、财务室档案、村民事务办理处档案等。3.问题分类法：按照档案所反映的问题，将档案分为若干类别，如党建工作类、经济发展类、社会事务类等。（三）具体分类细则1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传教育、群团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：村两委工作文件、会议记录、工作计划与总结、人事管理、印章管理等档案。3.经济发展类：本村经济规划、产业发展、招商引资、财务收支、审计等相关资料。4.社会事务类：民政、社保、计生、教育、文化、卫生等方面的档案。5.农业农村工作类：农业生产、农村基础设施建设、土地管理、农村环境整治等文件。6.其他类：不属于以上各类的其他特殊档案。（四）整理步骤1.区分全宗：以本村为一个全宗，将属于本村的档案集中在一起。2.分类：按照上述分类方法，将档案划分到不同的类别中。3.排列：在每个类别内，按照文件的时间顺序或重要程度进行排列。4.编号：为每份档案编制唯一的编号，便于识别和管理。5.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。6.装订：对零散的文件进行装订，使其成为一个整体。五、档案的保管与保护（一）保管环境要求1.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应具备良好的通风条件，确保空气流通，防止有害气体积聚。3.库房地面应平整、光洁，便于清洁和防潮。4.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案存放和查找。（二）档案保管措施1.对不同保管期限的档案进行分区存放，便于管理和清查。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置无误。3.对重要档案和易损档案采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等。4.建立档案保管日志，记录档案的出入库情况、保管状况检查结果等信息。（三）档案安全防护1.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、防盗门、除湿机、防虫药、挡鼠板等。2.对档案库房的电器设备、线路等进行定期检查和维护，防止发生电气火灾。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应进行登记并由档案管理员陪同。4.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.本村村民因个人事务需要查阅相关档案，如宅基地申请档案、婚姻登记档案等。2.村两委成员及工作人员因工作需要查阅各类档案，如工作计划、财务报表等。3.上级部门、其他单位或社会组织因工作需要查阅与本村相关的档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案室内查阅档案，档案管理员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因特殊情况需要将档案借出的，需办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.复制：根据利用者需求，可为其提供档案复印件，但涉及重要机密的档案一般不予复制。（三）利用与借阅流程1.查阅流程利用者填写档案查阅申请表，注明查阅内容、目的、时间等信息。档案管理员对申请表进行审核，符合条件的予以批准。利用者在档案管理员的陪同下，在档案室内查阅档案，不得擅自涂改、抽取、污损档案。查阅完毕后，利用者应将档案归还原位，并在查阅登记表上签字确认。2.借阅流程利用者填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。申请表经村两委负责人审批同意后，档案管理员办理借阅手续，收取借阅押金（可根据实际情况确定）。档案管理员将档案交给利用者，并告知借阅注意事项。利用者应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理员检查档案无损坏、丢失等情况后，退还借阅押金。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，严格按照保密规定限制利用范围。2.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得损害村集体和他人的利益。3.未经档案管理员同意，利用者不得擅自将档案转借他人或用于其他非规定用途。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，对档案进行科学鉴定。2.严格遵循相关法律法规和行业标准，确保鉴定工作的合法性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村两委成员、档案管理员及相关专业人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、内容、形式等因素，综合分析其价值。（四）鉴定标准1.保管期限划分永久保管：反映本村重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远利用价值的档案。长期保管：保管期限为10年以上（含10年），对本村工作有一定参考价值的档案。短期保管：保管期限为1年至10年，在一定时期内有查考利用价值的档案。2.销毁标准已过保管期限且确无保存价值的档案。重复、冗余、内容虚假或严重损坏无法修复的档案。（五）销毁流程1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一鉴定，提出销毁意见。2.将鉴定结果报村两委负责人审批。3.审批通过后，填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.档案销毁清册经村两委负责人签字后，由档案管理员会同两名以上监销人员在指定地点对档案进行销毁。5.销毁过程中，监销人员应认真核对档案内容，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。6.销毁完毕后，将档案销毁清册归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作的效率和质量，为村民和村集体提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保扫描图像清晰、完整。对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。2.信息系统建设选用适合本村档案管理需求的信息化管理软件，搭建档案信息管理平台。在信息系统中设置档案分类、编目、检索、利用等功能模块，实现档案管理的信息化操作。3.数据安全管理采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，保障档案信息数据的安全。定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）信息化利用与服务1.利用档案信息管