档案室准入制度汇编范本

PAGE档案室准入制度汇编范本一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的安全与完整，规范档案查阅、使用行为，保障公司信息安全，特制定本档案室准入制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要进入档案室的外部人员。（三）基本原则1.安全保密原则：严格保护档案信息安全，防止档案内容泄露、篡改和丢失。2.规范管理原则：明确档案管理流程和操作规范，确保档案管理工作有序进行。3.权限明确原则：根据不同人员的工作职责和需求，设定相应的档案查阅、使用权限。二、档案室管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管等。2.严格执行档案管理制度，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准。3.对进入档案室的人员进行登记和监督，检查其查阅、使用档案的权限和手续。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量。5.负责档案管理设备的维护和保养，保证档案存储环境安全可靠。（二）档案使用部门职责1.配合档案室做好档案的收集和整理工作，及时将本部门产生的档案移交档案室。2.按照规定的程序和权限查阅、使用档案，不得擅自扩大查阅范围或泄露档案内容。3.负责本部门档案的安全保管，指定专人负责档案的日常管理，防止档案丢失或损坏。4.对档案的使用情况进行登记和统计，定期向档案室反馈档案使用效果。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录及纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案：根据公司业务类型划分，如销售合同、采购订单、项目文档、客户资料等。4.技术档案：包含研发资料、技术图纸、工艺文件、专利证书等。5.其他档案：如荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）档案编号1.采用统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。2.编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示具体档案序号。例如，行政档案编号为“XZ[具体数字]”，财务档案编号为“CW[具体数字]”等。3.在档案整理过程中，按照编号顺序依次排列档案，并建立相应的索引目录，方便查询和管理。四、档案室准入条件（一）内部人员准入条件1.公司正式员工因工作需要查阅、使用档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，交档案室管理人员办理查阅手续。2.涉及重要机密档案的查阅，需经公司分管领导批准，并严格按照规定的查阅范围和程序进行操作。3.新入职员工在试用期内如需查阅档案，由所在部门指定专人陪同，并在档案室管理人员的监督下进行查阅。（二）外部人员准入条件1.因工作需要必须查阅公司档案的外部单位人员，如律师、审计师、合作伙伴等，应提前与公司相关部门联系，提交查阅申请函，并注明查阅目的、范围和时间。2.查阅申请函经公司相关部门负责人审核同意后，报公司分管领导批准。外部人员凭公司出具的介绍信和有效身份证件，在档案室管理人员的陪同下查阅档案。3.外部人员查阅档案时，应遵守公司档案管理制度，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。如需复制档案，必须经公司档案室管理人员同意，并按照规定办理复制手续。五、档案查阅与使用流程（一）查阅申请1.内部人员查阅档案时，应详细填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的和预计查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字，确认查阅目的合理、查阅范围适当后，提交档案室管理人员。3.外部人员查阅档案时，应按照公司要求提交查阅申请函，并附上相关证明材料。申请函应明确查阅档案的具体内容、查阅用途、查阅时间等信息。（二）审批1.档案室管理人员收到查阅申请后，对申请内容进行初步审核，检查申请手续是否齐全、查阅目的是否明确、查阅范围是否符合规定等。2.对于一般性档案查阅申请，由档案室管理人员直接审批；对于涉及重要机密档案或特殊情况的查阅申请，需报公司分管领导审批。3.审批通过后，档案室管理人员在《档案查阅申请表》或查阅申请函上签署审批意见，并注明批准查阅的档案范围和时间。（三）查阅登记1.经审批同意查阅档案的人员，应在档案室进行查阅登记。登记内容包括查阅人姓名、所在部门、查阅日期、查阅档案类别及编号、查阅目的等信息。2.档案室管理人员根据查阅登记情况，为查阅人员提供相应的档案，并引导其到指定的查阅区域进行查阅。（四）档案查阅1.查阅人员应在档案室管理人员指定的区域内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需在档案室以外的地点查阅档案，必须经档案室管理人员同意，并办理相关借阅手续。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或撕毁。如需摘抄、复制档案内容，应按照规定填写《档案摘抄/复制申请表》，经档案室管理人员审核同意后，在其监督下进行操作。3.查阅人员在查阅过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案室管理人员报告，并协助查明原因。（五）归还档案1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室管理人员。档案室管理人员对归还的档案进行检查，确认档案无损坏、丢失及内容未被篡改后，在查阅登记记录上注明归还日期。2.对于借阅的档案，查阅人员应按照规定的借阅期限归还档案室。如需延期借阅，应提前办理续借手续。六、档案保管与安全措施（一）档案保管环境1.档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案存储环境安全可靠。2.档案室应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施，并定期进行检查和维护，保证其正常运行有效。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应按照类别、编号顺序存放，不得随意堆放。（二）档案保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、年度财务报告、重要合同协议等；长期保管的档案一般为10年以上，如一般性业务档案、人事档案等；短期保管的档案为10年以下，如临时性文件、一般性报表等。3.档案室管理人员应定期对档案进行清查和鉴定，对已过保管期限的档案，按照规定的程序进行销毁处理。（三）档案安全保密措施1.人员管理：严格控制进入档案室的人员，对档案室管理人员进行定期审查和培训，确保其具备良好的职业道德和安全保密意识。2.门禁管理：档案室应安装门禁系统，配备专人负责门禁管理。进入档案室的人员必须刷卡或验证身份，未经授权人员不得擅自进入。3.档案存储：档案应存放在专用的档案柜或存储设备中，并设置密码或权限进行保护。对重要机密档案，应采取加密存储、异地备份等措施，防止档案信息泄露。4.查阅监控：在档案室安装监控设备，对档案查阅过程进行全程监控，防止发生违规操作行为。监控记录应保存一定期限，以备查阅。5.保密教育：加强对公司员工的档案安全保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。七、档案数字化管理（一）数字化范围1.根据公司档案管理实际需求，确定档案数字化的范围。优先对重要、常用的档案进行数字化处理，逐步实现档案的全面数字化管理。2.数字化档案包括纸质档案和电子档案的数字化转换。纸质档案数字化应确保扫描图像清晰、完整，电子档案应进行规范整理和存储。（二）数字化流程1.档案整理：对拟进行数字化的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案信息准确、完整。2.扫描录入：采用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，将扫描图像转换为电子文件，并按照设定的格式进行存储。扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于300dpi。3.图像处理：对扫描后的电子图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，提高图像质量，确保图像清晰可读。4.数据挂接：将数字化后的档案信息与原档案的编号、目录等进行关联，建立准确的索引关系，方便查询和利用。5.存储备份：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和完整性。（三）数字化档案利用1.建立数字化档案管理系统，实现档案信息的在线查询、检索、借阅等功能。员工可通过公司内部网络，按照规定的权限查阅数字化档案。2.数字化档案的查阅、使用流程与纸质档案相同，应严格遵守档案管理制度和安全保密规定。3.在数字化档案利用过程中，应注意保护电子信息安全，防止数据被篡改、泄露或丢失。如发现数字化档案存在问题，应及时进行处理和修复。八、档案销毁（一）销毁范围1.对已过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的档案，应及时进行销毁处理。2.销毁档案应严格按照国家法律法规和公司相关规定进行，确保销毁过程合法合规。（二）销毁程序1.鉴定审批：由档案室管理人员会同相关部门对拟销毁的档案进行鉴定，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。鉴定表经档案室负责人审核后，报公司分管领导批准。2.编制清单：根据批准的销毁档案清单，编制《档案销毁清单》，详细记录销毁档案的名称、编号、数量等信息。清单一式两份，一份留存档案室，一份交公司审计部门备案。3.销毁实施：采用适当的销毁方式对档案进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应在档案室管理人员和审计人员的监督下进行，确保销毁彻底、安全。4.销毁记录：对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。记录由监督人员签字确认后存档。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由档案室管理人员、审计人员及相关部门负责人组成，负责对公司档案管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容和方法，定期对档案室管理情况、档案查阅使用情况、档案安全保密措施等进行检查。（二）检查内容1.制度执行情况：检查档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、使用、销毁等环节是否符合规定。2.档案质量：检查档案的完整性、准确性、规范性，档案分类编号是否正确，档案内容是否清晰可读。3.安全保密措施：检查档案室的安全保密设施是否完好有效，档案存储环境是否符合要求，人员出入登记、档案查阅登记等制度是否落实。4.数字化管理：检查档案数字化工作的进展情况，数字化档案的质量和利用效果，数字化管理系统的运行情况。（三）问题整改1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整