小学档案室归档制度

PAGE小学档案室归档制度一、总则（一）目的为了加强我校档案室建设，规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像等资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案室，对全校档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则归档的文件材料应真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则归档的文件材料应齐全完整，能够全面反映学校工作的全过程。4.准确性原则归档的文件材料应准确无误，字迹清晰，签署完备。5.系统性原则归档的文件材料应按照一定的分类标准和排列顺序进行整理，保持文件之间的有机联系。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3.指导各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的安全。5.积极开发档案信息资源，为学校各项工作提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定时间向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案归档范围与分类（一）归档范围1.党群工作类：包括学校党组织的各种文件、会议记录、党员名册、入党材料等。2.行政管理类：包括学校行政工作的各种文件、会议纪要、工作计划、总结、规章制度等。3.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、教案、教材、学生成绩册、教学质量评估材料等。4.学生管理类：包括学生学籍档案、奖惩材料、毕业材料等。5.后勤管理类：包括学校后勤保障工作的各种文件、物资采购合同、维修记录等。6.科研管理类：包括学校科研项目申报材料、科研成果、学术论文等。7.基建管理类：包括学校基本建设项目的规划、设计、施工、验收等文件材料。8.设备管理类：包括学校教学设备、办公设备等的购置、使用、维修等文件材料。9.声像档案类：包括学校各种活动的照片、录像、录音等资料。10.电子档案类：包括学校在各项工作中形成的电子文件。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。3.机构：按照学校内部的组织机构进行分类。4.保管期限：根据文件的保存价值确定保管期限，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应建立健全文件材料的收集制度，明确专人负责收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、定稿、修改稿等。3.对重要会议、重大活动形成的文件材料，应及时收集并进行整理。（二）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照分类标准对文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。3.纸质文件应采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。4.电子文件应按照《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。五、档案保管（一）保管环境1.档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室应安装温湿度调节设备，保持室内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.档案室应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案柜、档案架等装具，确保档案的安全存放。2.档案装具应排列整齐，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查结果应形成书面报告，报学校领导审阅。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员和相关业务人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、内容、形式等因素，综合分析其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，报学校领导审批。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存。七、档案利用（一）利用范围1.本校教职工因工作需要查阅档案的，可凭有效证件到档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须持有单位介绍信，经学校领导批准后，方可查阅。3.涉及个人隐私等特殊情况的档案，查阅时应严格按照相关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅：可直接到档案室查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅登记表》，经档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案室负责人批准后，方可复制。复制档案应注明出处，并加盖档案室印章。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、档案名称、数量等。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作的效率和水平，为学校各项工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程的档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和网络化管理。2.电子档案管理：加强电子文件的收集、整理和归档工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。3.档案数字化加工：对重要档案进行数字化加工，建立数字化档案数据库，方便档案的查阅和利用。（三）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对