借支和报销相关管理制度

借支和报销相关管理制度一、借支和报销相关管理制度

1.1总则

借支和报销是企业管理中常见的财务活动，涉及资金流动和资源调配。为规范借支和报销行为，确保资金使用安全、高效、合规，特制定本制度。本制度适用于企业全体员工，旨在明确借支和报销的范围、条件、流程、审批权限及责任，防范财务风险，提高财务管理水平。

1.2适用范围

本制度适用于企业全体员工，包括但不限于部门经理、普通员工、临时工等。所有借支和报销活动必须遵循本制度的规定，确保财务操作的规范性和合法性。

1.3借支管理

1.3.1借支范围

借支范围包括但不限于差旅费、业务招待费、采购预付款、紧急备用金等。员工因工作需要确需借支资金的，应按照本制度的规定申请借支。

1.3.2借支条件

员工申请借支必须符合以下条件：（1）工作需要确需借支资金；（2）提供合理的借支理由和用途；（3）符合企业财务管理制度的相关规定。

1.3.3借支流程

员工申请借支应填写《借支申请表》，详细说明借支金额、用途、预计还款时间等信息。部门经理审核后，报财务部门复核。财务部门复核通过后，由企业领导审批。审批通过后，员工方可领取借支款项。

1.3.4借支额度

借支额度应根据员工的实际工作需要合理确定。一般借支额度不超过员工当月工资的50%。特殊情况需经企业领导特别批准。

1.3.5借支还款

员工应在借支到期前及时还款。如遇特殊情况无法按时还款，应提前向企业领导申请延期还款，并说明理由。延期还款需重新审批。

1.4报销管理

1.4.1报销范围

报销范围包括但不限于差旅费、业务招待费、采购费、维修费、办公费等。员工因工作需要发生费用支出，符合报销条件的，应按照本制度的规定申请报销。

1.4.2报销条件

员工申请报销必须符合以下条件：（1）费用支出与工作直接相关；（2）提供合规的发票或凭证；（3）符合企业财务管理制度的相关规定。

1.4.3报销流程

员工申请报销应填写《报销申请表》，附上相关发票或凭证，详细说明费用支出情况。部门经理审核后，报财务部门复核。财务部门复核通过后，由企业领导审批。审批通过后，员工方可办理报销手续。

1.4.4报销额度

报销额度应根据实际费用支出合理确定。员工应在费用发生时及时报销，不得累计报领。

1.4.5报销时限

员工应在费用发生后的30日内办理报销手续。如遇特殊情况无法按时报销，应提前向企业领导申请延期报销，并说明理由。延期报销需重新审批。

1.5审批权限

1.5.1借支审批权限

一般借支额度在1000元以下的，由部门经理审批；1000元及以上的，由财务部门复核后，报企业领导审批。

1.5.2报销审批权限

一般报销额度在1000元以下的，由部门经理审批；1000元及以上的，由财务部门复核后，报企业领导审批。

1.6责任追究

1.6.1借支责任

员工未按照本制度规定申请借支或未按时还款的，企业有权追究其责任，包括但不限于批评教育、经济处罚等。

1.6.2报销责任

员工未按照本制度规定申请报销或提供虚假凭证的，企业有权追究其责任，包括但不限于批评教育、经济处罚、解除劳动合同等。

1.7附则

本制度由企业财务部门负责解释和修订。本制度自发布之日起施行。

二、借支审批细则

2.1借支申请与审核

员工因工作需要申请借支时，应首先填写《借支申请表》，详细列明借支事由、预计支出金额、资金用途及预计还款日期。部门经理需对申请进行初步审核，重点核查借支的必要性、合理性及金额的合理性。部门经理审核通过后，将申请表及相关证明材料提交至财务部门。

财务部门在接到借支申请后，应对申请进行复核。复核内容包括：（1）借支事由的真实性与合理性；（2）申请金额是否符合企业财务管理制度的规定；（3）员工是否提供了必要的证明材料。财务部门复核通过后，将申请表及相关材料报企业领导审批。

2.2借支额度控制

企业对员工借支额度实行严格控制。一般借支额度不超过员工当月工资的50%。特殊情况需经企业领导特别批准。例如，员工因紧急情况需借支较大金额时，应提供详细说明及担保措施。担保措施可以是其他员工的共同借支担保，也可以是固定资产的抵押。

企业领导在审批借支申请时，应严格审查借支额度是否符合实际情况。如发现额度不合理，应要求员工重新申请或调整借支额度。企业领导审批通过后，财务部门方可办理借支手续。

2.3借支发放与记录

财务部门在接到企业领导审批通过的借支申请后，应立即办理借支款项的发放手续。发放时应向员工出具借支凭证，详细列明借支金额、发放日期、还款期限等信息。员工需妥善保管借支凭证，并在还款时提交给财务部门。

财务部门应对借支款项进行详细记录，包括借支人姓名、借支日期、借支金额、还款期限、实际还款情况等。记录应存档备查，以备后续审计或核查。

2.4借支还款管理

员工应在借支到期前及时还款。如遇特殊情况无法按时还款，应提前向企业领导申请延期还款，并说明理由。延期还款需重新审批。

财务部门在接到员工还款申请后，应立即进行核实，并办理还款手续。还款时，财务部门应向员工出具还款凭证，详细列明还款金额、还款日期等信息。员工需妥善保管还款凭证，并在需要时提交给财务部门。

2.5借支逾期处理

员工未能在借支到期前还款的，企业有权按逾期天数收取滞纳金。滞纳金计算标准为借支金额的千分之五每日。逾期超过30天的，企业有权采取进一步措施，包括但不限于扣除员工工资、解除劳动合同等。

财务部门应对逾期借支进行重点管理，定期向企业领导汇报逾期情况，并提出处理建议。企业领导应根据逾期情况采取相应措施，确保企业资金安全。

2.6借支风险控制

企业对借支风险实行严格控制。财务部门应定期对借支情况进行风险评估，重点关注借支额度较大、还款期限较长的借支申请。如发现风险较高的借支申请，应要求员工提供更多证明材料或调整借支额度。

企业领导在审批借支申请时，应认真审查借支风险，必要时可要求员工提供担保或抵押。通过严格的风险控制措施，确保企业资金安全。

2.7借支监督与检查

企业财务部门应对借支情况进行定期监督与检查，重点关注借支款项的使用情况、还款情况等。如发现异常情况，应立即进行调查处理。

企业内部审计部门应对借支情况进行定期审计，确保借支管理制度的执行情况。审计结果应向企业领导汇报，并采取相应措施进行整改。

2.8借支制度完善

企业应根据实际情况不断完善借支管理制度，提高管理效率。财务部门应定期收集员工意见，并根据意见对制度进行修订。

企业领导应定期听取财务部门关于借支管理情况的汇报，并根据汇报结果对制度进行完善。通过不断完善借支管理制度，确保企业资金安全，提高财务管理水平。

三、报销审批细则

3.1报销申请与准备

员工发生符合报销规定的费用支出后，应尽快准备相关报销材料。报销材料主要包括：合规的发票或收据、报销申请表。发票或收据应清晰可辨，内容与实际支出相符。报销申请表应详细列明报销事由、费用明细、合计金额等信息。

员工在准备报销材料时，应注意以下几点：（1）发票或收据应真实有效，不得伪造或变造；（2）报销申请表应填写清晰、完整，不得涂改；（3）费用明细应与发票或收据相符，不得多报、错报。

3.2报销提交与部门审核

员工准备好报销材料后，应首先提交给部门经理进行审核。部门经理在审核时，应重点核查以下几点：（1）报销费用是否与工作直接相关；（2）发票或收据是否合规；（3）报销金额是否合理。

部门经理审核通过后，应在报销申请表上签字确认，并注明审核意见。部门经理审核不通过的，应向员工说明理由，并要求员工进行修改或补充材料。部门经理审核通过的，将报销材料提交至财务部门。

3.3财务复核与审批

财务部门在接到报销材料后，应进行复核。复核内容包括：（1）发票或收据的真实性与合规性；（2）报销申请表的完整性；（3）报销费用的合理性。

财务部门复核通过后，将报销材料报企业领导审批。企业领导在审批时，应重点核查报销费用的合理性及是否符合企业财务管理制度的规定。企业领导审批通过后，财务部门方可办理报销手续。

3.4报销额度控制

企业对报销额度实行严格控制。一般报销额度不超过员工当月工资的100%。特殊情况需经企业领导特别批准。例如，员工因出差需报销较大金额的住宿费或交通费时，应提供详细说明及相关证明材料。

企业领导在审批报销申请时，应严格审查报销额度是否符合实际情况。如发现额度不合理，应要求员工重新申请或调整报销额度。企业领导审批通过后，财务部门方可办理报销手续。

3.5报销发放与记录

财务部门在接到企业领导审批通过的报销申请后，应立即办理报销手续。发放时应向员工出具报销凭证，详细列明报销金额、发放日期等信息。员工需妥善保管报销凭证，并在需要时提交给财务部门。

财务部门应对报销款项进行详细记录，包括报销人姓名、报销日期、报销金额、费用明细、审批情况等。记录应存档备查，以备后续审计或核查。

3.6报销时限管理

员工应在费用发生后的30日内办理报销手续。如遇特殊情况无法按时报销，应提前向部门经理申请延期报销，并说明理由。延期报销需部门经理审核通过后，提交至财务部门复核，并报企业领导审批。

财务部门在接到员工延期报销申请后，应立即进行核实，并办理延期报销手续。延期报销时，财务部门应向员工出具延期报销凭证，详细列明延期报销金额、延期报销日期等信息。员工需妥善保管延期报销凭证，并在需要时提交给财务部门。

3.7报销逾期处理

员工未能在规定时限内办理报销手续的，企业有权按逾期天数收取滞纳金。滞纳金计算标准为报销金额的千分之五每日。逾期超过30天的，企业有权拒绝报销。

财务部门应对逾期报销进行重点管理，定期向企业领导汇报逾期情况，并提出处理建议。企业领导应根据逾期情况采取相应措施，确保财务管理规范。

3.8报销风险控制

企业对报销风险实行严格控制。财务部门应定期对报销情况进行风险评估，重点关注报销金额较大、报销次数较频繁的报销申请。如发现风险较高的报销申请，应要求员工提供更多证明材料或调整报销金额。

企业领导在审批报销申请时，应认真审查报销风险，必要时可要求员工提供额外证明材料。通过严格的风险控制措施，确保企业资金安全。

3.9报销监督与检查

企业财务部门应对报销情况进行定期监督与检查，重点关注报销款项的使用情况、报销材料的合规性等。如发现异常情况，应立即进行调查处理。

企业内部审计部门应对报销情况进行定期审计，确保报销管理制度的执行情况。审计结果应向企业领导汇报，并采取相应措施进行整改。

3.10报销制度完善

企业应根据实际情况不断完善报销管理制度，提高管理效率。财务部门应定期收集员工意见，并根据意见对制度进行修订。

企业领导应定期听取财务部门关于报销管理情况的汇报，并根据汇报结果对制度进行完善。通过不断完善报销管理制度，确保企业资金安全，提高财务管理水平。

四、借支与报销的账务处理及记录管理

4.1借支账务处理

财务部门在办理借支款项发放手续时，应通过企业会计系统进行借支账务处理。借支发生时，借记“其他应收款——借支”科目，贷记“银行存款”或“库存现金”科目。同时，应在会计系统中详细记录借支人的姓名、借支日期、借支金额、借支事由等信息。

借支还款时，财务部门应通过企业会计系统进行还款账务处理。还款发生时，借记“银行存款”或“库存现金”科目，贷记“其他应收款——借支”科目。同时，应在会计系统中更新借支记录，标明还款日期、还款金额等信息。

财务部门应定期对借支账务进行核对，确保借支款项的发放与还款记录准确无误。如发现差异，应立即进行调查并作出调整。

4.2报销账务处理

财务部门在办理报销手续时，应通过企业会计系统进行报销账务处理。报销发生时，根据费用性质，借记相应科目，如“差旅费”、“业务招待费”、“采购费”等，贷记“银行存款”或“库存现金”科目。同时，应在会计系统中详细记录报销人的姓名、报销日期、报销金额、费用明细等信息。

财务部门应定期对报销账务进行核对，确保报销款项的支付记录准确无误。如发现差异，应立即进行调查并作出调整。

4.3账务记录的完整性

财务部门应确保借支与报销的账务记录完整、准确。账务记录应包括借支与报销的申请、审批、发放、还款、支付等各个环节的详细信息。账务记录应妥善保管，以备后续审计或核查。

财务部门应定期对账务记录进行整理、归档，确保账务记录的完整性和可追溯性。账务记录的保管期限应按照企业档案管理制度的规定执行。

4.4会计凭证的管理

财务部门在处理借支与报销业务时，应制作相应的会计凭证。会计凭证应包括借支与报销的申请、审批、发放、还款、支付等各个环节的详细信息。会计凭证应妥善保管，以备后续审计或核查。

财务部门应定期对会计凭证进行整理、归档，确保会计凭证的完整性和可追溯性。会计凭证的保管期限应按照企业档案管理制度的规定执行。

4.5会计档案的管理

财务部门应建立借支与报销的会计档案管理制度。会计档案应包括借支与报销的申请、审批、发放、还款、支付等各个环节的详细信息。会计档案应妥善保管，以备后续审计或核查。

财务部门应定期对会计档案进行整理、归档，确保会计档案的完整性和可追溯性。会计档案的保管期限应按照企业档案管理制度的规定执行。

4.6内部控制与审计

企业应建立借支与报销的内部控制制度，确保借支与报销业务的规范性和合规性。内部控制制度应包括借支与报销的申请、审批、发放、还款、支付等各个环节的控制措施。

企业内部审计部门应定期对借支与报销业务进行审计，确保内部控制制度的执行情况。审计结果应向企业领导汇报，并采取相应措施进行整改。

4.7财务报表的反映

借支与报销业务应正确反映在企业财务报表中。借支业务应反映在资产负债表中，作为企业的一项资产。报销业务应反映在利润表中，作为企业的一项费用。

财务部门应确保借支与报销业务在财务报表中的准确反映，以供企业管理层、投资者等利益相关者进行决策参考。

4.8财务分析的依据

借支与报销数据应作为企业财务分析的重要依据。财务部门应定期对借支与报销数据进行分析，了解企业的资金使用情况、费用支出情况等。

财务分析结果应向企业领导汇报，并采取相应措施进行改进。通过财务分析，企业可以更好地掌握资金使用情况，优化资金配置，提高资金使用效率。

4.9系统支持与管理

企业应建立财务管理系统，支持借支与报销业务的处理。财务管理系统应包括借支与报销的申请、审批、发放、还款、支付等各个环节的功能。

财务管理系统应确保借支与报销业务的处理高效、准确。财务部门应定期对财务管理系统进行维护、更新，确保系统的稳定运行。

4.10持续改进与优化

企业应建立借支与报销业务的持续改进机制。财务部门应定期收集员工意见，并根据意见对业务流程进行优化。

企业领导应定期听取财务部门关于借支与报销业务的情况汇报，并根据汇报结果对业务流程进行优化。通过持续改进，企业可以不断提高借支与报销业务的管理水平，确保资金使用安全、高效、合规。

五、违规处理与责任追究

5.1违规行为界定

企业明确界定借支与报销过程中的违规行为，确保员工清晰了解哪些行为是不被允许的。违规行为包括但不限于：虚构费用进行报销、提供虚假发票或收据、超出批准额度进行借支或报销、未按规定流程申请借支或报销、借支款项未按期归还、报销材料不齐全或不符合要求等。

企业将定期向全体员工通报违规行为的界定标准，并通过内部培训、宣传手册等方式，提高员工对违规行为的认识，确保员工在借支与报销过程中能够自觉遵守制度规定。

5.2违规处理流程

当企业发现或接到举报存在借支与报销违规行为时，将启动违规处理流程。首先，由财务部门对违规行为进行初步调查，核实相关证据，包括但不限于借支申请表、报销申请表、发票或收据、银行流水等。

财务部门在完成初步调查后，将形成调查报告，并提交给企业领导审批。企业领导在审批时，应认真审查调查报告，并根据违规行为的严重程度，决定处理措施。

5.3处罚措施种类

企业对借支与报销违规行为将采取以下处罚措施：（1）批评教育：对情节轻微的违规行为，企业将对其进行批评教育，责令其改正错误，并不得再犯。

（2）经济处罚：对情节较重的违规行为，企业将根据违规金额的一定比例进行经济处罚，处罚金额最高不超过违规金额的百分之五十。

（3）解除劳动合同：对情节严重的违规行为，如涉及金额巨大、屡教不改或给企业造成重大损失等，企业将解除与其劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

企业将制定详细的处罚标准，明确不同违规行为的处罚力度，确保处罚的公平性和合理性。

5.4违规处理实例

企业将通过实例说明违规处理流程和处罚措施。例如，员工张三因工作需要申请借支1000元，但未能在规定期限内归还，逾期20天。财务部门在调查后，发现张三确实存在逾期未归还款项的情况。

财务部门将形成调查报告，并提交给企业领导审批。企业领导在审批时，考虑到张三逾期时间较短，且为初犯，决定对其进行批评教育，并要求其立即归还逾期款项，同时处以50元的经济处罚。

又例如，员工李四在报销差旅费时，提供了一张虚假发票，企图骗取报销金额2000元。财务部门在调查后，发现李四确实存在提供虚假发票的行为。

财务部门将形成调查报告，并提交给企业领导审批。企业领导在审批时，考虑到李四提供虚假发票的行为情节严重，决定解除与其劳动合同，并保留追究其法律责任的权利。

5.5责任追究范围

企业对借支与报销违规行为将追究相关人员的责任，包括但不限于直接责任人、部门经理、财务部门负责人等。直接责任人是直接实施违规行为的人员，部门经理是负责管理直接责任人的管理人员，财务部门负责人是负责管理财务部门的工作人员。

企业将根据违规行为的严重程度，追究相关人员的责任。例如，直接责任人将受到相应的处罚，部门经理将受到批评教育或经济处罚，财务部门负责人将受到降级或撤职等处分。

5.6责任追究流程

当企业发现或接到举报存在借支与报销违规行为时，将启动责任追究流程。首先，由财务部门对违规行为进行初步调查，核实相关证据，并确定直接责任人、部门经理、财务部门负责人等相关人员。

财务部门在完成初步调查后，将形成调查报告，并提交给企业领导审批。企业领导在审批时，应认真审查调查报告，并根据违规行为的严重程度，决定追究责任的范围和力度。

5.7责任追究实例

企业将通过实例说明责任追究流程和追究措施。例如，员工王五因工作需要申请借支5000元，但未能在规定期限内归还，逾期30天。部门经理赵六未及时督促王五归还逾期款项，也未向企业领导报告情况。

财务部门在调查后，发现王五存在逾期未归还款项的情况，且部门经理赵六存在失职行为。财务部门将形成调查报告，并提交给企业领导审批。

企业领导在审批时，考虑到王五逾期时间较长，且部门经理赵六存在失职行为，决定对王五处以100元的经济处罚，并要求其立即归还逾期款项；同时，对部门经理赵六进行批评教育，并扣发其当月部分绩效奖金。

又例如，员工孙七在报销办公用品费时，提供了一张虚假发票，企图骗取报销金额3000元。部门经理周八未认真审核报销材料，也未向企业领导报告情况。

财务部门在调查后，发现孙七存在提供虚假发票的行为，且部门经理周八存在失职行为。财务部门将形成调查报告，并提交给企业领导审批。

企业领导在审批时，考虑到孙七提供虚假发票的行为情节严重，且部门经理周八存在失职行为，决定解除与孙七的劳动合同，并保留追究其法律责任的权利；同时，对部门经理周八进行降级处分。

5.8预防措施

企业将采取以下预防措施，减少借支与报销违规行为的发生：（1）加强制度建设：企业将不断完善借支与报销管理制度，明确借支与报销的范围、条件、流程、审批权限及责任，确保制度的科学性和可操作性。

（2）加强培训教育：企业将定期对员工进行借支与报销制度的培训教育，提高员工对制度的认识和理解，确保员工能够自觉遵守制度规定。

（3）加强监督检查：企业将定期对借支与报销业务进行监督检查，及时发现和纠正违规行为，确保制度的执行力度。

5.9持续改进

企业将建立借支与报销违规处理的持续改进机制。财务部门应定期收集员工意见，并根据意见对违规处理流程和处罚措施进行优化。

企业领导应定期听取财务部门关于违规处理情况的汇报，并根据汇报结果对违规处理流程和处罚措施进行优化。通过持续改进，企业可以不断提高借支与报销违规处理水平，确保制度的执行效果。

六、制度解释与修订

6.1制度解释权

本借支和报销相关管理制度由企业财务部门负责解释。财务部门应确保制度的解释准确、清晰，并符合企业实际情况。财务部门应定期收集员工对制度的疑问，并进行解答，确保员工对制度有正确的理解。

财务部门应将制度的解释结果进行记录，并作为制度的一部分进行存档。财务部门应定期向企业领导汇报制度的解释情况，并根据汇报结果对制度进行完善。

6.2制度适用范围

本制度适用于企业全体员工，包括但不限于部门经理、普通员工、临时工等。所有员工在进行借支和报销活动时，必须遵守本制度的规定，确保财务操作的规范性和合法性。

企业应根据实际情况，对制度的适用范围进行评估，并根据评估结果对制度进行修订。例如，企业若成立新的部门或分公司，应评估其是否适用本制度，并根据评估结果进行相应的调整。

6.3制度修订程序

企业将定期对本借支和报销相关管理制度进行修订，以确保制度的适应性和有效性。制度修订程序如下：

（1）财务部门提出修订建议：财务部门应根据实际情况，提出制度修订建议。修订建议应包括修订原因、修订内容、修订方案等。

（2）部门经理审核：财务部门将修订建议提交给部门经理进行审核。部门经理应认真审查修订建议，并提出审核意见。

（3）企业领导审批：部门经理审核通过后，将修订建议提交给企业领导审批。企业领导应认真审查修订建议，并根据实际情况决定是否批准修订。

（4）发布实施：企业领导批准修订后，财务部门应将修订后的制度进行发布，并组织员工进行培训，确保员工对修订内容有正确的理解。

6.4制度修订实例

企业