2025年建筑施工企业专题会议管理办法

2025年建筑施工企业专题会议管理办法一、总则为规范公司各类专题会议的筹备、组织、召开及决议落实全过程，提升会议效率与决策质量，确保各项施工生产、经营管理重点工作得到有效研究与部署，特制定本办法。本办法适用于公司及各下属单位、项目部组织召开的，针对特定重要议题进行深入研讨并形成决策的各类专题会议。常规性例会、年度工作会议等不适用本办法。专题会议管理遵循“必要、高效、务实、闭环”的原则。会议召开应基于实际管理需要，避免不必要的会议；会议组织应流程清晰、准备充分；会议讨论应聚焦议题、直面问题；会议决议应明确责任、跟踪落实。二、会议类型与组织职责（一）会议主要类型根据会议议题性质与决策层级，专题会议主要分为以下几类：1.重大技术方案评审会：针对超过一定规模或技术复杂的分部分项工程专项施工方案、重大设计变更、新技术新工艺应用等组织的技术论证与决策会议。通常由公司总工程师或技术负责人主持。2.重大安全风险研判与防控会：针对施工现场识别出的重大危险源、潜在重大安全事故隐患、突发安全事件等组织的风险评估与防控措施制定会议。通常由公司主管安全副总经理或安全总监主持。3.重大成本与合同纠纷处理会：针对重大工程变更、索赔、合同争议、成本超支预警等组织的经济分析与会商决策会议。通常由公司主管经营副总经理或总经济师主持。4.重要资源协调与保障会：针对影响工程关键节点的重大人员、材料、设备、资金等资源调配与保障问题组织的协调会议。通常由公司主管生产副总经理或项目经理主持。5.重大质量事故（问题）分析处理会：针对发生的重大质量事故或系统性质量问题进行原因分析、责任界定及整改措施制定的会议。通常由公司总经理或主管质量副总经理主持。（二）组织职责划分1.会议发起部门（单位）：负责提出会议申请，明确会议议题、目的、建议参会人员及初步方案，负责会议相关背景材料的准备与汇总。2.公司综合管理部门（或指定部门）：负责受理会议申请，根据议题重要性协调确定会议时间、地点，下发会议通知，必要时负责会场布置、设备调试等会务保障工作。3.会议主持人：负责引导会议进程，控制会议时间，确保讨论围绕核心议题，归纳讨论意见，组织形成会议决议或纪要。4.参会人员：应提前熟悉会议材料，准备发言要点，本着对企业高度负责的态度积极参与讨论，发表明确意见，并承担会议决议中明确的工作任务。5.会议记录人：由会议发起部门或主持人指定人员担任，负责准确、完整地记录会议讨论要点、主要意见分歧、最终决议内容及行动计划。三、会议筹备管理（一）会议提议与审批专题会议的召开应履行审批程序。会议发起部门（单位）需填写《专题会议申请表》，主要内容包括：会议议题、召开事由及紧迫性说明、预期目标、建议召开时间、建议参会人员名单、需审议的关键材料清单等。申请表经部门负责人审核后，根据议题性质报分管领导批准。涉及公司全局或重大决策的议题，需报总经理批准。（二）会议材料准备会议材料应于会议召开前至少1个工作日送达参会人员。材料内容应紧扣议题，事实清楚、数据准确、重点突出。常见材料类型包括：1.议题背景说明：清晰阐述问题的由来、现状及影响。2.技术方案或分析报告：提供详细的技术经济比较、风险评估、可行性分析等。3.相关合同条款、图纸、规范依据等。4.初步建议方案或可供选择的决策选项。5.其他支撑性文件。（三）会议通知会议批准后，由综合管理部门或会议发起部门负责下发正式会议通知。通知应明确会议名称、时间、地点、议题、主持人、参会人员、材料领取方式及会议要求（如需准备意见等）。紧急会议可先电话通知，后补发书面通知。四、会议召开管理（一）会议纪律1.参会人员应准时出席，因故不能参加者，须提前向会议主持人请假，并指定授权代表参加。2.会议期间应关闭手机或置于静音状态，不得处理与会议无关的事务。3.发言应简明扼要，紧扣主题，避免重复性和无关性讨论。会议主持人有权中止偏离主题的发言。4.提倡建设性讨论，鼓励不同观点的充分表达，但应避免人身攻击或无原则争论。（二）会议议程会议应按照预定议程进行，一般包括以下环节：1.主持人宣布会议开始，明确会议议题与目标。2.议题发起部门或指定人员汇报议题背景、核心问题及初步建议。3.参会人员就汇报内容进行质询、讨论和补充。讨论应围绕解决问题的可行方案展开。4.主持人归纳讨论中的主要观点和分歧点，引导参会人员就关键问题达成共识或进行表决。5.形成会议决议。决议内容应具体、可操作，明确“做什么、谁负责、何时完成、达到什么标准”。（三）会议记录与纪要会议记录应客观反映会议全过程。会后应根据会议记录尽快整理形成《专题会议纪要》。纪要内容主要包括：会议时间、地点、主持人、参会人员、列席人员、主要议题、讨论情况、形成的决议或意见、任务分工及完成时限等。会议纪要由会议主持人审核签发。五、会议决议落实与反馈（一）决议传达签发的会议纪要应于会后1个工作日内分发至所有参会人员及相关责任部门（单位）。责任部门（单位）负责人负责将涉及本部门的决议内容传达至具体执行人员。（二）任务执行与跟踪决议中明确的各项任务，责任单位或个人须严格按照时限和要求执行。会议发起部门或综合管理部门负责建立决议落实台账，对决议事项进行跟踪督办。责任单位应定期（或在任务节点）向督办部门反馈任务进展情况。（三）落实反馈与闭环决议事项完成后，责任单位应向会议主持人及会议发起部门提交书面完成情况报告。对未能按时完成或出现新问题的事项，需说明原因并提出后续方案。会议主持人或指定部门应对决议落实效果进行评估，确保问题得到有效解决，实现管理闭环。重要决议的落实情况可在后续相关会议中进行通报。六、监督与考核公司管理层应定期对专题会议的召开质量、决议执行效果进行检查。综合管理部门负责对会议管理全过程的规范性进行监督。将专题会议决议的落实情况纳入相关部门和人员的绩效考核范围。对无故不参会、会议准备不充分、决议执行不力、反馈不及时等行