刻章业内部管理制度及安全制度

刻章业内部管理制度及安全制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国印章管理条例》等行业相关法律法规，以及集团母公司关于风险防控、合规经营的管理规定，结合公司印章业务特性及内部管理需求制定。旨在规范印章刻制、使用、保管等环节的全程管理，防控印章相关法律风险与操作风险，保障公司合法权益，维护市场秩序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖印章刻制申请、印模采集、刻制审批、印章交付、使用登记、保管维护、废止销毁等全流程管理，以及涉及印章使用的各类业务场景，包括但不限于合同签署、文件盖章、授权认证等。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“印章专项管理”指公司围绕印章刻制、使用、保管等环节，建立健全管理制度、运行机制与保障措施，实现全程合规管控的活动。（二）“印章专项风险”指因印章管理不规范、使用不当或被盗用、滥用等行为，可能导致公司财产损失、法律责任或声誉损害的潜在风险。（三）“印章合规”指印章管理活动及使用行为符合国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度要求的状态。第四条印章专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：覆盖印章管理的全流程、全环节、全主体，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位的管理职责与操作权限，实现责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦印章专项风险防控，实施分级分类管理，优先管控高风险环节。（四）持续改进原则：定期评估印章专项管理体系有效性，根据内外部环境变化及时优化完善。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司印章专项管理负全面领导责任，统筹决策、资源配置及重大风险处置。分管印章管理工作的负责人为直接责任人，具体负责制度制定、组织协调及监督落实。第六条设立印章专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管负责人任副组长，成员包括法务合规部、行政管理部、财务部等相关部门负责人。领导小组职责包括：（一）统筹协调印章专项管理工作，审议重大事项决策；（二）审批印章专项管理制度及年度工作计划；（三）监督评价印章专项管理成效，定期听取工作报告。第七条印章专项管理领导小组下设办公室，设在行政管理部，承担日常管理职能，包括制度执行、风险排查、考核监督等。第八条牵头部门（行政管理部）职责：（一）负责印章专项管理制度体系建设，组织修订完善；（二）统筹印章刻制申请、审批及交付流程，监督业务部门执行情况；（三）定期开展印章专项风险排查，组织培训宣贯；（四）管理印章台账，建立印章生命周期档案。第九条专责部门职责：（一）法务合规部：负责印章使用合规性审核，提供法律支持，参与印章风险处置；（二）财务部：负责涉及资金审批的印章使用监督，审核相关业务流程；（三）信息技术部：负责印章管理系统技术支持，保障系统安全稳定运行。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实印章专项管理制度要求，开展本领域印章使用风险防控；（二）指定专人负责印章使用登记，规范印章使用申请与审批；（三）配合开展印章专项检查，及时上报异常情况。第十一条基层执行岗责任：（一）严格遵守印章使用操作规范，履行岗位合规承诺；（二）发现印章管理或使用异常，立即向直接上级及领导小组办公室报告；（三）不得擅自复制、转借、丢弃印章或印模。第三章专项管理重点内容与要求第十二条印章刻制管理：（一）业务操作合规标准：1.刻制申请需经业务部门负责人、相关部门及领导小组审批；2.提供印模需经双人核对，确保与档案记录一致；3.委托外部刻制需经第三方机构资质审核，签订保密协议。（二）禁止性行为：严禁未经审批擅自刻制印章，严禁以个人名义刻制公司印章。（三）重点防控点：刻制过程监督，防止印模盗用或篡改。第十三条印章保管管理：（一）业务操作合规标准：1.重要印章由专人双锁保管，实行“专人保管、双人使用”制度；2.印章保管地点需符合安全要求，定期检查保管设施；3.建立印章电子档案，记录刻制信息、保管人、使用记录等。（二）禁止性行为：严禁将印章交由非授权人员保管，严禁印章与印模分离存放。（三）重点防控点：保管人员变动时的交接核查。第十四条印章使用管理：（一）业务操作合规标准：1.印章使用需填写登记表，注明用途、时间、经手人、审批人；2.紧急情况需经授权人书面批准，事后补办登记；3.电子印章使用需通过系统授权，记录使用人、时间、范围等。（二）禁止性行为：严禁超权限使用印章，严禁代签、代章行为。（三）重点防控点：高风险业务（如合同、财务）印章使用的双人复核。第十五条印章废止管理：（一）业务操作合规标准：1.印章废止需经领导小组审批，填写废止申请表；2.原印章按规销毁，销毁过程需双人监督并记录；3.废止印章需及时更新至印章管理系统，同步相关业务流程。（二）禁止性行为：严禁擅自销毁或转移废止印章。（三）重点防控点：废止印章的交接与销毁监督。第十六条印章系统管理：（一）业务操作合规标准：1.电子印章系统需设置多级权限，定期审计操作日志；2.印章使用记录需保存不少于X年，便于追溯核查；3.系统访问需通过身份认证，防止未授权操作。（二）禁止性行为：严禁篡改系统数据或绕过系统使用印章。（三）重点防控点：系统漏洞排查与安全防护。第十七条特殊场景印章管理：（一）业务操作合规标准：1.境外业务印章需符合当地法律法规，备案登记；2.临时用印需经专项审批，使用后立即销毁或归档；3.重要会议印章使用需经会议组织部门备案。（二）禁止性行为：严禁将印章用于非授权业务场景。（三）重点防控点：境外印章的合规性评估。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门评估制度适用性，根据法规变化、业务调整及时修订；（二）重大变更需经领导小组审议，确保制度与内外部环境匹配。第十九条风险识别预警机制：（一）每年X月开展印章专项风险排查，形成评估报告；（二）高风险环节（如电子印章使用、废止印章处置）需实施重点监控；（三）风险等级划分为一般、重大，分别制定预警标准与应对措施。第二十条合规审查机制：（一）印章使用需嵌入业务流程审查节点，未经合规审查不得实施；（二）重大印章使用需经领导小组联合法务、财务等部门会审；（三）审查不合格的，需退回整改并重新审批。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门自行处置，定期上报领导小组办公室备案；（二）重大风险：启动应急预案，第一时间由领导小组统筹处置，涉及法律责任的移交法务部处理；（三）责任协同：风险处置需明确牵头部门、配合部门及责任人，确保责任闭环。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：1.未经审批使用印章，视情节轻者通报批评，重者扣减绩效；2.印章保管不当导致风险事件，责任人承担相应责任，情节严重的依法解除劳动合同；3.违规刻制、销毁印章，追究直接责任人及分管领导责任。（二）联动机制：违规行为需同步纳入绩效考核、纪律处分及法律追责。第二十三条评估改进机制：（一）每年X月开展印章专项管理体系有效性评估，形成改进方案；（二）评估内容包括制度完善度、风险防控成效、培训覆盖率等；（三）优化方案需明确整改措施、责任部门及完成时限。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部需履行印章专项管理领导责任，带头遵守制度；（二）领导小组办公室需配备专职人员，保障日常管理职能落实。第二十五条考核激励机制：（一）将印章专项合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）优秀印章管理案例予以通报表彰，优秀个人优先评优评先；（三）违规行为计入个人诚信档案，作为晋升考核参考。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需接受印章合规履职培训，每年不少于X小时；（二）一线员工需通过岗前培训掌握操作规范，定期开展考核；（三）制作印章专项合规手册，张贴宣传海报，营造全员合规氛围。第二十七条信息化支撑：（一）开发印章管理系统，实现刻制申请线上化、使用登记自动化；（二）系统需具备风险预警功能，对异常使用行为自动报警；（三）加强系统安全防护，防止数据泄露或篡改。第二十八条文化建设：（一）每年X月开展印章合规月活动，组织专题培训、知识竞赛等；（二）签订印章合规承诺书，明确员工责任义务；（三）建立印章合规案例库，以案说法强化意识。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险需24小时内上报领导小组，一