请假需写请假条制度

请假需写请假条制度一、请假需写请假条制度

一、总则

请假需写请假条制度旨在规范请假流程，明确请假要求，确保请假工作的有序进行，维护正常的工作秩序。本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、合同工及其他形式聘用人员。请假条作为请假申请的正式文件，是审批部门审核批准的重要依据。员工提出请假申请时，必须按照本制度的要求填写请假条，并按规定程序提交审批。

二、请假条的填写要求

1.请假条的基本格式

请假条应包含以下基本要素：请假人姓名、部门、职位、请假时间（包括开始时间和结束时间）、请假事由、联系方式、申请人签名及日期。请假条应使用公司统一制作的表格，确保格式规范、内容完整。

2.请假时间的填写

请假时间应具体明确，不得含糊不清。请假开始时间和结束时间应采用24小时制，精确到小时。如请假时间跨越多日，应注明每一天的请假时段。特殊情况需延长请假时间，应在原请假条上补充说明，并重新提交审批。

3.请假事由的填写

请假事由应真实、简洁、明了。员工应如实说明请假原因，不得隐瞒或虚报。常见事由包括病假、事假、婚假、产假、陪产假、丧假、年假等。特殊事由需详细说明，确保审批部门能够准确了解情况。

4.联系方式的填写

请假条上应注明请假人的联系电话，确保审批部门和同事在需要时能够及时联系到请假人。电话号码应准确无误，并保持畅通。

三、请假条提交与审批程序

1.请假条的提交

员工提出请假申请时，应先填写请假条，并按照部门规定提交给直接上级。部门领导应在收到请假条后进行初步审核，确认请假事由和时间的合理性。特殊情况下，部门领导可直接拒绝请假申请，并说明理由。

2.审批权限

请假审批权限根据请假时间的长短和事由的紧急程度进行划分。具体权限如下：

（1）病假：半天以内由直接上级审批，半天以上由部门领导审批；

（2）事假：半天以内由直接上级审批，半天以上由部门领导审批；

（3）婚假、产假、陪产假、丧假：由部门领导审批，并报人力资源部备案；

（4）年假：由部门领导审批，并报人力资源部备案；

（5）特殊情况或长期请假：由部门领导审批，并报人力资源部及公司管理层审批。

3.审批流程

员工提交请假条后，审批部门应在规定时间内完成审批。审批通过后，员工应将审批后的请假条复印件留存个人档案，原件交由部门存档。如请假事由发生变化，员工应及时更新请假条并重新提交审批。

四、请假条的管理与存档

1.请假条的管理

请假条应作为公司行政管理的重要文件进行管理。部门领导负责本部门请假条的管理工作，确保请假条的完整性和准确性。人力资源部负责监督请假条的管理情况，定期进行检查和指导。

2.请假条的存档

请假条应按照时间顺序进行存档，存档期限为员工离职后三年。存档过程中应确保请假条的完整性和保密性，防止丢失或泄露。特殊情况下，存档资料需由专人保管，并采取相应的安全措施。

五、特殊情况处理

1.紧急情况

如遇紧急情况需立即请假，员工应先通过电话或短信向直接上级报告，并在事后尽快补交请假条。紧急情况包括突发疾病、家庭重大变故等，需提供相关证明材料以便审批部门审核。

2.请假期间的沟通

请假期间，员工应保持与直接上级和同事的沟通，及时了解工作进展和部门安排。如需临时处理工作，应提前与直接上级协商，确保工作不受影响。请假结束后，员工应及时返回工作岗位，并汇报请假期间的工作交接情况。

六、违规处理

1.未按规定填写请假条

员工未按规定填写请假条，或请假条内容不完整、不规范，审批部门有权拒绝审批，并要求员工重新填写。多次违规者，将给予警告或纪律处分。

2.虚假请假

员工提供虚假请假理由或伪造请假条，一经发现，将立即取消请假资格，并视情节严重程度给予相应的纪律处分，包括但不限于警告、罚款、降职或解除劳动合同。

3.未按时提交请假条

员工未按时提交请假条，导致工作安排混乱或产生不良后果，将承担相应责任。部门领导应及时提醒员工按规定提交请假条，确保工作秩序不受影响。

七、附则

本制度由人力资源部负责解释，自发布之日起施行。公司可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度将另行发布。所有员工应严格遵守本制度，确保请假工作的规范化和有序化。

二、请假条的填写规范

一、基本信息填写

请假条的基本信息是员工请假申请的核心内容，必须真实、准确、完整。请假人姓名应填写本人真实姓名，不得使用昵称或笔名。部门应填写员工所属部门的全称，不得简写或错写。职位应填写员工当前担任的职位，如职位发生变动，应填写变动后的职位。填写基本信息时，应确保字迹清晰可辨，避免涂改。如确需修改，应在修改处签名并注明日期，以示负责。

二、请假时间填写规范

请假时间的填写是请假条的重要组成部分，直接关系到请假是否被批准以及工作安排的合理性。请假开始时间和结束时间应明确具体，采用24小时制，精确到小时。例如，上午9点至下午5点的请假时间应填写为“09:00-17:00”。如请假时间跨越多日，应注明每一天的请假时段。例如，“2023年10月26日09:00-10月27日17:00”。请假时间的填写应避免含糊不清，如“明天”、“后天”等模糊表述。特殊情况需延长请假时间，应在原请假条上补充说明，并重新提交审批。员工在填写请假时间时，应充分考虑工作安排和部门需求，合理规划请假时间，避免因请假时间过长或安排不当影响工作进度。

三、请假事由填写规范

请假事由是员工请假原因的说明，应真实、简洁、明了。员工在填写请假事由时，应如实说明请假原因，不得隐瞒或虚报。常见事由包括病假、事假、婚假、产假、陪产假、丧假、年假等。病假应提供医疗机构出具的病假证明，事假应说明具体事由，如家庭事务、个人事务等。婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期应按照国家相关法律法规填写，并注明相关证明材料。年假应说明休假目的，如旅游、探亲等。员工在填写请假事由时，应避免使用过于模糊或笼统的表述，如“个人原因”、“私事”等，应尽量具体说明，以便审批部门能够准确了解情况。特殊事由需详细说明，确保审批部门能够准确了解情况。例如，如因家庭紧急情况请假，应具体说明是家中老人突发疾病、子女突发意外等，并提供相关证明材料。

四、联系方式填写规范

请假条上应注明请假人的联系电话，确保审批部门和同事在需要时能够及时联系到请假人。电话号码应准确无误，并保持畅通。员工在填写联系电话时，应确保所填写的电话号码是本人常用且能够及时接听的电话，避免因电话号码错误或无法接听导致联系不畅。如员工有多部电话，可同时填写工作电话和私人电话，以便审批部门和同事联系。特殊情况需在请假条上注明，如“本人将使用手机保持联系，请勿在工作时间拨打工作电话”等。

五、请假条的格式要求

请假条应使用公司统一制作的表格，确保格式规范、内容完整。公司应提供标准化的请假条模板，员工在填写时应严格按照模板要求填写，不得随意更改格式。请假条的基本要素包括请假人姓名、部门、职位、请假时间、请假事由、联系方式、申请人签名及日期。员工在填写时应确保每一项内容都填写在规定的位置，避免错位或遗漏。请假条的填写应使用黑色或蓝色墨水笔，字迹应工整、清晰，避免使用圆珠笔或铅笔填写，以确保请假条的真实性和有效性。如请假条需要复印或扫描，应确保字迹清晰，以便复印或扫描后能够准确识别。

六、特殊情况下的请假条填写

在特殊情况下，员工在填写请假条时需要特别注明。例如，如遇紧急情况需立即请假，员工应先通过电话或短信向直接上级报告，并在事后尽快补交请假条。紧急情况包括突发疾病、家庭重大变故等，需提供相关证明材料以便审批部门审核。员工在填写紧急情况的请假条时，应简要说明情况，并注明事后的补充说明和证明材料。又如，如请假期间需要临时处理工作，员工应提前与直接上级协商，并在请假条上注明工作安排和交接情况。特殊情况下的请假条填写应更加详细，以确保审批部门能够全面了解情况并做出合理的审批决定。

七、请假条的签名和日期

请假条的签名和日期是请假申请的生效要件，必须真实、有效。员工在填写完请假条的所有内容后，应在指定的签名处签名，并注明填写日期。签名应与员工档案中的签名一致，不得使用昵称或变形签名。日期应填写实际填写请假条的日期，不得提前或推后。签名和日期是请假条的重要凭证，也是审批部门审核的重要依据。员工在签名时应认真对待，确保签名和日期的准确性和有效性。如签名或日期有误，应重新填写请假条并重新签名和注明日期。

八、请假条的提交要求

请假条填写完毕后，员工应按照部门规定提交给直接上级。提交时应注意以下几点：首先，应确保请假条的内容完整、准确，格式规范。其次，应按照规定的流程提交，不得跳过任何环节。再次，应保留一份复印件或电子版，以备后续查阅。最后，应等待审批结果，如审批未通过，应根据审批部门的要求进行修改或重新提交。员工在提交请假条时应保持礼貌，并与直接上级进行必要的沟通，确保请假条能够顺利提交并得到及时处理。

三、请假条的提交与审批程序

一、提交流程

员工在决定请假后，首先需按照本制度的要求认真填写请假条。填写完毕后，应将请假条提交给直接上级进行初步审核。提交方式可根据部门规定选择纸质版或电子版。纸质版需亲自递交，电子版可通过公司内部邮件系统或指定的在线申请平台提交。员工在提交请假条时应注意，确保请假条内容完整、信息准确，并按照规定格式进行填写。直接上级在收到请假条后，应仔细阅读并初步判断请假事由的合理性和请假时间的长短，决定是否准假。

二、审批权限

请假审批权限的设置旨在确保各部门工作正常运转，同时兼顾员工的实际需求。审批权限根据请假时间的长短和事由的紧急程度进行划分。具体权限如下：病假，半天以内由直接上级审批，半天以上由部门领导审批；事假，半天以内由直接上级审批，半天以上由部门领导审批；婚假、产假、陪产假、丧假，由部门领导审批，并报人力资源部备案；年假，由部门领导审批，并报人力资源部备案；特殊情况或长期请假，由部门领导审批，并报人力资源部及公司管理层审批。这种分级审批制度有助于确保审批的合理性和效率，同时也保证了公司管理层的知情权和监督权。

三、审批流程

员工提交请假条后，审批部门应在规定时间内完成审批。直接上级在收到请假条后，应在24小时内给出审批意见。如需更多时间进行考虑，可直接与员工沟通，了解具体情况后再做决定。部门领导在收到直接上级的转交或直接提交的请假条后，应在48小时内完成审批。审批通过后，员工应将审批后的请假条复印件留存个人档案，原件交由部门存档。如请假事由发生变化，员工应及时更新请假条并重新提交审批。审批不通过的情况，部门领导应书面说明理由，并告知员工可申诉的途径和流程。

四、特殊情况处理

在实际操作中，可能会遇到一些特殊情况需要特别处理。例如，紧急情况需立即请假，员工应先通过电话或短信向直接上级报告，并在事后尽快补交请假条。紧急情况包括突发疾病、家庭重大变故等，需提供相关证明材料以便审批部门审核。员工在填写紧急情况的请假条时，应简要说明情况，并注明事后的补充说明和证明材料。又如，如请假期间需要临时处理工作，员工应提前与直接上级协商，并在请假条上注明工作安排和交接情况。特殊情况下的请假条填写应更加详细，以确保审批部门能够全面了解情况并做出合理的审批决定。

五、审批结果的沟通

审批结果应及时告知员工，确保员工了解请假是否被批准以及后续的安排。审批通过后，员工应按照请假时间离岗，并确保工作交接到位。审批不通过的情况，部门领导应书面说明理由，并告知员工可申诉的途径和流程。员工在收到审批结果后，如有疑问应及时与直接上级或部门领导沟通，了解具体情况并做出相应的调整。审批结果的沟通有助于减少误解和纠纷，确保请假工作的顺利进行。

六、请假期间的沟通

员工在请假期间应保持与直接上级和同事的沟通，及时了解工作进展和部门安排。如需临时处理工作，应提前与直接上级协商，确保工作不受影响。请假结束后，员工应及时返回工作岗位，并汇报请假期间的工作交接情况。员工在请假期间应尽量避免影响正常工作，如确需处理工作，应确保工作质量和效率，并与同事保持良好的沟通。请假期间的沟通有助于确保工作的连续性和稳定性，同时也有助于员工与团队保持良好的合作关系。

四、请假条的管理与存档

一、请假条的管理职责

请假条作为公司行政管理的重要文件，其管理涉及多个环节和部门。请假条的管理旨在确保文件的完整性、准确性和安全性，为员工请假提供有效依据，同时也为公司的人力资源管理提供数据支持。公司应明确请假条的管理职责，确保每一环节都有专人负责，避免出现管理漏洞。部门领导是本部门请假条管理的第一责任人，负责监督本部门员工请假条的填写和提交是否符合制度要求。人力资源部负责公司层面请假条的管理工作，包括制定相关管理制度、监督各部门执行情况、定期检查和指导等。员工个人也有责任妥善保管好自己的请假条，确保在需要时能够提供完整有效的证明材料。

二、请假条的管理流程

请假条的管理流程包括填写、提交、审批、归档等环节。员工在填写请假条时，应严格按照本制度的要求进行，确保信息完整、准确、格式规范。填写完毕后，应按照规定流程提交给直接上级进行审批。直接上级在收到请假条后，应在规定时间内完成审批，并将审批结果告知员工。审批通过的请假条，员工应将原件或复印件交由部门存档，电子版请假条则应按照人力资源部的要求进行上传或备份。部门在收到请假条后，应进行初步审核，确保文件完整无误，并按照规定进行分类和编号。人力资源部定期对各部门的请假条管理情况进行检查，发现问题及时纠正，并向上级领导汇报。请假条的管理流程应清晰、规范，确保每一环节都有专人负责，避免出现遗漏或错误。

三、请假条的管理要求

请假条的管理应遵循以下要求：首先，应确保请假条的完整性和准确性，不得缺失或篡改。员工在填写请假条时应认真对待，确保信息真实、准确。直接上级在审批时应仔细阅读，确保审批意见合理。部门在存档时应确保文件完整，避免损坏或遗失。其次，应确保请假条的安全性，防止泄露或被他人冒用。请假条应存放在安全的地方，避免被未授权人员接触。电子版请假条应设置访问权限，确保只有授权人员才能查看。最后，应确保请假条的及时性，避免因管理不当导致员工请假申请延误或无法及时处理。部门应定期检查请假条的处理进度，确保每一份请假条都能得到及时处理。

四、请假条的存档要求

请假条的存档是请假条管理的重要环节，旨在为员工请假提供有效证明，同时也为公司的人力资源管理提供数据支持。公司应制定明确的请假条存档制度，确保每一份请假条都能得到妥善保管。存档期限应按照国家相关法律法规和公司实际情况确定，一般应保存员工离职后三年。存档过程中应确保请假条的完整性和保密性，防止丢失或泄露。特殊情况下，存档资料需由专人保管，并采取相应的安全措施。例如，重要或敏感的请假条可以采用加密存储或物理隔离的方式，确保信息安全。存档人员应定期检查存档资料，确保文件完整无损，并及时补充缺失的资料。员工在需要查阅自己的请假条时，应向部门或人力资源部提出申请，并按规定程序办理查阅手续。

五、请假条的电子化管理

随着信息技术的发展，越来越多的公司开始采用电子化管理方式，请假条也不例外。电子化管理可以提高管理效率，减少纸质文件的使用，同时也有助于提高管理水平的规范化。公司可以开发或引进电子请假系统，员工可以通过该系统填写、提交和查询请假申请。电子系统可以自动记录请假信息，并按照规定流程进行审批。审批完成后，系统可以自动生成电子版的请假条，并按照规定进行存档。电子化管理还可以实现请假信息的共享和统计，方便人力资源部进行数据分析和决策。采用电子化管理方式，可以大大提高管理效率，减少人为错误，同时也有助于公司信息化建设。但同时也需要注意，电子化管理需要确保系统的安全性和稳定性，防止数据丢失或泄露。

六、请假条管理的监督与改进

请假条的管理是一个持续的过程，需要不断地监督和改进。公司应定期对请假条的管理情况进行检查，发现问题及时纠正。检查内容包括请假条的填写规范性、提交及时性、审批合理性、存档完整性等。检查可以通过随机抽查或全面检查的方式进行，检查结果应记录在案，并作为改进管理工作的依据。公司还应鼓励员工对请假条的管理工作提出意见和建议，并及时采纳合理的建议。通过不断地监督和改进，可以不断提高请假条的管理水平，确保请假工作的规范化和有序化。同时也有助于提高员工满意度，营造良好的工作氛围。

五、特殊情况处理

一、紧急情况处理

在日常工作中，员工可能会遇到一些紧急情况，需要立即请假而未能提前准备请假条。例如，员工突感身体不适，需要立即就医；或者家中发生紧急事件，需要立即处理。这类情况需要特殊的处理流程，以确保员工能够及时获得必要的帮助，同时不影响正常的工作秩序。公司应制定紧急情况请假的处理规定，明确紧急情况的定义、处理流程以及所需提供的证明材料。

紧急情况处理的流程应简明快捷，以便员工能够尽快获得批准。员工在遇到紧急情况时，应首先通过电话或短信向直接上级报告，简要说明情况并请求准假。直接上级在接到报告后，应尽快判断情况的紧急程度，并决定是否暂时批准请假。对于确实紧急的情况，直接上级可以先行批准，但要求员工在事后尽快补交请假条，并提供相关证明材料。证明材料可以是医院的诊断证明、公安部门的出警记录等，具体要求应根据紧急情况的性质而定。

员工在紧急情况处理完毕后，应尽快返回工作岗位，并向直接上级汇报情况。如果紧急情况导致员工无法按时返回工作岗位，应提前与直接上级沟通，并说明预计的返回时间。直接上级应根据情况决定是否需要调整工作安排，以确保工作的连续性和稳定性。紧急情况处理的关键在于快速反应和有效沟通，以确保员工能够及时获得帮助，同时不影响正常的工作秩序。

二、长期请假处理

长期请假是指员工需要请假的时间超过规定期限的情况，例如病假超过一个月、年假超过一周等。长期请假需要更严格的审批流程和更多的证明材料，以确保公司能够及时了解情况并做出相应的安排。公司应制定长期请假的处理规定，明确长期请假的定义、审批流程、所需提供的证明材料以及相应的处理措施。

长期请假的审批流程应更加严格，以确保公司能够及时了解情况并做出相应的安排。员工在提出长期请假申请时，应首先填写请假条，并按照规定流程提交给直接上级。直接上级在收到请假条后，应进行初步审核，并将审核意见转交给部门领导。部门领导在接到申请后，应进行更详细的审核，并决定是否批准长期请假。对于确实需要长期请假的情况，部门领导应要求员工提供相关证明材料，例如医院的诊断证明、病历等。

长期请假所需提供的证明材料应根据请假的性质而定。例如，病假需要提供医院的诊断证明、病历等；年假需要提供个人的休假计划等。证明材料应真实、有效，并能够证明员工需要长期请假的原因。员工在提供证明材料时，应确保材料的完整性和准确性，以免影响请假申请的审批。

长期请假的处理措施应根据请假的性质而定。例如，病假期间，公司可以按照规定支付病假工资；年假期间，公司可以安排员工调休或支付休假工资。员工在长期请假期间，应保持与直接上级和同事的沟通，及时了解工作进展和部门安排。如果需要临时处理工作，应提前与直接上级协商，并确保工作交接到位。长期请假的关键在于及时沟通和有效安排，以确保员工能够顺利请假，同时不影响正常的工作秩序。

三、特殊情况请假处理

除了紧急情况和长期请假，员工还可能遇到其他特殊情况，需要请假处理。例如，员工需要参加重要的培训或考试、需要照顾家人等。这些情况需要公司制定特殊情况的请假处理规定，明确特殊情况的定义、审批流程、所需提供的证明材料以及相应的处理措施。

特殊情况的请假处理流程应更加灵活，以确保员工能够及时获得批准。员工在提出特殊情况请假申请时，应首先填写请假条，并按照规定流程提交给直接上级。直接上级在收到请假条后，应进行初步审核，并将审核意见转交给部门领导。部门领导在接到申请后，应进行更详细的审核，并决定是否批准特殊情况请假。对于确实需要特殊情况请假的情况，部门领导应要求员工提供相关证明材料，例如培训或考试的报名证明、家人的病情证明等。

特殊情况请假所需提供的证明材料应根据请假的性质而定。例如，参加培训或考试需要提供培训或考试的报名证明；照顾家人需要提供家人的病情证明等。证明材料应真实、有效，并能够证明员工需要特殊情况请假的原因。员工在提供证明材料时，应确保材料的完整性和准确性，以免影响请假申请的审批。

特殊情况请假的处理措施应根据请假的性质而定。例如，参加培训或考试期间，公司可以安排员工调休或支付休假工资；照顾家人期间，公司可以按照规定支付休假工资。员工在特殊情况请假期间，应保持与直接上级和同事的沟通，及时了解工作进展和部门安排。如果需要临时处理工作，应提前与直接上级协商，并确保工作交接到位。特殊情况请假的关键在于及时沟通和有效安排，以确保员工能够顺利请假，同时不影响正常的工作秩序。

四、请假期间的沟通与协调

员工在请假期间，应保持与直接上级和同事的沟通，及时了解工作进展和部门安排。这是确保请假工作顺利进行的重要环节。员工在请假前，应提前与直接上级沟通，说明请假原因和请假时间，并商讨工作交接事宜。直接上级应指导员工做好工作交接，确保工作的连续性和稳定性。

员工在请假期间，应定期与直接上级和同事沟通，了解工作进展和部门安排。如果需要临时处理工作，应提前与直接上级协商，并确保工作交接到位。直接上级和同事应积极配合员工的工作交接，确保工作的顺利进行。请假期间的沟通与协调，有助于减少误解和纠纷，确保请假工作的顺利进行。

五、特殊情况下的沟通与协调

在特殊情况下，员工在请假期间需要更多的沟通与协调。例如，紧急情况下的请假，员工可能需要立即处理工作或协调其他事宜。这种情况下，员工应第一时间与直接上级和同事沟通，说明情况并寻求帮助。直接上级和同事应积极配合员工的工作，确保工作的顺利进行。

特殊情况下的沟通与协调，需要更加及时和有效。员工在请假期间，应保持与直接上级和同事的沟通，及时了解工作进展和部门安排。如果需要临时处理工作，应提前与直接上级协商，并确保工作交接到位。直接上级和同事应积极配合员工的工作交接，确保工作的顺利进行。特殊情况下的沟通与协调，有助于减少误解和纠纷，确保请假工作的顺利进行。

六、特殊情况处理的监督与改进

特殊情况处理是一个持续的过程，需要不断地监督和改进。公司应定期对特殊情况处理的情况进行检查，发现问题及时纠正。检查内容包括特殊情况的处理流程、所需提供的证明材料以及相应的处理措施。检查可以通过随机抽查或全面检查的方式进行，检查结果应记录在案，并作为改进管理工作的重要依据。

公司还应鼓励员工对特殊情况处理工作提出意见和建议，并及时采纳合理的建议。通过不断地监督和改进，可以不断提高特殊情况处理的工作水平，确保请假工作的规范化和有序化。同时也有助于提高员工满意度，营造良好的工作氛围。特殊情况处理的监督与改进，是确保请假工作顺利进行的重要环节。

六、违规处理

一、未按规定填写请假条

员工在申请请假时，必须严格按照《请假需写请假条制度》的规定填写请假条。如果员工未能按照要求填写，例如缺少必要信息、字迹潦草难以辨认、请假事由过于模糊不清、未使用公司统一制作的表格等，审批部门有权要求员工补充完整或重新填写。对于多次出现填写不规范行为，且未在规定时间内更正的员工，审批部门可视为该员工未认真对待请假事宜，可能会对其请假申请予以从严处理，甚至拒绝批准。这种处理旨在强调规范填写的重要性，确保请假信息的准确性和有效性，避免因信息不全或模糊导致后续管理混乱或工作安排冲突。

二、虚假请假

虚假请假是指员工伪造请假理由、提供虚假证明材料或隐瞒真实情况以获取批准的行为。此类行为严重违反了公司的规章制度