学士服管理制度

学士服管理制度一、学士服管理制度

一、总则

学士服管理制度旨在规范学士服的制作、使用、管理及维护，确保学士服的庄严性、统一性和规范性。本制度适用于所有参与学位授予仪式及相关活动的师生，包括但不限于本科生、研究生、教师、学位授予单位及相关部门。学士服作为学位授予仪式的重要组成部分，其规范使用体现了学校的文化传统和学术尊严。所有相关人员应严格遵守本制度，共同维护学位授予仪式的庄严氛围。

二、学士服的种类及规格

1.学士服的种类

学士服主要包括学位袍、垂布、帽穗、腰带、鞋子等组成部分。学位袍根据学位等级分为博士袍、硕士袍和学士袍，垂布颜色根据学科门类区分，帽穗颜色根据学位等级区分，腰带和鞋子则应与学位袍整体风格协调。

2.学士服的规格

学士服的规格应符合国家相关标准及学校规定。学位袍的长度、袖口、领型等应保持一致，垂布的佩戴位置应准确无误，帽穗的长度和佩戴方式应符合规定。腰带应与学位袍风格相匹配，鞋子应保持整洁，不得有破损或污渍。

三、学士服的制作与采购

1.学士服的制作

学士服应由学校指定或认可的供应商进行制作，确保制作质量符合国家相关标准及学校规定。制作过程中应严格把控面料、缝制工艺等环节，确保学士服的耐用性和美观性。

2.学士服的采购

学校应定期对学士服进行采购，采购过程应遵循公开、公平、公正的原则。采购时应对供应商进行综合评估，包括产品质量、价格、售后服务等。采购完成后，应进行质量检验，确保所采购的学士服符合要求。

四、学士服的使用规范

1.学士服的穿着

参与学位授予仪式的师生应按照规定穿着学士服，不得随意更改或替换。学位袍应整齐穿着，垂布应正确佩戴，帽穗应按规定佩戴，腰带应系紧，鞋子应保持整洁。

2.学士服的使用场合

学士服仅用于学位授予仪式及相关活动，不得用于其他场合。学校应加强对学士服使用场合的管理，防止学士服被滥用或误用。

五、学士服的管理与维护

1.学士服的保管

学校应设立专门的学士服保管室，对学士服进行妥善保管。保管过程中应保持环境干燥、通风，防止学士服受潮或发霉。同时应建立学士服档案，记录每套学士服的采购时间、使用情况等信息。

2.学士服的维护

学校应定期对学士服进行维护，包括清洗、修补等。清洗时应选择专业的清洗机构，确保清洗过程安全、环保。修补时应选择专业的修补师傅，确保修补质量。维护过程中应做好记录，确保每套学士服的维护情况可追溯。

六、违规处理

1.违规行为的界定

任何违反本制度的行为均视为违规行为，包括但不限于擅自更改学士服、将学士服用于非规定场合、损坏学士服等。

2.违规处理措施

对于违规行为，学校应视情节严重程度采取相应措施。轻微违规行为应予以警告，并责令改正；严重违规行为应予以纪律处分，包括但不限于通报批评、暂停参与学位授予仪式等。同时，学校应加强对师生的教育宣传，提高师生对学士服规范使用的认识，预防违规行为的发生。

二、学士服的申请与发放

一、申请流程

学士服的申请应遵循便捷、高效的原则，确保符合条件的师生能够及时获得所需学士服。申请流程分为个人申请、部门审核、学校审批三个主要阶段。

1.个人申请

参与学位授予仪式的师生应在规定时间内填写学士服申请表，提交相关个人信息及学位信息。申请表应包含姓名、性别、出生年月、学号、学位等级、学科门类等基本信息。个人申请可以通过线上平台或线下办公室进行，学校应提供清晰的申请指南，确保师生能够顺利完成申请。

2.部门审核

部门审核阶段由参与学位授予仪式的师生的所属部门负责。部门应仔细核对申请表中的信息，确保信息的准确性和完整性。审核过程中，部门应关注申请者的资格是否符合要求，例如是否已完成所有学位授予程序等。部门审核通过后，应签署审核意见，并加盖部门公章，然后将申请表提交至学校学位评定委员会办公室。

3.学校审批

学校学位评定委员会办公室负责最终的审批工作。办公室应认真审核所有提交的申请表，确保每项信息都符合规定。审批过程中，办公室应关注申请者的资格是否符合要求，例如是否已完成所有学位授予程序等。审批通过后，办公室应签署审批意见，并加盖学校公章，然后将申请表返还给相关部门，以便进行后续的发放工作。

二、发放标准

学士服的发放应遵循公平、公正的原则，确保每位符合条件的师生都能获得相应的学士服。发放标准主要包括以下几个方面：

1.学位等级

学士服的发放应严格按照学位等级进行，博士袍、硕士袍和学士袍分别对应博士、硕士和学士学位。学校应明确各学位等级的学士服规格，确保发放的学士服符合要求。

2.学科门类

学士服的垂布颜色根据学科门类区分，学校应制定详细的学科门类与垂布颜色对应表，确保发放的学士服符合学科门类的要求。例如，哲学门类对应红色垂布，经济学门类对应粉色垂布等。

3.度假安排

对于因故无法参加学位授予仪式的师生，学校应提供假期安排，允许其在规定时间内领取学士服。假期安排应明确假期起止时间，以及假期期间领取学士服的具体流程和注意事项。

三、发放方式

学士服的发放方式应便捷、高效，确保师生能够及时领取所需学士服。学校应提供多种发放方式，满足不同师生的需求。

1.现场发放

现场发放是指师生在规定时间内到指定地点领取学士服。学校应提前公布现场发放的时间和地点，并安排专人负责发放工作。现场发放过程中，应做好排队引导和秩序维护，确保发放工作有序进行。

2.邮寄发放

邮寄发放是指学校将学士服邮寄至师生的住址。学校应提前收集师生的邮寄地址和联系方式，并安排专人负责邮寄工作。邮寄过程中，应确保学士服的安全和完好，并做好邮寄跟踪和信息反馈。

3.代领

代领是指师生委托他人领取学士服。学校应提前公布代领的具体流程和注意事项，并要求代领人提供有效的身份证明和授权委托书。代领过程中，应做好身份验证和登记工作，确保学士服发放到正确的领取人手中。

四、发放管理

学士服的发放管理应严格、规范，确保发放过程的透明和公正。学校应建立完善的发放管理制度，明确发放流程、责任人和监督机制。

1.发放流程

学校应制定详细的学士服发放流程，包括申请、审核、审批、制作、发放、回收等环节。每个环节都应明确责任人和操作规范，确保发放过程的规范性和透明性。

2.责任人

学校应明确学士服发放工作的责任人，包括申请受理人、审核责任人、审批责任人、制作责任人、发放责任人和回收责任人。每个责任人都应认真履行职责，确保发放工作的顺利进行。

3.监督机制

学校应建立学士服发放的监督机制，包括内部监督和外部监督。内部监督由学校学位评定委员会办公室负责，外部监督由学校纪检监察部门负责。监督机制应确保发放过程的公平、公正和透明，防止任何违规行为的发生。

五、发放记录

学士服的发放记录应完整、准确，确保每套学士服的发放情况可追溯。学校应建立学士服发放记录系统，记录每套学士服的申请信息、审核信息、审批信息、制作信息、发放信息、回收信息等。发放记录系统应具备查询、统计和分析功能，方便学校对学士服的发放情况进行管理和监督。

1.记录内容

学士服发放记录应包括以下内容：申请日期、审核日期、审批日期、制作日期、发放日期、发放地点、领取人、代领人、身份证明、授权委托书、回收日期等。记录内容应详细、准确，确保每项信息都符合实际情况。

2.记录管理

学校应指定专人负责学士服发放记录的管理，确保记录的完整性和准确性。记录管理人员应定期对记录进行审核和更新，确保记录的及时性和有效性。

3.记录使用

学士服发放记录可用于多种用途，包括但不限于发放统计、发放分析、发放监督等。学校应充分利用发放记录，提高学士服发放工作的管理水平和效率。

六、发放监督

学士服的发放监督应严格、公正，确保发放过程的透明和公正。学校应建立完善的发放监督机制，明确监督责任人和监督流程。

1.监督责任人

学校应明确学士服发放的监督责任人，包括内部监督责任人和外部监督责任人。内部监督责任人由学校学位评定委员会办公室负责，外部监督责任人由学校纪检监察部门负责。监督责任人应认真履行职责，确保发放过程的公平、公正和透明。

2.监督流程

学校应制定详细的学士服发放监督流程，包括申请监督、审核监督、审批监督、制作监督、发放监督、回收监督等环节。每个环节都应明确监督责任人和操作规范，确保监督过程的规范性和透明性。

3.监督方式

学校应采用多种监督方式，包括但不限于现场监督、书面监督、网络监督等。现场监督由监督责任人到现场进行检查和监督，书面监督由监督责任人审查相关文件和记录，网络监督由监督责任人通过网络平台进行监督。多种监督方式的结合，确保了发放过程的全面监督和有效控制。

三、学士服的保管与维护

一、保管责任

学士服的保管是确保其完好无损、可供长期使用的重要环节。学校应明确学士服保管的主体责任部门，通常为教务处或图书馆等具备适当存储条件的部门。该部门需指定专人负责日常的保管工作，确保学士服存放环境符合要求，并建立严格的出入库管理制度。此外，参与学位授予仪式的各学院亦需承担起部分保管责任，特别是在学位季期间，需配合总保管部门做好学士服的临时调配与分发工作。所有相关责任人应通过培训，了解学士服的价值与规范，掌握正确的保管方法，并意识到自身在维护学校学术形象方面所承担的职责。

二、保管条件

学士服的保管环境对其材质和色泽有直接影响，必须满足干燥、通风、避光、防尘、防虫、防潮、防火等基本要求。理想情况下，应设立专用或半专用的保管室，室内温度和湿度应保持相对稳定，避免极端天气对服装造成损害。保管区域应远离阳光直射，以防面料褪色，同时应定期进行清洁，保持空气流通，减少灰尘和霉菌的滋生。对于垂布等易受潮的部件，更需特别注意，可考虑放置除湿剂或使用干燥剂。学校应定期检查保管环境，确保各项条件持续符合要求，为学士服提供一个安全、适宜的“休眠”场所。

三、入库管理

新制作的或闲置的学士服在入库前，需经过细致的检查与整理。保管人员应核对服装的数量、规格、颜色是否与清单一致，检查学位袍有无破损、污渍，垂布是否平整，帽穗、腰带等附件是否齐全且完好。检查无误后，需对学士服进行清洁处理，去除运输或前期制作过程中可能产生的灰尘。清洁完成后，应按照学位等级、学科门类或颜色等分类，整齐叠放或悬挂在专用的衣架、衣柜内。每套学士服均应有唯一的标识，如挂上带有编号的标签或存放于带有编号的专用位置，以便于后续的查找、出库和盘点。入库时应详细记录服装的编号、规格、颜色、入库时间等信息，建立完善的学士服档案。

四、出库管理

学士服的出库应严格遵循“先进先出”和“按需领取”的原则。在学位季或其他需要使用学士服的活动中，相关部门或个人需提前提交出库申请，说明所需服装的数量、规格、颜色及使用时间。保管人员应核对申请信息的准确性，并在学士服档案中查找对应的服装。出库时，需仔细核对实物与申请信息是否一致，检查服装状况是否良好。发放时应向领取人说明使用注意事项，并记录出库时间、领取人等信息。对于代领情况，需核对代领人的有效身份证明和授权委托书。出库后的服装应及时补充到保管区域，并调整档案记录。学校应定期对出库情况进行统计，掌握学士服的使用动态。

五、日常维护

学士服的日常维护旨在保持其整洁和完好，延长其使用寿命。保管人员应定期对存放的学士服进行检查，发现轻微污渍或褶皱，可进行局部清洁或熨烫处理。对于较脏或需要专业处理的服装，应送到指定的专业洗涤机构进行清洗。清洗前需做好保护措施，如用塑料袋包裹附件，防止丢失或损坏。清洗后应检查服装是否变形、褪色或损坏，确认无误后方可入库。在日常使用过程中，师生应注意爱护学士服，避免长时间折叠、摩擦或暴露在恶劣环境中。使用完毕后，应按照规定及时归还，并保持清洁。学校可定期对师生进行爱护学士服的宣传教育，培养良好的使用习惯。

六、损坏与报修

尽管有严格的保管和使用规定，学士服在长期使用或偶尔的意外情况下仍可能出现损坏。一旦发现学士服出现破损、污渍严重无法清洗、附件丢失等无法修复或修复价值不大的情况，应立即向保管部门报告。报修时需提供损坏情况的具体描述，并附上相关照片作为佐证。保管部门接到报修后，应进行核实，并记录损坏情况。对于可修复的损坏，应安排专业人员进行修补。修补过程中，应尽量保持原有风格和质感，确保修补后的效果接近原始状态。对于无法修复的损坏，应按照学校相关规定进行处理，如报废或更换。所有损坏和报修情况均应详细记录在学士服档案中，以便进行后续的统计和分析，为学士服的更新换代提供依据。

四、学士服的回收与处置

一、回收流程

学士服的回收是学士服管理制度中的重要环节，旨在在学位授予仪式结束后，妥善处理已发放的学士服，为后续的保管、维护或更新做准备。学校应制定清晰、规范的回收流程，确保回收工作有序、高效地进行。回收流程通常包括发布回收通知、师生归还、检查与登记、清点与入库四个主要步骤。

1.发布回收通知

学位授予仪式结束后，学校相关部门，通常是教务处或图书馆，应根据学士服的发放记录，向所有已领取学士服的师生发布回收通知。通知应明确回收的时间、地点、方式以及注意事项。回收时间应给予师生一定的灵活性，例如分批次回收或设置一个集中的回收期。回收地点应选择交通便利、空间足够的地方，如学校体育馆、报告厅或指定的学生活动中心。通知发布渠道应多元化，包括学校官网、官方微信公众号、各学院通知公告栏等，确保所有相关人员都能及时收到通知。注意事项方面，应强调归还学士服的完整性，提醒师生检查是否所有部件，包括学位袍、垂布、帽穗、腰带、鞋子等，都已齐全，并保持清洁。

2.师生归还

师生在收到回收通知后，应在规定时间内将学士服归还至指定地点。对于现场发放的学士服，师生可直接携带至回收点进行归还；对于邮寄发放的学士服，则需按照通知要求，将包装完好的学士服邮寄回学校指定地址。学校应安排专人负责回收点的引导和咨询工作，解答师生在归还过程中可能遇到的问题。回收过程中，应保持现场秩序，避免出现拥挤或混乱。对于因故无法按时归还的师生，应提前与相关部门沟通，申请延期归还，并说明具体原因。延期申请需经过审批，审批通过后方可延期。学校应考虑为提供便利的归还方式，例如设置多个回收点或提供预约回收服务。

3.检查与登记

师生将学士服归还至回收点后，保管人员应逐一进行检查。检查内容包括核对服装的完整性，即是否所有部件齐全，以及检查服装的清洁程度。对于有污渍、破损的服装，应告知归还人，并说明可能需要进行清洗或修补。若归还人同意进行清洗或修补，保管人员应记录相关信息，并安排后续处理。检查无误后，保管人员应在回收登记表上详细记录归还人的姓名、学号/工号、归还时间、服装编号、规格、颜色等信息，并请归还人在登记表上签字确认。对于代为归还的情况，需同时核对代领人的身份证明和授权委托书，并在登记表上注明。检查与登记工作是确保每套学士服都得到妥善处理的基础，必须认真、细致地执行。

4.清点与入库

所有归还的学士服经检查无误并完成登记后，保管人员应进行清点，确保归还的服装数量与登记信息一致。清点完成后，将学士服按照分类存放的要求，整齐叠放或悬挂在专用的衣架、衣柜内。同时，更新学士服档案中的记录，将“在库”状态更新为“待维护”或“待检查”，并注明归还日期。清点与入库工作完成后，学校应再次核对库存数量，确保账实相符。对于回收过程中发现的损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并根据学校相关规定进行处理。清点与入库工作的准确性，直接关系到后续保管和维护工作的效率。

二、维护与修复

学士服在使用过程中，由于多次穿着、存放不当或其他原因，可能会出现不同程度的污渍、褶皱、甚至破损。为了保持学士服的整洁和完好，延长其使用寿命，学校应建立完善的维护与修复机制。

1.清洁

学士服的清洁是维护工作最基本也是最重要的一环。日常的轻微污渍或褶皱，可由保管人员或专门的清洁人员进行整理。对于需要专业清洗的服装，应送到学校指定的或认可的洗涤机构进行清洗。选择洗涤机构时，应考虑其资质、经验、服务以及价格等因素。清洗前，应与洗涤机构明确沟通清洗要求，特别是关于洗涤方式、温度、洗涤剂的选择等，以避免对服装材质造成损害。清洗过程中，应要求洗涤机构对学位袍、垂布等部件进行适当的保护，例如使用专用袋装附件，防止丢失或变形。清洗完成后，应仔细检查服装是否变形、褪色、损坏，确认无误后方可接收。对于不宜水洗的部件，如某些材料的腰带或鞋子，应采用相应的清洁方法，如擦拭、消毒等。

2.修复

尽管采取了各种保护措施，学士服在偶尔的情况下仍可能发生破损。对于可修复的损坏，学校应安排专业人员进行修补。修补工作应在专用的修补场地进行，使用与原面料、颜色相近的补丁或线材进行修补，力求修补效果尽可能与原始状态一致。修补过程中，应注重细节，确保缝合牢固、平整，避免留下明显的修补痕迹。对于帽穗等小部件的缺失，应尝试寻找替代品进行更换，或采用相似的材料进行仿制。修复后的服装应进行质量检验，确保修补效果满意。修复工作不仅是对损坏服装的修复，更是对学校资源的节约和对学术精神的传承，体现了学校对细节的关注和对资源的珍惜。

三、更新与淘汰

学士服的使用寿命是有限的，随着时间的推移，以及服装风格、标准的更新，部分学士服可能不再符合要求，需要进行更新或淘汰。学校应建立学士服的更新与淘汰机制，定期对库存的学士服进行评估，决定哪些服装可以继续使用，哪些需要更新，哪些可以淘汰。

1.更新标准

学士服的更新标准主要基于两个因素：一是服装本身的状态，二是学校学位授予仪式的相关规定。首先，对于经过长期使用、多次清洗和修补、出现严重褪色、破损、变形，或因材质老化而失去原有风格的学士服，应予以更新。其次，如果学校学位授予仪式的流程、规定或所需服装的样式发生变更，例如新的学位袍样式、垂布颜色标准等，那么库存中不符合新标准的服装也应进行更新。更新工作应遵循经济、实用的原则，可以根据评估结果，选择部分更新或全部更新。

2.淘汰处理

对于无法修复、不再符合使用标准、或因新标准出台而不再需要的学士服，学校应将其淘汰。淘汰的学士服应进行妥善处理，避免随意丢弃造成资源浪费和环境污染。处理方式可以包括：一是将其捐赠给有需要的学校或机构，例如新成立的高校或相关学术组织；二是将其作为废旧纺织品进行回收，由专业的回收机构进行处理；三是对于部分仍有价值的部件，如垂布上的流苏、纽扣等，可进行拆解回收。在淘汰处理前，学校应进行登记，并按照相关环保规定进行操作，确保处理过程的合规性。淘汰工作是学士服管理循环的终点，也是新开始的前奏，体现了学校资源的可持续利用理念。

四、处置监督

学士服的回收、维护、修复、更新与淘汰等环节涉及学校资源的流动和处置，必须建立有效的监督机制，确保整个过程公开、透明、合规，防止资源浪费和不当行为的发生。

1.内部监督

学校应指定内部监督部门，通常为纪检监察部门或审计部门，对学士服管理全过程进行监督。内部监督部门应定期或不定期地对学士服的库存管理、维护修复过程、更新淘汰决策、资金使用等进行检查，发现问题及时纠正。内部监督应覆盖学士服管理的各个环节，包括保管部门的日常操作、清洗机构的合作情况、修复工作的质量等。内部监督部门应建立畅通的举报渠道，鼓励师生对学士服管理中的违规行为进行举报，并保护举报人的合法权益。

2.外部监督

除了内部监督，学校还应引入外部监督机制，增加管理的透明度。可以邀请上级主管部门、社会监督机构或相关领域的专家对学士服的管理工作进行定期或不定期的评估和监督。外部监督可以提供客观的评价和建议，帮助学校发现内部监督可能忽略的问题，进一步完善学士服管理制度。例如，可以邀请第三方机构对学士服的清洗、修复服务进行质量评估，或对更新淘汰的决策进行合理性审查。外部监督的引入，有助于提升学校管理的规范化水平，增强师生的信任度。

通过内部监督和外部监督相结合的方式，学校可以确保学士服的回收与处置工作始终处于有效的监管之下，保障学校资源的合理利用，维护学校学术活动的严肃性和规范性。

五、学士服的借用与租用管理

一、借用原则与范围

学士服的借用是指在不改变所有权的前提下，临时使用学校提供的学士服。学校应明确学士服借用的原则和适用范围，以确保制度的有效执行。借用原则主要包括公平、公正、合理和便捷。公平原则要求所有符合规定的师生都有平等借用学士服的机会；公正原则要求借用决策过程透明，避免偏袒；合理原则要求借用行为应基于实际需求，避免浪费和滥用；便捷原则要求借用流程简便，方便师生使用。适用范围方面，通常限定在以下几种情况：一是因故未能参加原定学位授予仪式，需补办仪式的师生；二是参加学校组织的其他具有纪念意义的活动，如毕业典礼、校庆活动等，需要穿着学士服的师生；三是承担教学、科研任务，需要在校外进行学术交流活动，需要穿着学士服以示尊重的师生。学校应制定详细的借用申请指南，明确告知哪些情况符合借用条件，以及需要准备哪些材料。

二、借用申请与审批

学士服的借用需要经过规范的申请和审批流程，以确保借用行为的合理性和可控性。申请流程通常包括提交申请、资格审核、理由说明、审批决定等环节。

1.提交申请

符合借用条件的师生应在活动或仪式前的一定时间内，向学校指定的部门提交借用申请。申请可以通过线上平台或线下表单进行，申请表应包含个人信息、活动/仪式信息、借用时长、所需服装规格、借用理由等详细内容。线上平台应提供清晰的操作指南，方便师生填写和提交申请。线下表单应放置在易于获取的位置，并附有填写说明。

2.资格审核

学校指定的部门，通常是教务处或图书馆，负责接收并审核借用申请。审核内容包括核对申请人的身份信息，确认其是否符合借用条件，以及活动/仪式的名称、时间、地点等信息的真实性。审核部门应仔细查阅申请表，对于信息不完整或不符合要求的申请，应要求申请人补充或修改。资格审核是确保借用行为合法合规的第一道关卡，必须严格把关。

3.理由说明

申请人在提交申请时，需要详细说明借用学士服的理由。理由说明应具体、真实，能够反映实际需求。例如，补办仪式的申请人应说明未能参加原仪式的原因，以及补办仪式的具体安排；参加校外学术交流活动的申请人应说明活动的性质、级别、时间以及需要穿着学士服的原因。学校应鼓励申请人提供相关证明材料，如活动通知、邀请函、仪式缺席证明等，以增强理由说明的可信度。理由说明的充分性，有助于审批部门更好地理解申请人的需求，做出合理的审批决定。

4.审批决定

审核部门在完成资格审核和理由说明的评估后，应做出是否批准的审批决定。审批决定应基于申请人的需求、活动/仪式的重要性、以及学校学士服资源的可用性等因素综合考虑。对于符合条件且理由充分的申请，应予以批准；对于不符合条件或理由不充分的申请，应予以拒绝，并说明拒绝的原因。审批决定应明确通知申请人，对于批准的申请，应告知借用流程、注意事项以及归还要求；对于拒绝的申请，应提供合理的解释，并告知如有异议可进行申诉的渠道。审批部门应确保审批过程的公正、透明，避免主观臆断或偏袒。

三、借用管理与使用规范

学士服借用获得批准后，学校应加强对借用过程的管理，确保借用期间的学士服得到妥善使用和维护，并遵守相关的使用规范。

1.借用期限

学校应根据活动/仪式的安排，确定学士服的借用期限。借用期限应合理，既要满足活动/仪式的需求，又要避免长时间占用资源。通常情况下，借用期限不应超过活动/仪式的持续时间，并应预留一定的归还缓冲时间。对于特殊情况，如借用期限较长，需要经过审批部门的特别批准。借用期限的确定，应充分考虑学校学士服资源的周转需求，以及其他师生的潜在借用需求。

2.领取与交接

借用期限确定后，申请人应在规定时间内到指定地点领取学士服。领取时，应核对服装的规格、颜色是否与申请一致，并检查服装的完好状况。领取人应在领取登记表上签字确认，并领取相应的借用凭证。学校应安排专人负责领取工作，确保领取过程的有序进行。对于代领情况，需同时核对代领人的身份证明和授权委托书。领取后，申请人应妥善保管学士服，避免在借用期间发生损坏或丢失。

3.使用规范

申请人在使用学士服期间，应严格遵守学校的相关规定和使用规范。使用规范主要包括：穿着场合、穿着时间、穿着要求等。穿着场合应仅限于申请时说明的活动/仪式，不得用于其他场合；穿着时间应在活动/仪式规定的开始和结束时间之间，不得提前或推迟；穿着要求应按照学校的规定进行，不得随意更改或修改服装。学校应向申请人详细说明使用规范，并提供必要的指导。使用规范旨在确保学士服在借用期间得到尊重和妥善对待，保持其应有的庄严性和美观性。

4.维护与保管

申请人应在借用期间负责学士服的日常维护和保管。应保持服装的清洁和完好，避免污渍、褶皱或损坏。如遇意外情况导致服装污损或轻微损坏，应及时向学校报告，并寻求帮助进行清洗或修补。学校应提供必要的支持，协助申请人解决维护问题。同时，申请人应确保学士服在非穿着期间得到安全保管，避免阳光直射、潮湿、虫蛀等不利因素。维护与保管的职责，有助于延长学士服的使用寿命，减少因借用期间的损坏而导致的资源浪费。

四、归还与检查

学士服借用期满或活动/仪式结束后，申请人应按照学校的规定及时归还学士服。归还流程包括提交归还申请、检查与确认、清洁与整理、入库等环节。

1.提交归还申请

申请人应在借用期满前的一定时间内，向学校指定的部门提交归还申请。申请可以通过线上平台或线下表单进行，归还申请应包含借用凭证编号、归还时间、归还方式等信息。线上平台应提供便捷的归还申请功能，方便申请人操作。线下表单应放置在易于获取的位置，并附有填写说明。

2.检查与确认

申请人将学士服归还至指定地点后，学校应安排专人进行检查与确认。检查内容包括核对服装的规格、颜色是否与借用凭证一致，以及检查服装的完好状况，特别是是否有污渍、损坏、附件缺失等问题。确认工作应仔细认真，确保归还的服装状态良好。检查与确认是确保借用期间学士服得到妥善使用的重要环节，有助于及时发现并处理问题。

3.清洁与整理

对于归还的学士服，学校应根据其状态决定是否需要进行清洁或整理。如果检查发现服装有轻微污渍或褶皱，可由学校安排人员进行整理或送至专业洗涤机构进行清洁。如果服装状态良好，则可直接进行整理。清洁与整理工作应确保服装恢复整洁，为后续的保管或再次借用做好准备。清洁整理是维护学士服状态的重要步骤，有助于保持其良好的外观。

4.入库

清洁整理完成后，将学士服按照分类存放的要求，整齐叠放或悬挂在专用的衣架、衣柜内，并更新学士服档案中的记录，将“借用”状态更新为“在库”，并注明归还日期。入库工作完成后，学校应再次核对库存数量，确保账实相符。对于归还过程中发现的严重损坏或丢失等情况，应及时查明原因，并根据学校相关规定进行处理。归还与检查工作的严谨性，直接关系到学士服资源的有效管理和可持续利用。

五、租用管理

除了借用，学士服的租用是另一种满足临时使用需求的方式。租用是指支付一定费用，临时获得学士服的使用权。学校可以考虑建立学士服租用机制，为有需求的师生提供更灵活的选择。租用管理应与借用管理相区分，制定独立的租用制度和流程。

1.租用对象与条件

学士服租用主要面向希望以较低成本、较短时间使用学士服的师生，特别是对于非本校人员参加本校活动或仪式的情况。租用对象应具备一定的条件，例如年满18周岁，具有合法的身份证明，能够遵守学校的租用规定等。学校应制定详细的租用申请指南，明确告知租用对象、申请条件、申请流程、租用费用等信息。

2.租用申请与审批

租用申请流程与借用申请流程类似，包括提交申请、资格审核、理由说明、审批决定等环节。但申请表应包含租用费用、租用期限、支付方式等额外信息。资格审核除身份信息外，还应关注申请人的支付能力，确认其能够按时支付租用费用。理由说明应侧重于租用的必要性和合理性，例如非本校人员参加本校活动，需要穿着学士服以示尊重。审批决定应综合考虑申请人的条件、租用需求、租用费用以及学校学士服资源的可用性等因素。审批部门应确保租用过程的公平、公正，避免滥用资源。

3.租用管理与使用规范

租用期间的管理与使用规范应与借用期间类似，但更加强调费用的支付和租用期限的遵守。租用费用应提前支付，并明确包含学士服的租赁费、清洗费、保险费等。租用期限应严格按照申请确定的时间执行，不得随意延长。使用规范应明确告知租用者不得将学士服转借他人，不得用于任何非法活动，并应妥善保管，避免损坏或丢失。学校应提供租用保险，以应对不可预见的损坏或丢失情况。租用管理的核心在于明确双方的权利和义务，确保租用行为的规范性和安全性。

4.归还与结算

租用期满或活动/仪式结束后，租用者应按照学校的规定及时归还学士服，并完成费用结算。归还流程包括提交归还申请、检查与确认、清洁与整理、入库、结算等环节。检查与确认环节应重点关注是否有损坏或丢失情况，并据此确定赔偿金额。清洁与整理工作同样重要，确保归还的服装状态良好。入库后，更新学士服档案记录。结算环节应核对租用费用，包括租赁费、清洗费、保险费等，并扣除任何赔偿费用。结算完成后，应向租用者提供结算凭证，并确认其已支付所有应付费用。归还与结算工作是租用管理的最后环节，也是维护学校权益的重要保障。

六、处置监督

学士服的借用与租用管理涉及学校资源的流转和费用的收取，必须建立有效的监督机制，确保整个过程公开、透明、合规，防止资源浪费、不当收费和违规行为的发生。

1.内部监督

学校应指定内部监督部门，对学士服的借用与租用全过程进行监督。内部监督部门应定期或不定期地对借用与租用申请的审核情况、租用费用的收取与使用情况、归还与结算的执行情况等进行检查，发现问题及时纠正。内部监督应覆盖借用与租用管理的各个环节，包括申请部门的操作、收费环节的规范性、归还过程的严谨性等。内部监督部门应建立畅通的举报渠道，鼓励师生对借用与租用管理中的违规行为进行举报，并保护举报人的合法权益。

2.外部监督

除了内部监督，学校还应引入外部监督机制，增加管理的透明度。可以邀请上级主管部门、社会监督机构或相关领域的专家对学士服的借用与租用管理工作进行定期或不定期的评估和监督。外部监督可以提供客观的评价和建议，帮助学校发现内部监督可能忽略的问题，进一步完善借用与租用管理制度。例如，可以邀请第三方机构对租用费用的合理性进行评估，或对借用与租用申请的审批过程进行审查。外部监督的引入，有助于提升学校管理的规范化水平，增强师生的信任度。

通过内部监督和外部监督相结合的方式，学校可以确保学士服的借用与租用工作始终处于有效的监管之下，保障学校资源的合理利用和费用的合规收取，维护学校学术活动的严肃性和规范性，同时也为有需求的师生提供便捷、高效的服务。

六、附则

一、解释权