公司会议室管理规章制度

公司会议室管理规章制度一、公司会议室管理规章制度

1.总则

公司会议室是公司员工进行会议、研讨、培训等活动的场所，为了确保会议室的正常使用，提高会议室的使用效率，维护会议室的整洁和设备完好，特制定本规章制度。本制度适用于公司所有员工，包括公司内部员工和外部访客。

2.会议室分类及用途

公司会议室分为普通会议室、小型会议室和大型会议室三种类型。普通会议室适用于部门内部的小型会议，小型会议室适用于跨部门的中型会议，大型会议室适用于公司级的重要会议和培训活动。不同类型的会议室有不同的使用规定，具体如下：

2.1普通会议室

普通会议室主要用于部门内部的小型会议、项目讨论、内部培训等。每个部门可以根据实际需求预约普通会议室，但需提前24小时通过公司内部预约系统进行预约。普通会议室的使用时间为上午9:00至下午6:00，如需延长使用时间，需提前与行政部沟通。

2.2小型会议室

小型会议室主要用于跨部门的中型会议、客户接待、项目评审等。小型会议室的使用需提前48小时通过公司内部预约系统进行预约，并需提交会议议程和参会人员名单。小型会议室的使用时间为上午9:00至下午8:00，如需延长使用时间，需提前与行政部沟通。

2.3大型会议室

大型会议室主要用于公司级的重要会议、培训活动、外部客户接待等。大型会议室的使用需提前72小时通过公司内部预约系统进行预约，并需提交会议议程、参会人员名单和设备需求清单。大型会议室的使用时间为上午9:00至下午9:00，如需延长使用时间，需提前与行政部沟通。

3.会议室预约流程

3.1预约方式

公司员工通过公司内部预约系统进行会议室预约。预约系统支持在线预约、电话预约和邮件预约三种方式。员工需提前填写会议主题、会议时间、参会人员、所需设备等信息，并提交预约申请。

3.2预约审核

行政部负责会议室预约的审核工作。行政部将在收到预约申请后24小时内进行审核，并反馈审核结果。如会议室已被预约，行政部将推荐其他可用的会议室或调整会议时间。

3.3预约取消

如需取消会议室预约，需提前24小时通过公司内部预约系统进行取消，并通知行政部。如未按时取消预约，将视为违约，并按公司相关规定进行处理。

4.会议室使用规范

4.1会议准备

会议室使用者需提前准备好会议所需资料，并确保会议室的整洁和设备的完好。会议开始前，需检查会议室的灯光、空调、投影仪等设备是否正常工作。

4.2会议纪律

会议室使用者需遵守会议纪律，保持会议室的安静和秩序。会议期间，不得大声喧哗、吸烟、饮食，不得随意移动或损坏会议室的设备。

4.3设备使用

会议室设备包括投影仪、音响、麦克风等，使用者需按照设备操作手册进行使用，不得随意拆卸或改装设备。如设备出现故障，需及时通知行政部进行维修。

5.会议室卫生管理

5.1会议结束后清理

会议结束后，使用者需负责清理会议室，包括整理桌椅、清理垃圾、关闭灯光和空调等。如发现会议室有污渍或损坏，需及时通知行政部进行清洁或维修。

5.2定期清洁

行政部负责会议室的定期清洁工作，包括每日清洁和每周深度清洁。清洁内容包括地面清洁、桌椅消毒、设备擦拭等。

6.违规处理

6.1违约处理

如员工未按时取消会议室预约，或未经批准擅自使用会议室，将视为违约。违约者将受到公司内部警告，并需承担会议室清洁或设备维修的费用。

6.2设备损坏处理

如员工在使用会议室过程中损坏设备，需承担设备的维修或更换费用。行政部将根据损坏程度进行评估，并要求违约者赔偿相应的费用。

6.3严重违规处理

如员工多次违约或严重损坏会议室设备，将受到公司内部处分，包括罚款、降职或解除劳动合同等。行政部将根据公司相关规定进行处理。

二、公司会议室使用管理细则

1.预约系统的操作与维护

1.1预约系统的使用方法

公司内部预约系统是员工申请使用会议室的主要途径，系统操作简单便捷，员工需根据系统提示完成预约流程。首先，员工需登录系统，选择会议室类型，然后填写会议主题、会议时间、参会人员等信息。系统将根据员工的预约请求和会议室的可用情况，自动进行匹配，并在24小时内反馈审核结果。员工收到审核通过的通知后，方可使用会议室。

1.2预约系统的维护

行政部负责预约系统的日常维护工作，包括系统更新、数据备份、故障排除等。如系统出现故障，行政部将及时进行修复，并通知员工相关信息。员工在使用过程中如发现系统问题，需及时向行政部反馈，以便行政部及时处理。

2.预约时间的管理

2.1预约时间的提前量

不同类型的会议室有不同的预约提前量要求。普通会议室的预约提前量为24小时，小型会议室的预约提前量为48小时，大型会议室的预约提前量为72小时。员工需根据会议的规模和重要性，提前进行预约，以确保会议室的可用性。

2.2预约时间的调整

如遇特殊情况，员工需调整会议时间，需提前通过预约系统进行修改，并通知行政部。行政部将根据会议室的可用情况，审核是否同意调整。如会议室已被其他员工预约，行政部将建议其他可用的会议室或调整会议时间。

3.参会人员的管理

3.1参会人员名单的提交

员工在预约会议室时，需提交参会人员名单，包括参会人员的姓名、部门、职位等信息。参会人员名单的提交有助于行政部了解会议室的使用情况，并进行合理的资源分配。

3.2参会人员的管理

会议期间，参会人员需遵守会议室的使用规范，保持会议室的整洁和秩序。如参会人员较多，需提前与行政部沟通，确保会议室的容量和设备满足需求。

4.设备使用的规范

4.1设备的预检

员工在使用会议室前，需提前预检会议室的设备，包括投影仪、音响、麦克风等，确保设备正常工作。如设备出现故障，需及时通知行政部进行维修。

4.2设备的操作

会议室设备的使用需按照设备操作手册进行操作，不得随意拆卸或改装设备。员工需在使用过程中注意设备的保养，避免设备损坏。

4.3设备的归还

会议结束后，员工需将设备恢复到原位，并确保设备关闭。如发现设备损坏，需及时通知行政部进行维修，并承担相应的维修费用。

5.会议室的卫生管理

5.1会议结束后的清理

会议结束后，员工需负责清理会议室，包括整理桌椅、清理垃圾、关闭灯光和空调等。如发现会议室有污渍或损坏，需及时通知行政部进行清洁或维修。

5.2垃圾的处理

会议室内的垃圾需及时清理，不得堆积。员工需将垃圾分类投放，并确保垃圾桶的清洁。行政部将定期对会议室进行清洁，并检查垃圾分类情况。

6.特殊情况的处理

6.1突发事件的应对

如遇突发事件，如设备故障、自然灾害等，行政部将启动应急预案，确保会议室的安全和使用。员工需积极配合行政部进行应急处理，并保护好会议室的设备和资料。

6.2外部访客的管理

外部访客使用会议室需提前与行政部沟通，并提交会议议程和参会人员名单。行政部将根据会议室的可用情况和访客的需求，安排会议室的使用。外部访客需遵守会议室的使用规范，并确保会议室的整洁和安全。

7.监督与考核

7.1行政部的监督

行政部负责会议室的日常监督工作，包括会议室的使用情况、设备状态、卫生情况等。行政部将定期对会议室进行检查，并记录检查结果。如发现违规行为，行政部将及时进行处理。

7.2员工的考核

公司将会议室的使用情况纳入员工绩效考核体系，员工需遵守会议室的使用规范，不得随意预约或使用会议室。如员工多次违规，将受到公司内部警告，并需承担会议室清洁或设备维修的费用。

8.附则

8.1制度的解释

本制度由行政部负责解释，如遇问题，员工可向行政部咨询。

8.2制度的修订

本制度将根据公司的实际情况进行修订，修订后的制度将另行通知。

三、公司会议室设备使用与维护规范

1.设备清单与功能说明

1.1设备清单

公司会议室配备有多种设备，以满足不同会议的需求。普通会议室通常配备基础设备，如投影仪、显示屏、音响系统、麦克风等。小型会议室在此基础上可能增加白板、视频会议系统等。大型会议室则可能配备更高级的设备，如高清投影仪、多声道音响、专业麦克风、同声传译设备、会议电话等。行政部负责维护并定期更新这些设备，确保其处于良好工作状态。

1.2功能说明

投影仪用于显示会议资料，支持多种信号输入，如HDMI、VGA等。显示屏用于辅助显示，通常与投影仪同步显示内容。音响系统包括主音箱和辅助音箱，用于播放会议音频。麦克风分为有线和无线两种，用于参会人员发言。白板用于书写和绘图，方便讨论和记录。视频会议系统用于远程会议，支持多方视频通话。会议电话用于会议调度和紧急联系。

2.设备使用前的准备

2.1预约确认

在使用会议室前，员工需通过预约系统确认会议室的预约状态，并了解会议室设备的配置。如需使用特殊设备，需提前与行政部沟通，确保设备可用。

2.2设备检查

员工在使用会议室前，需提前检查设备的完好性，包括投影仪的屏幕、音响的音量、麦克风的灵敏度等。如发现设备故障，需及时通知行政部进行维修，避免影响会议的顺利进行。

2.3操作培训

对于复杂设备，如视频会议系统、同声传译设备等，行政部将提供操作培训，确保员工能够正确使用。员工需认真参与培训，并按照操作手册进行操作。

3.设备的使用方法

3.1投影仪的使用

使用投影仪前，需打开投影仪电源，并选择合适的输入源。将会议资料连接到投影仪，调整投影仪的焦距和亮度，确保显示清晰。使用完毕后，需关闭投影仪电源，并整理好连接线。

3.2音响系统的使用

使用音响系统前，需打开音响电源，并调整音量至合适水平。使用麦克风时，需确保麦克风与音响系统连接正常，并调整麦克风的高度和方向，确保声音清晰。

3.3视频会议系统的使用

使用视频会议系统前，需打开系统电源，并登录会议账号。选择会议房间，并等待其他参会人员加入。会议期间，需确保网络连接稳定，并调整摄像头角度，确保画面清晰。

4.设备的日常维护

4.1日常检查

行政部负责设备的日常检查，包括清洁设备表面、检查连接线是否松动、检查设备是否正常工作等。如发现设备故障，需及时进行维修或更换。

4.2定期保养

行政部将定期对设备进行保养，包括清洁投影仪的镜头、校准音响系统的音量、更新视频会议系统的软件等。保养工作有助于延长设备的使用寿命，并确保设备的性能稳定。

4.3故障处理

如设备出现故障，员工需及时通知行政部进行维修。行政部将根据故障的严重程度，安排维修人员进行处理。维修过程中，员工需配合维修人员，提供必要的设备信息和技术支持。

5.设备的应急处理

5.1突发故障

如遇突发设备故障，如投影仪突然熄灭、音响系统无声等，员工需保持冷静，并立即通知行政部。行政部将根据故障情况，采取应急措施，如切换备用设备、调整会议地点等。

5.2紧急维修

对于紧急设备故障，行政部将启动应急预案，安排维修人员进行紧急维修。维修过程中，员工需配合维修人员，提供必要的设备信息和技术支持。

6.设备的更新与淘汰

6.1设备更新

随着科技的发展，会议室设备需要不断更新，以适应新的会议需求。行政部将根据公司的预算和设备的使用情况，制定设备更新计划，并定期进行设备更新。

6.2设备淘汰

对于老旧设备，如无法修复或性能无法满足会议需求，行政部将进行设备淘汰。淘汰设备时，需确保设备的安全处理，避免造成环境污染。

7.附则

7.1制度的解释

本制度由行政部负责解释，如遇问题，员工可向行政部咨询。

7.2制度的修订

本制度将根据公司的实际情况进行修订，修订后的制度将另行通知。

四、公司会议室使用行为规范与卫生管理

1.会议期间的纪律要求

1.1保持安静

会议室是公司员工进行工作交流和讨论的重要场所，保持会议室的安静是每位使用者的基本责任。会议期间，所有参会人员应自觉控制音量，避免大声喧哗、嬉笑打闹等噪音行为。如需讨论敏感或需要保密的内容，应使用室内话筒或保持更低的声音，以免影响他人。对于需要较长休息时间的会议，主持人应提前告知，并控制好会议的节奏，避免长时间沉默后突然爆发噪音造成干扰。

1.2遵守会议议程

每次会议都应有明确的议程，参会人员应提前了解议程内容，并做好相关准备。会议开始后，主持人应控制会议进程，确保会议按议程进行。参会人员应积极参与讨论，但不得随意打断他人发言，不得发表与会议主题无关的内容。如需提出不同意见或补充信息，应在适当的时候举手示意，经主持人允许后方可发言。对于跑题或离题的讨论，主持人应及时引导，将话题拉回正轨，确保会议高效进行。

1.3禁止无关活动

会议室仅用于工作相关的会议和活动，禁止在会议期间进行与会议无关的活动。例如，禁止在工作时间进行私人通话、处理私人事务、玩游戏、看视频等。参会人员应将手机调至静音或关闭状态，避免手机铃声干扰会议。如确有紧急事务需要处理，应提前向主持人说明，并到会议室外处理，避免影响会议的进行。

2.个人行为规范

2.1着装要求

进入会议室进行正式会议时，参会人员应着装得体，避免穿着过于随意或暴露的服装。着装应符合公司的着装规范，展现专业形象。对于非正式的内部讨论，也应保持整洁的形象，避免穿着睡衣、拖鞋等不合适的服装进入会议室。

2.2礼貌用语

在会议期间，所有参会人员应使用礼貌用语，互相尊重。禁止使用粗鲁、不礼貌的语言，禁止进行人身攻击或侮辱性言论。如遇意见分歧，应通过理性的讨论和沟通解决问题，避免情绪化争吵。会议是解决问题和推进工作的场所，应保持积极向上的氛围，避免负面情绪的传播。

2.3个人卫生

参会人员应保持良好的个人卫生，进入会议室前应确保自身清洁。会议期间，禁止吸烟、嚼口香糖、吃气味浓烈的食物等。如需饮水，应使用会议室提供的饮用水，避免饮用气味浓烈的饮料。会议结束后，参会人员应整理好个人物品，保持会议室的整洁。

3.会议室的卫生管理责任

3.1使用者责任

会议室的使用者有责任在会议结束后保持会议室的卫生。使用者在会议过程中应注意保持桌面和地面的整洁，不得在会议室内吸烟、饮食。如会议过程中产生垃圾，应及时将其投入会议室内的垃圾桶内，并确保垃圾桶盖子关闭。使用者在离开会议室前，应检查会议室的卫生状况，如有污渍、灰尘等，应进行简单的清理或通知行政部进行清洁。

3.2行政部责任

行政部负责会议室的日常卫生管理，包括每日清洁和每周深度清洁。行政部将制定清洁计划，并安排清洁人员进行清洁工作。清洁工作包括地面清洁、桌面擦拭、设备清洁、垃圾清理等。行政部还将定期检查会议室的卫生状况，对不符合卫生要求的会议室进行整改。

3.3垃圾处理

会议室内的垃圾桶应定期清理，避免垃圾堆积。行政部将根据垃圾桶的容量和垃圾的数量，安排清洁人员进行清理。清理过程中，应将垃圾分类投放，避免混合投放。对于有害垃圾，如废电池、废灯管等，行政部将按照环保要求进行特殊处理。

4.会议室的清洁标准

4.1地面清洁

地面清洁应做到无尘、无污渍、无垃圾。清洁人员应使用专业的清洁工具和清洁剂，确保地面干净整洁。对于顽固污渍，应使用适当的清洁剂进行清洁，避免使用刺激性强的清洁剂，以免损坏地面。

4.2桌面清洁

桌面清洁应做到无灰尘、无污渍、无垃圾。清洁人员应使用柔软的抹布擦拭桌面，避免使用粗糙的抹布，以免损坏桌面。对于电子设备，应使用专门的清洁剂进行清洁，避免损坏设备。

4.3设备清洁

设备清洁应做到无灰尘、无污渍、无指纹。清洁人员应使用专门的清洁剂和清洁工具，对投影仪、显示屏、音响系统等进行清洁。清洁过程中，应注意设备的操作规程，避免损坏设备。

5.特殊情况的卫生处理

5.1疫情防控

如遇疫情爆发，行政部将启动疫情防控应急预案，加强会议室的卫生管理。会议室将定期进行消毒，参会人员应佩戴口罩、手套等防护用品。会议结束后，行政部将对会议室进行彻底消毒，确保会议室的卫生安全。

5.2大型会议

对于大型会议，行政部将提前做好卫生准备，增加清洁人员，确保会议室的卫生状况。会议期间，行政部将安排专人负责卫生管理，及时清理垃圾，保持会议室的整洁。

6.附则

6.1制度的解释

本制度由行政部负责解释，如遇问题，员工可向行政部咨询。

6.2制度的修订

本制度将根据公司的实际情况进行修订，修订后的制度将另行通知。

五、公司会议室使用违规处理与责任追究

1.违规行为界定

1.1预约违规

会议室预约违规包括但不限于：未通过公司内部预约系统预约即擅自使用会议室；预约后未按时使用且未及时取消预约，导致资源浪费；预约时间与实际使用时间不符，超时使用未按规定申请或处理；预约会议室后，会议取消或延期未及时通知行政部，造成他人无法使用。以上行为均视为预约违规。

1.2使用不当

会议室使用不当包括：在禁止饮食的会议室进食；在会议室吸烟或使用明火；损坏会议室设备、家具或造成其他形式的破坏；将个人物品遗留在会议室，影响后续使用者；在会议期间进行与工作无关的活动，如长时间处理私人事务、玩游戏、播放与会议无关的视频等；大声喧哗、吵闹或进行其他干扰他人工作的行为；未经允许，将外部人员带入未预约的会议室。

1.3卫生管理违规

会议室卫生管理违规包括：会议结束后未清理桌面、带走个人遗留垃圾；未将垃圾分类投放到指定垃圾桶；故意或无意污染会议室地面、墙壁等；不配合行政部进行日常清洁或消毒工作；在会议室地面或家具上刻划、涂鸦。

2.违规处理流程

2.1违规发现与记录

会议室违规行为的发现途径包括：行政部日常巡查、其他员工举报、监控系统记录等。行政部在发现违规行为时，应详细记录违规时间、地点、事由、涉及人员等信息。对于情节轻微的违规，行政部可当场进行提醒和纠正；对于情节较重的违规，行政部应进行正式记录，并启动处理流程。

2.2调查核实

对于较重的违规行为，行政部应进行调查核实。调查方式包括：与当事人进行沟通了解情况；调取会议室使用记录、监控录像等作为证据。调查过程中，应确保程序的公正性，给予当事人解释的机会。调查结束后，行政部应形成调查报告，明确违规事实和处理建议。

2.3处理决定

行政部根据调查报告和公司相关规定，对违规行为进行处理决定。处理方式包括：口头警告、书面警告、通报批评、罚款、取消一定时期内的会议室使用资格，直至解除劳动合同。处理决定应书面通知当事人，并说明处理理由。当事人对处理决定有异议的，可在收到通知后一定期限内提出申诉，公司人力资源部将负责受理和复核申诉。

2.4处理执行

行政部负责处理决定的执行。口头警告和书面警告由行政部进行记录并存档；通报批评通过公司内部公告或会议进行；罚款金额根据违规情节和公司财务制度执行，由行政部开具罚款通知单，当事人应在规定时间内缴纳；取消会议室使用资格由行政部记录在案，并在预约系统中限制当事人的使用权限；解除劳动合同需按照公司劳动管理规定执行。

3.责任追究

3.1个人责任

违规行为的个人责任追究主要针对直接责任人。对于预约违规，直接责任人需承担恢复会议室原状、赔偿损失的责任；对于使用不当，直接责任人需承担设备维修费或更换费；对于卫生管理违规，直接责任人需承担清洁费用，并可能面临罚款。行政部将根据违规情节的严重程度，决定具体的责任追究方式。

3.2部门责任

对于多次发生同一部门违规行为的情况，行政部将追究该部门负责人的管理责任。部门负责人需承担加强部门内部管理、教育员工遵守会议室管理制度的责任。行政部将定期对各部门会议室使用情况进行评估，并将评估结果作为部门绩效考核的参考依据。对于管理不善的部门，行政部将进行通报批评，并要求其制定整改措施。

3.3连带责任

在某些情况下，违规行为可能涉及多人或多个部门，行政部将根据实际情况追究相关人员的连带责任。例如，会议结束后遗留垃圾，清洁人员发现时无法确定具体责任人，行政部将追究所有参会人员的连带责任，要求共同承担清洁费用。连带责任的追究旨在提高全体员工的责任意识，共同维护会议室的良好秩序。

4.违规申诉与处理

4.1申诉渠道

公司设立违规申诉渠道，当事人对行政部作出的处理决定有异议的，可在收到处理决定书后5个工作日内向公司人力资源部提出书面申诉。人力资源部将受理申诉，并安排专人进行复核。

4.2申诉处理

人力资源部在接到申诉后，将组织相关人员对申诉进行复核。复核内容包括：审查原处理决定的依据是否充分、程序是否合规、处理方式是否适当。复核过程中，人力资源部将听取当事人的陈述和申辩，并收集相关证据。复核结束后，人力资源部将形成复核报告，并作出最终处理决定。

4.3处理结果

人力资源部作出的复核决定为最终决定。如复核决定维持原处理决定，当事人不得再提出申诉；如复核决定变更或撤销原处理决定，人力资源部将书面通知当事人，并说明处理理由。对于因处理决定不当给当事人造成损失的，公司将根据实际情况进行补偿。

5.惩处上限与特殊情况

5.1惩处上限

公司会议室管理制度的惩处上限为解除劳动合同。对于情节特别轻微的违规，如偶尔遗忘带走个人物品，行政部可进行口头警告，不作书面记录。对于情节较轻的违规，如偶尔在会议室内饮食，行政部可进行书面警告，并处以小额罚款。对于情节较重的违规，如故意损坏会议室设备，行政部将处以较高罚款，并取消一定时期内的会议室使用资格。对于情节特别严重的违规，如多次故意破坏会议室秩序，行政部将解除与当事人的劳动合同。

5.2特殊情况

在处理违规行为时，行政部将考虑特殊情况。例如，对于因不可抗力导致违规行为发生的，如自然灾害造成设备损坏，行政部将免除相关责任人的责任。对于初犯且情节轻微的违规，行政部可从轻处理，以教育为主。对于屡教不改的违规行为，行政部将从严处理，以维护制度的严肃性。行政部在处理违规行为时，将坚持公平、公正、公开的原则，确保处理结果的合理性和合法性。

6.附则

6.1制度的解释

本制度由行政部负责解释，如遇问题，员工可向行政部咨询。

6.2制度的修订

本制度将根据公司的实际情况进行修订，修订后的制度将另行通知。

六、公司会议室管理制度的监督与持续改进

1.监督机制

1.1内部监督

公司会议室管理制度的执行情况需接受内部监督。行政部作为主要负责部门，需定期对会议室的使用情况、设备状态、卫生状况等进行检查，确保各项规定得到落实。检查结果应形成记录，并作为制度执行情况的参考。此外，行政部还应定期向公司管理层汇报会议室管理情况，包括制度执行情况、存在的问题及改进建议等，确保管理层对会议室管理工作保持知情。

1.2员工监督

公司鼓励员工积极参与会议室管理，对制度执行情况进行监督。员工如发现违规行为或制度执行中的问题，可通过公司内部举报渠道进行反映。行政部将认真对待员工的反映，并及时进行调查处理。对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励，以鼓励员工积极参与监督。同时，行政部还应定期收集员工对会议室管理工作的意见和建议，作为制度改进的参考。

1.3管理层监督

公司管理层对会