办公自动化设备管理规程

办公自动化设备管理规程一、总则办公自动化设备是保障日常工作高效运转的重要物质基础，其规范管理直接关系到办公效率、资源节约及信息安全。为进一步加强公司办公自动化设备（以下简称“办公设备”）的统一管理，明确各部门及人员的职责，确保设备得到合理配置、有效利用和妥善维护，延长设备使用寿命，降低运营成本，特制定本规程。本规程适用于公司内部所有办公设备的采购、验收、登记、领用、使用、维护、维修、报废及信息安全等管理工作。全体员工均须严格遵守本规程的各项规定。二、设备分类与范围本规程所指办公自动化设备主要包括但不限于以下类别：1.计算机类：台式计算机、便携式计算机（笔记本电脑）、平板电脑等。2.打印输出类：打印机（激光、喷墨、针式）、复印机、多功能一体机（打印、复印、扫描、传真）、速印机等。3.网络通讯类：路由器、交换机、电话机、传真机、网络存储设备等。4.影像采集类：扫描仪、高拍仪、数码照相机、数码摄像机等。5.其他辅助类：投影仪、碎纸机、不间断电源（UPS）、移动硬盘、U盘等。三、管理职责办公设备管理工作实行统一领导、归口管理、分级负责的原则。1.行政部（或指定设备管理部门）：作为办公设备的归口管理部门，负责制定和完善设备管理相关制度；统筹设备的采购计划审核、集中采购（或指导采购）、登记建档、调配、报废处置等工作；监督检查各部门设备使用、维护情况；组织设备管理相关的培训。2.财务部：负责办公设备采购的预算审核、资金安排、固定资产核算及报废的财务处理。3.IT技术支持部门（如设有）：负责计算机类设备、网络通讯类设备的技术支持，包括系统安装、软件配置、网络接入、日常故障诊断与维修、数据安全等；协助进行相关设备的选型。4.各使用部门：负责本部门办公设备的日常保管、正确使用和维护保养；提出本部门设备的采购申请、维修申请；配合设备管理部门进行设备盘点、清查等工作。5.设备使用人：是所使用设备的直接责任人，须严格按照操作规程使用设备，妥善保管，做好日常清洁和简单维护，发现故障或异常情况应及时上报。四、设备全生命周期管理（一）采购与验收1.需求申请：各部门因工作需要新增或更新办公设备时，应填写《办公设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途及必要性，经部门负责人审核后，按审批权限报请相关领导审批。2.采购实施：审批通过的采购申请，由设备管理部门统一汇总，根据公司采购管理规定组织采购。大额或关键设备的采购应进行市场调研、多方询价或招标，确保性价比最优。3.到货验收：设备到货后，由设备管理部门组织使用部门、IT技术支持部门（如涉及）共同进行开箱验收。核对设备型号、配置、数量、附件、说明书、保修卡等是否齐全、完好，必要时进行通电测试。验收合格后，共同在《办公设备验收单》上签字确认。（二）登记与入库1.验收合格的办公设备，由设备管理部门负责登记入账，建立《办公设备台账》，详细记录设备名称、型号、序列号、采购日期、供应商、采购价格、验收日期、使用部门、使用人等信息，并为每台设备赋予唯一的资产编号标签，粘贴于设备显著位置。2.对于符合固定资产标准的设备，设备管理部门应协同财务部办理固定资产登记手续。（三）领用与分发1.设备领用需填写《办公设备领用登记表》，经使用部门负责人签字后，由使用人签字领取。设备管理部门需更新台账信息，明确使用责任。2.新员工入职或岗位调整时，由设备管理部门统筹安排设备的领用或调配。（四）使用与维护保养1.规范使用：使用人应熟悉所使用设备的基本性能和操作规程，严禁违规操作。不得私自拆卸、改装、更换设备硬件或软件。严禁使用未经授权的外部存储介质。2.日常保养：*保持设备清洁，定期擦拭设备表面，避免灰尘、液体进入设备内部。*计算机、打印机等设备应放置在通风、干燥、无阳光直射的环境中。*下班或长时间不使用时，应关闭设备电源，节约用电，保障安全。*打印机、复印机等耗材用尽时，应及时通知设备管理部门更换，更换耗材应选用合格产品。3.耗材管理：设备管理部门负责常用耗材（如打印纸、墨盒、硒鼓等）的统一采购、库存管理和按需分发，控制耗材成本。（五）借用与调拨1.临时借用：因临时工作需要借用办公设备的，需填写《办公设备借用单》，经部门负责人和设备管理部门批准后办理借用手续，明确借用期限、归还要求及保管责任。到期应及时归还，如有损坏需按规定处理。2.内部调拨：因人员变动、部门调整或工作需要，设备需在公司内部跨部门调拨时，由设备管理部门填写《办公设备调拨单》，经调出、调入部门负责人及相关领导审批后，办理调拨手续，并更新台账信息。（六）维修与故障处理1.故障报告：设备发生故障时，使用人应立即停止使用，向本部门负责人报告，并由部门或使用人向设备管理部门提交《办公设备维修申请表》，说明故障现象。2.维修处理：*设备管理部门接到维修申请后，应及时安排处理。属于简单故障的，可指导使用人排除或安排内部人员维修。*需外部维修的，由设备管理部门联系原供应商或专业维修服务商进行维修。维修前应明确维修范围和费用预估。*维修完成后，由使用人验收，设备管理部门更新设备维修记录。3.费用承担：在保修期内的设备故障，由供应商按保修条款负责；因人为损坏或超出保修期的维修费用，根据责任认定情况，按公司规定处理。（七）报废与处置1.报废申请：符合以下条件之一的设备，可申请报废：*达到或超过规定使用年限，主要性能指标已无法满足工作需要，且维修成本过高或无维修价值的。*因意外损坏或事故，导致设备严重损坏无法修复的。*技术落后，已被淘汰，且无继续使用价值的。报废申请由使用部门提出，填写《办公设备报废申请表》，经设备管理部门、财务部审核，按审批权限报批。2.报废处置：*报废设备由设备管理部门统一回收，进行清点、登记。*对于报废设备中的涉密存储介质（如硬盘），必须进行彻底的数据清除或物理销毁，确保信息安全。*报废设备的处置（如变卖、回收、捐赠等）需遵循公司资产处置规定，由设备管理部门会同财务部共同处理，处置收益上交公司财务部。*处置完成后，及时更新台账，办理固定资产核销手续。五、安全与保密1.物理安全：加强设备的防盗、防火、防潮、防尘等措施。下班后，重要设备应放置在安全区域，笔记本电脑等便携设备应妥善保管，避免遗失。2.数据安全：使用计算机等设备时，应遵守公司数据安全和保密规定，定期备份重要数据。禁止在非工作用计算机上处理、存储涉密信息。禁止使用未经授权的软件或外部存储设备，防止病毒感染和数据泄露。3.网络安全：严格遵守公司网络安全管理规定，不随意更改网络设置，不连接不安全的网络。4.设备处置安全：报废或处置设备前，必须确保所有敏感信息已被彻底清除，严禁将含有涉密信息的存储介质随意丢弃或带出公司。六、监督与检查设备管理部门应定期（如每半年或一年）组织对公司所有办公设备进行清查盘点，核对台账与实物是否相符，检查设备使用状况和维护记录，对发现的问题及时提出整改意见并督促落实。检查结果应向公司领导汇报。七、附则1.本规程未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他相关管理制度执行。2.各部门可根据本规程，结合