某轮胎厂行政专员工作细则

某轮胎厂行政专员工作细则某轮胎厂行政专员工作细则

一、总则

1.制定目的

本制度旨在规范公司行政专员的工作职责和行为，提高工作效率，确保行政事务有序开展，为公司生产经营提供良好支持。行政专员是连接各部门的重要桥梁，其工作质量直接影响公司整体运营的顺畅度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体行政专员，包括但不限于日常办公管理、文件处理、会议协调、资产管理、后勤保障等职责。其他部门人员需配合行政专员完成相关工作。

3.基本概念说明

-行政专员：负责公司日常行政事务，协调各部门工作，保障办公环境及资源合理利用。

-办公物资：指公司日常使用的办公用品、设备、耗材等。

-会议管理：包括会议的筹备、通知、记录及后续跟进工作。

-档案管理：指公司各类文件、资料的整理、归档、保管及借阅。

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二、办公环境与纪律管理

1.办公区域卫生

行政专员需每日检查办公区域的整洁度，确保公共区域无垃圾堆积，个人工位保持整齐。每周组织一次大扫除，保持环境舒适。

2.考勤制度

行政专员需严格遵守公司考勤规定，准时上下班，不得无故迟到早退。如需请假，须提前一天提交申请，经主管批准后方可生效。

3.工作行为规范

工作时间不得从事与工作无关的活动，如玩手机、闲聊等。接听电话时需保持礼貌，及时记录重要事项。

4.保密要求

行政专员需保守公司秘密，不得泄露任何未公开的经营信息、客户资料等。

5.访客管理

对外来访客进行登记，并引导至指定接待区域，及时通知被访人员。

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三、文件与档案管理

1.文件收发管理

收到文件后需核对是否完整，及时分发给相关人员。重要文件需留副本存档。

2.档案分类归档

公司文件按部门、日期分类，每月整理一次，次年装订成册。档案需存放在指定位置，防潮防火。

3.档案借阅流程

部门需填写《档案借阅申请表》，经行政主管批准后，由行政专员办理借阅手续。借阅时间不得超过一周。

4.电子档案管理

重要文件需同时存入电子档案系统，定期备份，防止数据丢失。

5.档案销毁规定

过期文件需填写《档案销毁申请表》，经批准后统一销毁，不得私自处理。

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四、会议组织与协调

1.会议通知

组织会议前需提前三天发布通知，明确时间、地点、参会人员及议题。重要会议需发送邮件提醒。

2.会场布置

根据会议规模准备桌椅、投影仪、饮用水等物资，确保会议顺利进行。

3.会议记录

指定专人记录会议内容，会后整理成《会议纪要》，发送给参会人员。

4.会议决议跟进

对会议形成的决议，需明确责任人和完成时限，定期检查落实情况。

5.会议资料管理

会议结束后，相关资料需归档保存，电子版上传至共享文件夹。

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五、办公用品与资产管理

1.办公用品领用

部门需每月统计办公用品需求，填写《办公用品申请表》，行政专员审核后采购。领用需登记，超过一定金额需经主管签字。

2.固定资产管理

公司固定资产需登记造册，行政专员定期核对，确保账实相符。报废资产需填写《资产报废申请表》，经批准后处理。

3.设备维护

定期检查办公设备（如打印机、电脑）运行情况，发现故障及时报修。

4.低值易耗品管理

低值易耗品（如纸笔、文件夹）需按需发放，避免浪费。

5.闲置物资处置

闲置物资需评估价值，可内部调剂或对外出售，所得款项上缴公司。

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六、后勤保障与接待工作

1.员工餐饮服务

负责协调食堂供应商，收集员工意见，确保饮食卫生、价格合理。

2.办公环境维护

定期检查空调、饮水机等设备，确保正常运行。

3.接待工作

对外宾或重要客户，需提前准备接待方案，安排会议室、餐饮等。

4.员工福利发放

按公司规定发放节日礼品、高温补贴等，确保及时准确。

5.应急处理

遇突发事件（如停电、火灾），需第一时间上报并协助处理。

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七、监督检查与奖惩办法

1.监督检查职责

行政主管每月抽查行政专员工作完成情况，重点检查文件管理、会议组织等。

2.检查内容

包括工作记录是否完整、物资领用是否规范、档案是否齐全等。

3.奖惩标准

-奖励：工作表现突出者，给予口头表扬或奖金。

-处罚：未按时完成工作、违反制度规定，视情节轻重扣工资或通报批评。

-特殊情况：因不可抗力导致工作失误，经核实可免于