档案目标考核制度

PAGE档案目标考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案目标考核制度。通过明确档案管理工作的目标和要求，规范档案管理流程，激励各部门积极做好档案工作，为公司的各项业务活动提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核与评价。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，明确档案管理部门的职责和权限，避免档案分散、混乱的现象。3.真实完整原则：各部门应确保所形成档案的真实性、完整性，如实反映公司各项业务活动的实际情况。4.便于利用原则：档案管理应注重优化整理，提高检索效率，方便公司内部各部门及外部相关单位查阅利用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导、监督各部门的档案管理工作。2.集中管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的安全存放和妥善保管。3.对档案进行分类、整理、编目、数字化处理等工作，建立健全档案检索体系，提高档案查询利用的便捷性。4.定期对档案进行鉴定，按照规定的程序和标准，对已到保管期限的档案进行销毁处理。5.组织开展档案培训工作，提高公司员工的档案意识和档案管理技能。6.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，并确保档案工作的连续性。2.在业务活动过程中，及时形成各类档案资料，按照档案管理部门的要求进行分类整理，确保档案的质量。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。4.积极利用档案为部门的业务工作服务，提高工作效率和决策科学性。（三）员工职责1.严格遵守公司档案管理制度，在工作中自觉形成和积累档案资料，并及时移交本部门档案管理人员。2.妥善保管个人工作中涉及的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。3.积极配合档案管理部门和本部门的档案管理工作，按照要求提供相关档案信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，包括但不限于合同协议、会议纪要、工作计划、工作总结、财务报表、技术文件、人事档案等。2.公司收到的外部文件、函件、证书等，与公司业务相关且需要长期保存的。3.公司员工在工作中形成的重要工作记录、研究成果、业务报告等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照分类方案进行整理，同一类别的档案应集中存放。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制卷内目录和案卷目录。2.业务档案根据不同业务类型，制定相应的分类标准进行整理，如合同档案按照合同类别、签订时间等进行分类。3.财务档案按照会计档案管理办法的规定，进行分类整理，包括会计凭证、账簿、报表等。4.人事档案按照人事档案管理的相关规定，进行整理装订，确保档案资料的齐全和规范。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，以保障档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒、档案柜等进行存放，并在档案盒上标明档案类别及编号。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份存储，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）两种。2.具体档案保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定，各部门应严格按照规定执行。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量与账目相符，档案的存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外部单位因业务往来、审计、法律事务等需要查阅公司档案的，须经公司相关领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅纸质档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，并由档案管理人员现场监督查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。2.查阅电子档案时，应通过公司规定的档案管理系统进行操作，不得擅自复制、传播电子档案内容。3.如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，并建立利用台账，记录利用时间、利用部门、利用人、利用目的及归还情况等信息。2.利用登记信息应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的存毁价值。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，经鉴定工作小组审核后，可继续保存或延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的档案进行清理，提出销毁或延长保管期限的初步意见。2.将初步意见提交档案鉴定工作小组进行审核，鉴定工作小组应认真审查档案内容，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值等因素，形成鉴定结论。3.经公司领导批准后，按照鉴定结论对档案进行处理。（四）销毁程序1.对决定销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案名称、类别、数量、保管期限等信息。2.销毁清册经公司领导批准后，由档案管理部门组织专人进行销毁，销毁过程应进行现场监督，并在销毁清册上签字确认。3.销毁后的档案应及时在档案管理系统中进行注销，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现公司档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和远程查阅。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.按照规划逐步推进档案管理信息系统的建设和实施，确保系统功能满足公司档案管理的实际需求。3.组织开展档案数字化工作，制定数字化方案，明确数字化标准和流程，确保数字化档案的质量。4.加强档案信息化人才培养，提高员工的信息化操作技能和档案管理水平。八、考核内容与标准（一）档案管理部门考核内容与标准1.制度建设与执行（20分）制度健全性（10分）：档案管理制度完善，涵盖档案管理的各个环节，得810分；制度基本健全，存在个别漏洞，得47分；制度不健全，存在较多问题，得03分。制度执行情况（10分）：严格按照制度执行档案管理工作，无违规操作，得810分；执行基本到位，偶有轻微违规，得47分；执行不力，存在较多违规行为，得03分。2.档案收集与整理（30分）收集完整性（15分）：档案收集及时、完整，无重要档案遗漏，得1215分；基本完整，存在少量遗漏，得811分；收集不完整，存在较多遗漏，得07分。整理规范性（15分）：档案整理符合标准要求，分类准确、编目清晰，得1215分；整理基本规范，但存在个别瑕疵，得811分；整理不规范，存在较多问题，得07分。3.档案保管（20分）保管环境（10分）：档案库房安全、整洁、通风良好，温湿度适宜，消防、防虫等设施齐全有效，得810分；保管环境基本达标，但存在个别问题，得47分；保管环境较差，存在较多安全隐患，得03分。档案清查（10分）：定期进行档案清查，账目清晰，档案无损坏、丢失现象，得810分；清查基本按时进行，存在少量账目不符或档案问题，得47分；清查不及时，存在较多账目不符或档案问题，得03分。4.档案利用（15分）利用服务（10分）：积极为公司内部各部门及外部单位提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案，得810分；服务基本到位，但存在个别延迟或不准确情况，得47分；服务质量差，不能满足利用需求，得03分。利用登记（5分）：档案利用登记详细、准确，台账清晰，得45分；登记基本完整，但存在个别遗漏或错误，得23分；登记不完整，存在较多问题，得01分。5.档案信息化建设（15分）系统建设（10分）：档案管理信息系统功能完善，满足公司档案管理需求，得810分；系统基本满足要求，但存在个别功能缺陷，得47分；系统功能不完善，无法满足工作需要，得03分。数字化工作（5分）：档案数字化工作进展顺利，数字化档案质量高，得45分；数字化工作基本完成，但存在少量质量问题，得23分；数字化工作进展缓慢，质量较差，得01分。（二）各部门考核内容与标准1.档案收集与整理（50分）收集及时性（20分）：按时完成档案收集工作，无拖延现象，得1620分；基本按时收集，存在少量延迟，得1215分；收集不及时，影响档案管理工作，得011分。整理质量（20分）：档案整理符合公司要求，分类合理、编目准确，得1620分；整理基本合格，但存在个别不规范之处，得1215分；整理质量差，不符合要求，得011分。移交情况（10分）：及时将整理好的档案移交档案管理部门，移交手续齐全，得810分；移交基本及时，但手续存在个别瑕疵，得47分；移交不及时或手续不全影响档案管理，得03分。2.档案保管（20分）部门内档案保管（10分）：妥善保管本部门档案，无损坏、丢失现象，得810分；保管基本到位，但存在个别问题，得47分；保管不善，导致档案损坏或丢失，得03分。配合档案清查（10分）：积极配合档案管理部门进行档案清查工作，提供准确信息，得810分；配合基本良好，但存在个别信息不准确情况，得47分；不配合清查工作，影响清查进度和结果，得03分。3.档案利用（15分）档案利用情况（10分）：积极利用档案为部门业务工作服务，档案利用效果明显，得810分；能正常利用档案，但效果不突出，得47分；不重视档案利用，档案利用率低，得03分。协助利用服务（5分）：协助档案管理部门为其他部门提供档案利用服务，态度积极，得45分；协助基本到位，但存在个别不积极情况，得23分；不协助利用服务，影响公司整体利用工作，得01分。4.档案信息化建设（15分）系统使用（10分）：积极使用档案管理信息系统，及时录入和更新档案信息，得810分；能正常使用系统，但存在个别信息录入不及时情况，得47分；不使用系统或信息录入严重滞后，得03分。数据准确性（5分）：录入系统的档案数据准确无误，得45分；数据基本准确，但存在少量错误，得23分；数据错误较多，影响系统正常运行，得01分。九、考核方式与周期（一）考核方式1.档案管理部门采用自我考核与上级考核相结合的方式，每年末填写档案管理工作年度考核自评表，报公司分管领导进行考核评价。2.各部门采用部门自评与档案管理部门考核相结合的方式，每年末由各部门填写档案工作年度考核自评表，提交档案管理部门进行考核评分。（二）考核周期考核周期为自然年度，每年1月上旬对上一年度的档案管理工作进行考核。十、考核结果与应用（一）考核结果评定1.考核结果分为优