妇幼保健档案管理制度

PAGE妇幼保健档案管理制度一、总则1.目的为加强妇幼保健档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保妇幼保健信息的完整性、准确性和安全性，提高妇幼保健服务质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及妇幼保健档案管理的所有部门和人员。3.依据本制度依据《中华人民共和国母婴保健法》、《医疗机构管理条例》、《妇幼保健机构管理办法》等相关法律法规以及妇幼保健行业标准制定。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善妇幼保健档案管理制度、流程和标准。组织档案管理人员的培训，提高其业务水平和责任意识。对各部门档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作规范执行。负责妇幼保健档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、检索、借阅等工作。定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和安全性。2.各部门职责负责本部门妇幼保健档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整、准确，并及时移交档案管理部门。明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门做好档案的借阅、归还等工作。按照档案管理部门的要求，做好档案信息的保密工作，防止档案信息泄露。三、档案收集1.收集范围妇女保健档案：包括婚前保健档案、孕期保健档案、产后保健档案、更年期保健档案等。儿童保健档案：包括新生儿保健档案、婴幼儿保健档案、学龄前儿童保健档案等。相关医疗记录：如孕产妇的检查报告、诊断证明、治疗记录，儿童的体检报告、疫苗接种记录等。其他与妇幼保健相关的资料：如健康教育宣传资料、培训记录、科研资料等。2.收集要求档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。各部门应按照规定的时间和要求，及时将档案资料移交档案管理部门。移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案整理1.分类原则按照妇女保健和儿童保健的类别进行一级分类。在一级分类基础上，根据档案形成的时间、内容等进行二级分类。2.整理方法对收集到的档案资料进行分类排序，去除重复、无效的资料。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。按照档案分类顺序，依次编写档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。对档案资料进行装订，确保整齐、牢固，便于查阅和保管。五、档案保管1.保管场所应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房内应有适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管方式采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案分类顺序，装入档案盒，存放在档案架上。电子档案应进行备份，存储在安全的存储设备中，并定期进行检查和维护。3.保管期限妇幼保健档案的保管期限根据档案的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限参照相关法律法规和行业标准执行。六、档案利用1.借阅规定本公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应根据借阅申请表，对借阅人员的身份和借阅权限进行审核，审核通过后，方可提供档案借阅服务。借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。2.查阅规定因工作需要查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请表，对查阅人员的身份和查阅权限进行审核，审核通过后，指定专人负责提供档案查阅服务。查阅人员应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，应保持档案的整洁，不得在档案上进行标记、涂改等操作。3.复印规定因工作需要复印档案时，复印人员应填写档案复印申请表，注明复印目的、复印内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复印手续。档案管理部门应根据复印申请表，对复印人员的身份和复印权限进行审核，审核通过后，指定专人负责复印档案，并对复印内容进行核对。复印后的档案应加盖档案管理部门的印章，以证明其真实性和有效性。复印人员应妥善保管复印后的档案，不得用于非工作目的。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，确保档案的保管价值和时效性。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、保守机密的原则。2.鉴定方法成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家等组成。鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的保管期限、内容重要程度、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.销毁程序档案鉴定小组对档案销毁清单进行审核，审核通过后，报本公司/组织负责人批准。经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁过程中，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。销毁档案时，应填写档案销毁记录，记录销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应与档案销毁清单一并保存。八、档案保密1.保密措施加强档案管理人员的保密意识教育，签订保密协议，明确保密责任。对档案库房、查阅场所等进行安全防护，设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。对电子档案进行加密存储，设置访问权限，防止档案信息被非法获取。严格控制档案的借阅、查阅、复印等环节，对涉及保密内容的档案，应采取相应的保密措施。2.保密责任档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。如发现档案信息泄露，应及时采取措施，并向本公司/组织负责人报告。