街道档案管理制度及流程

PAGE街道档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强街道档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处各部门、各社区及所属企事业单位在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：街道档案工作实行集中统一管理，由街道综合档案室负责全街道档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映街道各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存街道工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）职责分工1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定街道档案管理制度和工作流程。负责全街道各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立健全档案管理台账，做好档案的统计、查询、借阅等服务工作。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。组织开展档案业务培训和宣传工作，提高街道工作人员的档案意识。2.各部门、各社区及所属企事业单位职责负责本部门、本社区及所属企事业单位档案的收集、整理、保管等工作，并定期向综合档案室移交。明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受综合档案室的业务指导。严格执行档案管理制度，确保档案的规范管理和安全保密。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与街道工作相关的文件、指示、通知等。2.街道党工委、办事处形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。3.街道各部门在履行职责过程中产生的业务文件、报表、统计资料、合同协议等。4.社区居委会在社区建设、管理、服务等工作中形成的文件、资料、台账等。5.街道所属企事业单位的财务报表、审计报告、生产经营资料等。6.街道组织开展的各类活动、项目的文件、照片、录像等资料。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门、各社区及所属企事业单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门工作中形成的各类档案，并确保档案的齐全完整。2.档案收集责任人应按照档案管理的要求，对收集的档案进行初步整理，剔除重复、无用的文件，并将整理好的档案及时移交综合档案室。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并优先移交综合档案室。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类顺序依次排列，进行装订、装盒。2.科技档案整理按照项目、专业进行分类，建立项目档案卷。对项目文件进行编号、编目，填写项目档案目录。将项目文件材料按照分类顺序依次排列，进行装订、装盒。3.会计档案整理按照会计年度、保管期限进行分类。对会计凭证、账簿、报表等进行编号、编目，填写会计档案目录。将会计档案材料按照分类顺序依次排列，进行装订、装盒。4.声像档案整理按照载体形式、内容进行分类，如照片档案、录像档案等。对声像档案进行编号、编目，填写声像档案目录。将声像档案材料按照分类顺序依次排列，进行整理、存储。三、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求，并定期进行检查和维护。2.档案盒应选用符合国家标准的无酸档案盒，规格应统一，便于档案的存放和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映街道主要职能活动和基本历史面貌的，对街道工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映街道一般工作活动，在较长时间内对街道工作有查考利用价值的档案。保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映街道一般工作活动，在较短时间内对街道工作有查考利用价值的档案。保管期限为5年以下。2.各部门、各社区及所属企事业单位应按照档案保管期限的规定，对档案进行准确划分，并在档案整理时注明保管期限。（四）档案清点与核对1.综合档案室应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、存放有序。2.每年年底，应对档案进行全面清点，核对档案的数量、保管期限、存放位置等，并填写档案清点登记表。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全防范措施，安装必要的安全设备，如防火报警器、防盗门窗等。2.严格执行档案借阅制度，确保档案的借阅安全。借阅档案时，应办理借阅手续，填写借阅登记表，并按时归还。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识，防止因人为因素导致档案安全事故的发生。4.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改，确保档案的安全保管。四、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和档案管理制度的规定。2.服务至上原则：以服务街道各项工作为宗旨，积极为街道工作人员和社会公众提供档案利用服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.街道工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅档案。4.社会公众因特殊需要查阅档案，但应按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可直接到综合档案室查阅档案。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。2.借阅：档案利用者因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人或社区主任签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人或社区主任签字同意后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制档案应使用符合档案保护要求的设备和材料，确保复制件的质量。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记表应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅内容、借阅期限、复制份数等信息。3.档案管理人员应及时对档案利用登记情况进行整理和统计，定期向综合档案室负责人汇报档案利用情况。（五）利用监督1.加强对档案利用过程的监督，确保档案利用符合规定要求。2.档案管理人员应在档案利用现场进行监督，防止档案利用者违规操作，如涂改、损坏、丢失档案等。3.如发现档案利用者有违规行为，应及时制止，并按照规定进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员代表等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映街道的主要职能活动和基本历史面貌。2.档案的保存价值，包括对街道工作、国家建设和历史研究的利用价值。3.档案的保管期限是否符合规定要求。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容和形式，判断其保存价值和保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史作用、现实需求等因素，对档案进行综合分析，确定其鉴定结果。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清单经鉴定小组组长签字确认后，报街道分管领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，并在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单归档保存，以备查考。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立街道档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的在线查询、借阅、利用等功能，为街道工作人员和社会公众提供便捷的档案服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，建立档案数字化副本。2.档案信息管理系统建设：开发街道档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案数据库建设：建立档案数据库，存储档案的基本信息、数字化副本等数据，并实现数据的分类、检索、统计等功能。4.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，采取数据加密、用户认证、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案信息的安全。（三）数字化加工要求1.扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为常见的图片格式，如JPEG、TIFF等。2.图像处理应保证图像清晰、完整，无黑边、白边、偏色等现象。3.数据挂接应准确无误，确保档案信息与数字化副本的一一对应。（四）信息管理系统功能1.档案收集管理：实现档案收集任务的下达、上报、审核等功能，确保档案收集工作的规范有序。2.档案整理管理：对档案的分类、编号、编目、装订等整理工作进行信息化管理，提高整理工作的效率和质量。3.档案保管管理：记录档案的存放位置、保管期限、清点核对等信息，实现档案保管的动态管理。4.档案利用管理：提供档案的在线查询、借阅、复制等利用服务，对利用情况进行详细记录和统计分析。5.系统管理：包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复、系统维护等功能，确保系统的正常运行和数据安全。