报销制度社工机构

报销制度社工机构一、

报销制度是社工机构规范财务行为、保障资金安全、提高运营效率的重要管理机制。社工机构作为非营利组织，其资金来源于政府资助、社会捐赠和提供服务产生的少量收入，因此，建立科学合理的报销制度对于维护机构公信力、确保资源有效利用至关重要。本制度旨在明确报销范围、审批流程、凭证要求及违规处理等内容，以适应机构日常运营需求。

1.1报销范围

报销范围是指社工机构允许通过财务系统列支的费用类型，主要包括以下几类：

（1）**人员费用**

包括社工薪酬、社会保险、福利补贴等。此类费用需依据劳动合同、工资表及社保缴纳凭证进行报销，需由机构人事部门审核后报财务部门复核。

（2）**项目执行费用**

包括项目活动材料费、交通费、培训费、场地租赁费等。此类费用需提供项目合同、活动方案及实际支出凭证，由项目负责人申请，经项目主管审批后报财务部门备案。

（3）**行政运营费用**

包括办公用品、差旅费、通讯费、办公设备购置费等。此类费用需由行政部门统一管理，需提供采购清单、发票及使用记录，由部门负责人审批后报财务部门复核。

（4）**捐赠款物管理费**

若机构接受社会捐赠，需明确捐赠款物的使用范围及报销标准。此类费用需提供捐赠协议、使用记录及发票，由机构理事会审批后报财务部门备案。

1.2报销标准

为确保资金使用的合理性与规范性，机构需制定明确的报销标准，具体如下：

（1）**差旅费**

-乘坐交通工具：公务出差优先选择经济舱，特殊情况需经机构负责人批准。

-住宿费：根据地区差异设定标准，超出部分需提供合理说明及审批。

-餐饮费：按实际支出报销，需提供发票或收据，超出机构规定的部分需额外审批。

（2）**会议费**

包括会议资料费、场地费、专家咨询费等，需提供会议通知、预算审批单及发票。

（3）**培训费**

包括培训课程费、资料费、交通费等，需提供培训协议、发票及参训人员名单。

1.3报销流程

报销流程分为申请、审核、复核及支付四个环节，具体步骤如下：

（1）**申请**

报销人需填写《费用报销申请表》，注明费用明细、事由及附件清单，并按权限提交审批。

（2）**审核**

部门负责人对申请表进行初步审核，确认费用真实性及合理性，并在申请表上签字。

（3）**复核**

财务部门对审核后的申请表进行复核，核对发票、合同等凭证是否齐全，并计算报销金额。

（4）**支付**

复核无误后，财务部门通过银行转账或现金支付方式完成报销，并留档备查。

1.4凭证要求

报销凭证需符合以下要求：

（1）**发票**

需为正规发票，注明日期、金额、税号等关键信息，且与报销内容一致。

（2）**合同/协议**

项目类费用需提供签订的合同或协议，明确服务内容、金额及双方权利义务。

（3）**内部审批单**

行政类费用需提供机构内部审批单，注明审批意见及签字。

（4）**其他凭证**

如会议通知、培训签到表等，需加盖机构公章或相关印章。

1.5违规处理

若报销过程中存在以下行为，将按机构规定进行处理：

（1）**虚报冒领**

提供虚假凭证或夸大费用金额，一经查实，追回款项并取消当事人报销资格。

（2）**超标准报销**

超出机构规定的报销标准，需退还多余部分并承担相应责任。

（3）**流程违规**

未按规定流程报销，将追究审批人及报销人的责任，情节严重者将给予纪律处分。

二、

2.1财务审批权限

机构的财务审批权限需根据费用类型及金额进行分级管理，以确保审批效率与资金安全。具体权限划分如下：

（1）**小额费用审批**

日常办公费用，如办公用品、通讯费等，单笔金额在人民币五百元及以下的，由部门负责人直接审批。审批人需核实费用真实性，并在申请表上签字确认。此类费用每月汇总后报财务部门备案。

（2）**中等费用审批**

单笔金额在人民币五百元至人民币五千元的，需经项目主管或部门负责人审批。审批人需结合项目预算及实际需求进行审核，并在申请表上签字。此类费用需财务部门复核后支付。

（3）**大额费用审批**

单笔金额在人民币五千元以上的，需经机构负责人审批。审批人需详细审查费用必要性，并在申请表上签字。此类费用需财务部门及审计部门联合复核后支付。

2.2采购管理

机构的采购行为需遵循公开、公平、公正的原则，确保采购过程的透明性及合规性。采购流程分为需求申请、预算审批、供应商选择、合同签订及验收付款五个环节：

（1）**需求申请**

各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，注明采购物品/服务名称、数量、用途及预算金额。部门负责人需签字确认。

（2）**预算审批**

采购申请表需提交机构财务部门进行预算审核，确认是否符合年度预算计划。财务部门需结合机构资金状况提出审核意见，并报机构负责人审批。

（3）**供应商选择**

根据采购物品/服务的性质，选择合适的供应商。对于金额较小的采购，可采取比价方式；对于金额较大的采购，需通过公开招标或邀请招标方式确定供应商。供应商需提供营业执照、税务登记证等资质证明。

（4）**合同签订**

采购双方需签订正式合同，明确采购内容、价格、交货时间、付款方式等关键条款。合同需经机构法律顾问审核，并报理事会备案。

（5）**验收付款**

采购物品/服务到货后，需由相关部门进行验收，填写《验收报告》，确认数量、质量是否符合合同要求。验收合格后，财务部门根据合同及验收报告支付款项。

2.3资产管理

机构的资产包括固定资产、低值易耗品及无形资产等，需建立完善的资产管理制度，确保资产安全及有效利用。具体管理措施如下：

（1）**固定资产管理**

固定资产是指使用年限超过一年，单位价值在人民币一千元及以上的物品，如办公设备、车辆等。需建立资产台账，记录资产名称、编号、购置日期、使用部门、折旧情况等信息。固定资产需定期盘点，确保账实相符。

（2）**低值易耗品管理**

低值易耗品是指使用年限不超过一年，单位价值在人民币一千元以下的物品，如办公用品、耗材等。需建立领用登记制度，各部门需填写《领用申请表》，经部门负责人审批后领用。

（3）**无形资产管理**

无形资产包括专利权、商标权等，需建立无形资产档案，记录资产名称、取得方式、使用范围等信息。无形资产的使用需符合法律法规及机构规定。

2.4内部控制

为防范财务风险，机构需建立内部控制体系，确保财务活动的合规性及有效性。内部控制措施包括：

（1）**职责分离**

财务岗位需明确分工，确保采购、验收、付款等环节相互制约。例如，采购人员不得兼任验收工作，付款人员不得兼任记账工作。

（2）**定期审计**

机构需定期开展内部审计，检查财务制度执行情况及资金使用效率。审计结果需向理事会报告，并作为改进财务管理的依据。

（3）**风险评估**

财务部门需定期进行风险评估，识别潜在的财务风险，并制定应对措施。例如，对于大额资金支付，需建立多重审批机制。

2.5资金监管

机构的资金监管需遵循透明、规范的原则，确保资金使用的合法性与有效性。具体措施如下：

（1）**政府资助资金监管**

机构需按照政府要求，定期报送财务报告及项目执行情况，接受政府部门的监督检查。政府资助资金需专项用于项目执行，不得挪作他用。

（2）**社会捐赠资金监管**

机构需向捐赠人提供财务报告及项目执行情况，接受捐赠人的监督。捐赠资金需按照捐赠协议使用，确保资金用于约定用途。

（3）**财务信息公开**

机构需定期在官方网站或公告栏公开财务报告，接受社会监督。财务报告需包括收入情况、支出情况、项目执行情况等信息。

2.6异常处理

若机构在财务活动中发现异常情况，需及时采取措施进行处理，具体如下：

（1）**虚假报销**

若发现报销凭证造假或虚报费用，需立即追回款项，并追究相关人员的责任。情节严重的，将移交司法机关处理。

（2）**资金挪用**

若发现资金被挪用，需立即停止使用，并追回挪用资金。同时，需调查挪用原因，并改进内部控制制度。

（3）**资产流失**

若发现资产丢失或损坏，需立即调查原因，并采取措施防止类似事件再次发生。同时，需根据损失情况追究相关人员责任。

三、

3.1财务报告体系

财务报告是反映社工机构财务状况及运营成果的重要文件，需建立完善的财务报告体系，确保报告的及时性、准确性与完整性。机构的财务报告体系包括月度报告、季度报告及年度报告，具体内容如下：

（1）**月度报告**

财务部门每月末需编制月度财务报告，内容包括本月收入情况、支出情况、现金流量情况及预算执行情况。月度报告需报送机构负责人及各部门负责人，作为经营决策的参考。

（2）**季度报告**

财务部门每季度末需编制季度财务报告，内容包括季度收入情况、支出情况、项目执行情况及预算执行情况。季度报告需报送理事会，作为绩效评估的依据。

（3）**年度报告**

财务部门每年末需编制年度财务报告，内容包括年度收入情况、支出情况、项目执行情况、预算执行情况及审计报告。年度报告需报送理事会及捐赠人，作为机构年度总结的重要文件。

3.2预算管理

预算管理是社工机构资金使用的重要手段，需建立科学的预算管理制度，确保资金使用的合理性与高效性。预算管理流程包括预算编制、预算审批、预算执行及预算调整四个环节：

（1）**预算编制**

每年年底，财务部门需根据机构发展战略及项目计划，编制下一年度的预算草案。预算草案需经各部门讨论，并收集意见。

（2）**预算审批**

预算草案需提交机构理事会审批。理事会需结合机构资金状况及发展战略，对预算草案进行审核，并提出修改意见。审批通过的预算需作为机构下一年度资金使用的基本依据。

（3）**预算执行**

各部门需按照批准的预算执行，不得随意超支。财务部门需定期监控预算执行情况，并向机构负责人报告。

（4）**预算调整**

若遇特殊情况，需调整预算的，需填写《预算调整申请表》，经部门负责人、机构负责人及理事会审批后执行。

3.3税务管理

社工机构作为非营利组织，需按照国家税法规定，享受税收优惠政策。税务管理主要包括以下内容：

（1）**税务登记**

机构成立后，需到税务部门办理税务登记，领取税务登记证。税务部门需明确机构的税收优惠政策，并指导机构享受相关优惠。

（2）**纳税申报**

机构需按照税务部门的要求，定期进行纳税申报。若机构符合税收优惠政策，需提供相关证明材料，并申请减免税款。

（3）**税务筹划**

财务部门需根据国家税法政策，进行税务筹划，确保机构享受税收优惠政策。同时，需防范税务风险，避免因税务问题产生损失。

3.4财务信息化管理

随着信息技术的发展，机构需逐步推进财务信息化管理，提高财务工作效率及准确性。财务信息化管理主要包括以下内容：

（1）**财务软件应用**

机构需选择合适的财务软件，进行财务核算、预算管理、报表生成等工作。财务软件需符合国家财务制度要求，并具备数据安全性。

（2）**电子化管理**

机构需逐步推行电子化管理，如电子发票、电子支付等，提高财务工作效率及透明度。

（3）**数据安全**

财务部门需建立数据安全管理制度，确保财务数据的安全。具体措施包括：定期备份数据、设置访问权限、防范网络攻击等。

3.5财务培训

为提高机构财务人员的专业能力，需定期开展财务培训。财务培训内容包括：国家财务制度、财务软件操作、税务管理、内部控制等。培训方式可采用内部培训、外部培训、线上培训等多种形式。通过财务培训，提高财务人员的专业水平，确保财务工作的规范性与有效性。

四、

4.1内部审计机制

内部审计是确保机构财务活动合规性及有效性的重要手段，需建立独立的内部审计机制，对财务及业务活动进行定期或不定期的审计。内部审计的主要内容包括：

（1）**财务收支审计**

审计部门需定期检查机构的财务收支情况，核实收入是否真实、支出是否合规、账目是否清晰。重点审计政府资助资金、社会捐赠资金的使用情况，确保资金按规定用途使用。

（2）**项目执行审计**

审计部门需对机构的项目执行情况进行审计，检查项目资金的使用情况、项目目标的达成情况及项目成果的评估情况。审计结果需作为项目改进的依据。

（3）**内部控制审计**

审计部门需对机构的内部控制制度进行审计，检查制度的健全性、执行情况及有效性。审计结果需作为改进内部控制的依据。

内部审计的程序包括审计计划、审计准备、审计实施、审计报告及审计整改五个环节。审计部门需根据机构实际情况，制定年度审计计划，并按计划开展审计工作。审计结束后，需撰写审计报告，并向机构理事会报告。机构需根据审计报告，制定整改方案，并落实整改措施。

4.2社会监督机制

社会监督是确保机构财务透明及公信力的重要途径，需建立完善的社会监督机制，接受社会各界的监督。社会监督的主要方式包括：

（1）**财务信息公开**

机构需定期在官方网站或公告栏公开财务报告，包括收入情况、支出情况、项目执行情况及审计报告等。财务信息公开需及时、准确、完整，接受社会公众的监督。

（2）**捐赠人监督**

机构需向捐赠人提供财务报告及项目执行情况，接受捐赠人的监督。机构需建立捐赠人沟通机制，定期向捐赠人汇报机构工作及财务状况。

（3）**媒体监督**

机构需积极接受媒体的监督，及时回应社会关切。机构可通过举办新闻发布会、接受媒体采访等方式，向社会公开机构工作及财务状况。

社会监督需注重实效，机构需认真对待社会监督意见，并及时整改。机构可通过设立监督电话、邮箱等方式，接受社会各界的监督。

4.3法律法规遵守

机构需严格遵守国家法律法规，确保财务活动的合规性。机构的财务活动需符合《会计法》、《税法》、《合同法》等相关法律法规的要求。具体遵守措施如下：

（1）**会计核算合规**

机构需按照国家会计制度进行会计核算，确保会计信息的真实、准确、完整。会计核算需符合权责发生制原则，并采用适当的会计方法。

（2）**税务申报合规**

机构需按照税法规定，进行税务申报及缴纳。若机构符合税收优惠政策，需提供相关证明材料，并申请减免税款。

（3）**合同管理合规**

机构的采购、项目合作等业务，需签订正式合同，并遵守合同约定。合同签订前，需进行法律咨询，确保合同条款的合法性。

机构需定期进行法律法规培训，提高员工的法律法规意识。财务部门需定期检查机构的财务活动，确保其符合法律法规的要求。若发现违法违规行为，需及时纠正，并追究相关人员的责任。

4.4风险管理

风险管理是确保机构财务安全及稳健运营的重要手段，需建立完善的风险管理体系，识别、评估及控制财务风险。机构的主要财务风险包括：

（1）**资金风险**

资金风险是指机构因资金管理不善，导致资金流失或资金使用效率低下的风险。为防范资金风险，机构需建立严格的资金管理制度，确保资金使用的合规性及有效性。

（2）**税务风险**

税务风险是指机构因税务管理不善，导致税务处罚或税务损失的风险。为防范税务风险，机构需建立税务管理制度，确保税务申报的及时性及准确性。

（3）**合规风险**

合规风险是指机构因违反法律法规，导致法律处罚或声誉损失的风险。为防范合规风险，机构需建立合规管理体系，确保机构的财务活动符合法律法规的要求。

风险管理的程序包括风险识别、风险评估、风险应对及风险监控四个环节。机构需定期进行风险识别，识别潜在的财务风险。风险评估需对风险发生的可能性和影响程度进行评估。风险应对需制定相应的措施，降低风险发生的可能性或减轻风险的影响。风险监控需定期检查风险应对措施的有效性，并根据实际情况进行调整。

4.5绩效考核

绩效考核是确保机构财务目标达成及财务效率提升的重要手段，需建立科学的绩效考核体系，对财务工作进行全面评估。绩效考核的主要内容包括：

（1）**财务指标考核**

财务指标考核包括收入完成率、支出控制率、预算执行率等指标。财务部门需根据机构目标，设定合理的财务指标，并定期进行考核。

（2）**项目绩效考核**

项目绩效考核包括项目资金使用效率、项目目标达成情况、项目成果评估等指标。财务部门需配合项目部门，对项目绩效进行考核。

（3）**内部控制考核**

内部控制考核包括内部控制制度的健全性、执行情况及有效性等指标。审计部门需对内部控制进行考核，并提出改进建议。

绩效考核的结果需与员工的绩效挂钩，作为员工晋升、奖惩的依据。机构需定期进行绩效考核，并根据考核结果，改进财务管理工作。

五、

5.1人员培训与发展

机构财务人员的专业能力及职业道德直接影响财务工作的质量，因此需建立系统的人员培训与发展机制，以提升财务团队的综合素质。培训内容应结合机构实际需求及财务人员现有水平，涵盖基础理论、实务操作、政策法规及职业道德等方面。培训方式可多样化，如邀请外部专家授课、组织内部经验分享会、鼓励财务人员参加外部专业培训或学术交流等。机构应制定年度培训计划，明确培训目标、内容、形式及时间安排，并建立培训考核机制，确保培训效果。此外，机构还应关注财务人员的职业发展规划，为其提供晋升通道及发展机会，以激发其工作积极性和创造性。

5.2持续改进机制

财务制度的完善是一个动态的过程，需要根据机构发展情况及外部环境变化进行持续改进。机构应建立财务制度评估机制，定期对现有财务制度进行审查，评估其适用性及有效性。评估可由内部审计部门牵头，联合财务部门及相关业务部门共同进行。评估内容包括制度的完整性、合理性、可操作性及执行情况等。评估结果应形成书面报告，提交机构理事会或决策层审议。根据评估结果，机构应及时修订或完善财务制度，确保制度的科学性及先进性。此外，机构还应关注外部环境变化，如国家财经法规政策调整、税务政策变化等，及时调整财务制度，以适应外部环境要求。持续改进机制的实施，需要机构建立反馈渠道，鼓励员工及利益相关方提出改进建议，形成良性循环。

5.3应急预案

财务工作中可能遇到各种突发事件，如资金链断裂、重大财务差错、关键人员离职等，这些事件可能对机构运营造成严重影响。因此，机构需建立财务应急预案，以应对突发事件，降低风险损失。应急预案应明确应急组织架构、职责分工、处置流程及资源保障等内容。应急组织架构应明确应急领导小组、工作组及成员，并明确各自的职责分工。处置流程应细化突发事件的处理步骤，确保快速响应、有效处置。资源保障应明确应急资金、物资及人员等资源的来源及调配方式。应急预案需定期进行演练，检验预案的可行性及有效性，并根据演练结果进行修订完善。常见的财务突发事件及应对措施包括：

（1）**资金链断裂**

若机构面临资金链断裂风险，应急领导小组应立即采取措施，如启动应急融资方案、调整支出计划、压缩非必要开支等，以缓解资金压力。同时，需积极与捐赠人、政府相关部门沟通，争取资金支持。

（2）**重大财务差错**

若机构出现重大财务差错，如记账错误、报表错误等，财务部门应立即采取措施，如暂停相关业务、追回错误款项、更正错误记录等，以减少损失。同时，需调查错误原因，并追究相关人员的责任。

（3）**关键人员离职**

若机构关键财务人员离职，应立即启动应急预案，如安排其他人员接替工作、加强内部控制、补充人员培训等，以保障财务工作的连续性。

应急预案的制定与实施，需要机构高度重视，并将其作为财务管理体系的重要组成部分。

5.4制度文化建设

财务制度的执行效果，不仅取决于制度的科学性，还取决于机构员工的制度意识及执行意愿。因此，机构需加强财务制度文化建设，营造遵纪守法的良好氛围。制度文化建设应从以下几个方面入手：

（1）**宣传培训**

机构应通过多种方式，向员工宣传财务制度，提高员工的制度意识。例如，可通过举办财务制度培训、发布制度通知、张贴制度海报等方式，让员工了解财务制度的内容及要求。

（2）**示范引领**

机构领导及财务部门应带头遵守财务制度，发挥示范引领作用。通过自身的实际行动，带动员工遵守财务制度。

（3）**监督考核**

机构应建立财务制度执行监督考核机制，定期检查财务制度执行情况，并将考核结果与员工的绩效挂钩。对违反财务制度的行为，应严肃处理，以儆效尤。

（4）**文化建设**

机构应加强财务文化建设，培育诚信、合规、高效的财务文化，将财务制度内化于心、外化于行，形成良好的制度文化氛围。

制度文化建设的长期性及复杂性，需要机构持之以恒，将其作为一项基础性工作长期抓下去。通过持续努力，逐步提升机构员工的制度意识及执行意愿，为财务制度的有效执行提供保障。

六、

6.1制度执行监督

财务制度的生命力在于执行，而执行的效果则需要通过有效的监督来保障。机构需建立常态化的制度执行监督机制，确保各项财务制度落到实处。监督主体可包括内部审计部门、财务部门及理事会等。内部审计部门负责对财务制度的执行情况进行独立、客观的审计，定期出具审计报告，揭示制度执行中存在的问题及风险。财务部门负责日常的制度执行监督，通过财务检查、账目核对等方式，及时发现并纠正制度执行中的偏差。理事会作为机构的决策机构，对财务制度的总体执行情况负责，并有权对重大财务事项进行决策和监督。监督内容应涵盖财务制度的所有方面，包括预算管理、收支管理、资产管理、合同管理、内部审计等。监督方式应多样化，可采取定期检查、不定期抽查、专项审计、现场核查等多种方式，以提高监督的针对性和有效性。监督结果应形成书面报告，并及时向机构领导及相关部门通报，对于发现的问题，应督促相关部门及时整改，并跟踪整改落实情况。此外，机构还应鼓励员工及利益相关方参与监督，设立举报渠道，接受社会各界对财务制度执行情况的监督，形成全方位、多层次的监督体系。

6.2违规处理机制

尽管机构已建立完善的财务制度，并采取各种措施加强制度执行，但仍然可能存在个别员工或部门违反制度的行为。为维护制度的严肃性，保障机构财务安全，机构需建立明确的违规处理机制，对违反财务制度的行为进行严肃处理。违规处理机制应包括违规行为的界定、处理流程、处理方式及申诉程序