房地产公司费用报销流程制度手册

房地产公司费用报销流程制度手册前言本手册旨在规范公司各项费用的报销行为，明确报销流程、职责分工及审批权限，确保费用支出的真实性、合规性、合理性与及时性，加强公司财务管理，控制成本费用，提高资金使用效益。公司全体员工均须严格遵守本手册规定，财务部门负责本手册的解释、修订与监督执行。第一章总则1.1定义费用报销是指公司员工在执行公务过程中，预先垫付或因公发生的、符合公司规定的各项费用，按照规定流程向公司申请核销的行为。1.2基本原则1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，相关原始凭证必须真实、合法、有效。2.合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规、公司财务制度及本手册规定。3.权责发生制原则：费用应在其实际发生的会计期间进行报销和核算。4.效益性原则：费用支出应符合公司经营目标，力求经济效益最大化，避免不必要的浪费。5.及时性原则：费用发生后，报销人应在规定时限内及时办理报销手续。1.3适用范围本手册适用于公司及所属各部门、各项目公司的所有员工（含正式、合同制及临时聘用人员）的费用报销业务。第二章职责分工2.1报销人1.负责费用发生的真实性，确保原始凭证的真实、合法、完整。2.按照本手册规定填写报销单据，粘贴原始凭证，并对所提供信息的准确性负责。3.及时办理报销手续，对报销过程中出现的问题予以配合解决。2.2部门负责人1.对本部门员工报销费用的真实性、必要性及合规性进行初步审核。2.监督本部门费用预算的执行情况，控制部门费用支出。3.对审批权限内的报销业务进行审批。2.3财务部门1.会计核算岗：负责对报销单据的完整性、合规性、金额准确性进行专业审核；负责费用的会计核算。2.财务负责人：负责对重大或超出会计审核权限的报销业务进行复核审批；负责本手册的解释与修订。3.出纳岗：负责对审批通过的报销单据进行付款操作，并确保付款信息准确无误。2.4审批人各级审批人根据其权限对报销业务进行审批，对所审批业务的合规性、合理性承担相应责任。第三章费用报销基本规定3.1报销凭证要求1.原始凭证：主要指合法的发票，应印有税务机关监制章或财政机关监制章，并加盖开票单位发票专用章。发票内容应清晰完整，包括：开票日期、客户名称（必须为公司全称）、商品或服务名称、规格型号（如有）、数量、单价、金额（大小写必须一致）、开票单位信息等。2.其他凭证：除发票外，根据费用性质还需提供相关证明材料，如：*差旅费：出差申请单、行程单、交通票据、住宿水单等。*业务招待费：事前申请单（如公司规定）、招待事由说明、参与人员等。*交通费：打车票需注明起止地点、事由；自驾车出差需提供油费、过路费等凭证及出车记录。*会议费：会议通知、议程、参会人员签到表等。*采购类费用：采购申请单、验收单、合同（如金额较大）等。3.凭证粘贴：原始凭证应分类、整齐地粘贴在报销单据粘贴单上，粘贴范围不得超出粘贴单边界，同类凭证按金额大小或发生时间顺序排列。3.2报销时限1.各项费用应在发生完毕后一个月内办理报销手续。2.当年费用原则上应在当年12月31日前报销完毕，因特殊原因未能及时报销的，需在次年第一个月内完成，跨年费用不予报销（另有规定除外）。3.3报销标准1.差旅费：参照公司《差旅费报销标准细则》执行，包括交通、住宿、伙食补贴等。2.业务招待费：应遵循必要、合理原则，严格控制标准，具体参照公司相关规定执行，原则上需事前申请。3.通讯费：根据员工岗位级别，实行限额报销或补贴制度，具体标准另行规定。4.交通费：市内交通根据实际情况选择公共交通或打车，符合公司规定的可报销。私车公用需履行审批手续，费用报销标准参照公司规定。5.其他费用：如办公费、培训费、租赁费等，均应符合国家及公司相关规定，并有充分的理由和依据。第四章费用报销流程4.1报销申请报销人填写《费用报销单》（或系统线上提交），详细填写费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并将相关原始凭证粘贴整齐。4.2部门审核报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交部门负责人审核。部门负责人对费用的真实性、必要性、合规性及报销金额的准确性进行审核，审核通过后签字确认。4.3财务审核1.部门审核通过后，报销人将报销单据提交至财务部门会计核算岗。2.会计核算岗对报销单据的完整性、原始凭证的合法性、合规性、报销金额的准确性、报销标准的执行情况等进行专业审核。3.审核发现问题的，退回报销人进行补充或更正。审核通过的，签字确认后流转至下一环节。4.4审批根据公司规定的审批权限，财务审核通过的报销单据依次提交给相关负责人审批。审批人应对报销业务的整体合理性进行判断并签字。4.5付款1.经最终审批通过的报销单据，由财务部门出纳岗办理付款手续。2.出纳岗核对报销人信息、收款账户信息、付款金额无误后，通过银行转账等方式支付报销款项。3.付款完成后，出纳在报销单据上加盖“付讫”章。4.6账务处理财务部门会计核算岗根据审批通过并已付款的报销单据，进行账务处理，登记相关明细账。第五章审批权限报销审批权限根据费用性质、金额大小及公司组织架构设置，具体参见公司《财务审批权限表》。该表作为本手册的附件，如有调整，将另行通知。第六章特殊费用报销6.1预付款项1.因业务需要预先支付款项的，应填写《预付款申请单》，注明收款单位、金额、事由、预计结算日期等。2.预付款申请流程参照费用报销审批流程执行。3.预付款项发生后，经办人应在业务完成后及时取得合法凭证并办理报销冲账手续，原则上不得超过三个月。6.2员工借款1.员工因公务需要临时借款的，应填写《借款单》，注明借款事由、金额、预计还款日期。2.借款审批流程参照费用报销审批流程执行。3.借款应专款专用，不得挪作他用。借款人员应在公务完成后一个月内办理报销冲账或还款手续。4.前次借款未清的，原则上不予办理新的借款。6.3大额费用报销单笔金额较大的费用报销（具体标准参照《财务审批权限表》），除按正常流程外，可能需要提供更详细的背景资料、合同协议或进行专项说明。第七章监督与责任1.公司财务部门有权对各部门费用报销情况进行定期或不定期检查，各部门应予以配合。2.对于在报销过程中弄虚作假、虚报冒领、涂改票据、超标准报销等违规行为，一经查实，公司将追回违规款项，并视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，移交司法机关处理。3.审批人未认真履行审核审批职责，导致公司利益受损的，将承担相应管理责任。第八章