人事档案管理规范操作手册

人事档案管理规范操作手册第一章总则1.1目的与依据为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、规范性与安全性，有效服务于公司人力资源管理决策及各项业务开展，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于公司及所属各单位所有员工（含正式员工、试用期员工、离退休人员及其他各类用工形式人员）的人事档案管理工作。1.3基本原则人事档案管理工作遵循以下原则：*真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工个人情况。*完整性原则：档案材料应齐全完整，全面反映员工在公司工作及个人经历的重要信息。*规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递、销毁等环节均需符合本手册规定。*安全性原则：采取有效措施，确保档案实体与信息安全，严防失泄密、丢失、损坏。*保密性原则：严格遵守国家及公司保密规定，未经授权不得擅自泄露档案内容。第二章管理机构与职责2.1管理机构公司人力资源部门是人事档案管理的职能部门，负责统筹、指导和监督全公司的人事档案管理工作。各部门应指定专人（通常为部门综合管理员或人力资源对接人）协助人力资源部门开展本部门员工档案材料的初步收集与提交工作。2.2主要职责人力资源部门在人事档案管理方面的主要职责包括：*贯彻执行国家及地方关于人事档案管理的政策法规。*制定和完善公司人事档案管理相关制度及操作细则。*负责员工入职档案的建立、审核与归档。*负责档案材料的日常收集、鉴别、整理、保管、补充、更新。*严格执行档案查阅、借阅、复制、转递制度。*负责档案的安全保密工作，防范档案风险。*按规定办理档案的鉴定、销毁手续。*组织档案管理人员的业务培训与学习交流。第三章档案的建立与接收3.1档案建立员工入职后，人力资源部门应及时为其建立人事档案。新建档案应包含以下基础材料：*员工入职登记表（含个人基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员等）。*身份证明复印件。*学历、学位证书复印件及相关验证证明（如需要）。*职业资格证书、专业技术职务任职资格证书复印件（如需要）。*与原单位解除或终止劳动合同的证明（应届毕业生除外）。*体检合格证明。*劳动合同文本。*其他公司规定应纳入档案的初始材料。3.2档案接收对于从外部单位调入的员工档案，人力资源部门应认真核对档案材料的完整性、真实性，并办理正式的接收登记手续。核对无误后，及时归入公司档案管理体系。如发现材料不全或有疑问，应及时与原档案管理单位沟通解决。第四章档案材料的收集与归档4.1收集范围档案材料的收集应贯穿员工在公司服务的全过程，主要包括：*履历材料：个人履历表等。*考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、民主评议材料、鉴定材料等。*学历学位、专业技术职务、职业资格、学术评议材料：学历学位证明、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书、培训结业证书等。*政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等（如有）。*党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等。*奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等。*处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。*招录聘用、任免、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等。*其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。4.2收集要求*及时性：各类应归档材料应在形成后的规定期限内收集齐全。*真实性：确保收集的材料真实可靠，复印件需注明原件保管处或经相关负责人签字确认。*规范性：材料格式、内容填写应规范、完整，手续齐全。*统一性：归档材料应使用A4纸张，字迹清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及易褪色墨水书写。4.3归档程序*各部门应指定专人负责本部门员工应归档材料的及时收集，并定期（如每月）向人力资源部门移交。*人力资源部门档案管理员对接收的材料进行鉴别、审核，对不符合要求的材料，应退回形成部门或个人补充完善。*审核无误的材料，由档案管理员负责按规定顺序整理、装订，归入相应员工档案。*建立档案材料接收登记台账，详细记录材料名称、份数、接收日期、移交人、接收人等信息。第五章档案的日常管理与维护5.1档案保管*档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案装具（如档案柜、档案盒）和防护设备（如灭火器、除湿机、防虫药剂等）。*档案应按一定顺序（如员工编号或姓氏笔画）进行系统排列，便于查找。*档案盒应填写规范的标签，注明员工姓名、档案编号等信息。*建立档案管理台账，详细记录档案的入库、出库、转递等情况。*非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理员离开库房时应锁好门窗，确保安全。5.2档案查阅与借阅*查阅权限：严格限定查阅范围和权限。因工作需要查阅档案时，须经人力资源部门负责人批准。查阅本人类别档案，须出示有效身份证件并经人力资源部门负责人同意。公检法等机关因办案需要查阅相关档案，须持单位介绍信和有效证件，经公司相关领导批准。*查阅程序：查阅人须填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容、查阅期限，经审批后方可查阅。*查阅要求：查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。档案管理人员应在场监督。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。严禁复制、拍摄、摘抄档案中不宜公开的内容。如确因工作需要复制档案材料，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理员负责复制，复制件须加盖档案管理部门印章。*借阅规定：档案原则上不得带出阅档室。确因特殊工作需要借阅档案的，须经公司分管人力资源领导批准，严格履行借阅登记手续，明确借阅期限，并由借阅人签字负责。档案借阅期限一般不超过规定时长，逾期需办理续借手续。借阅档案应妥善保管，确保安全，按期归还。归还时，档案管理员应仔细核对档案材料是否完整无损。5.3档案保密与安全*档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，严守档案秘密，不得泄露档案内容。*严禁无关人员翻阅、谈论档案内容。*档案管理系统（如使用电子化系统）应设置严格的权限管理，确保信息安全。*定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。对档案库房的安全设施进行维护保养。*发生档案失泄密事件时，应立即报告并采取补救措施，并按规定追究相关人员责任。第六章档案材料的补充与更新6.1材料补充员工在公司工作期间，发生以下情况的，相关材料应及时补充到个人档案：*职务变动、职称评定、工资调整。*获得奖励或受到处分。*参加重要培训并取得结业或毕业证书。*党团关系变动。*家庭成员及主要社会关系发生重大变化。*其他应补充的重要材料。6.2更新要求人力资源部门应定期检查档案材料的完整性，督促相关部门或个人及时提供更新材料。档案管理员对收集到的更新材料，应及时审核、整理后归入档案，并在档案台账中进行记录。第七章档案的转递7.1转递条件员工因辞职、解除劳动合同、开除、辞退、调出、退休、升学、参军等原因与公司终止或解除劳动关系时，其人事档案应按规定及时转递。7.2转递方式档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。确因特殊情况无法通过机要转递的，须经人力资源部门负责人批准，由两名以上专人负责送取，并严格履行交接手续。7.3转递程序*档案管理员根据员工离职或调动通知，整理核对拟转递的档案材料，确保材料齐全、准确。*填写《档案转递通知单》，详细注明材料份数、页数，并由档案管理员签字盖章。*将档案材料密封包装，在封口处加盖档案管理部门印章。*通过机要部门或指定专人将档案及《档案转递通知单》送达接收单位，并由接收单位在回执上签字盖章后带回存档。*对转出的档案，应在档案管理台账中注明转出日期、接收单位、转递方式、经办人等信息。第八章档案的鉴定与销毁8.1档案鉴定对于已故人员档案、长期离职人员档案等，应按照国家有关规定定期进行鉴定。鉴定工作由人力资源部门组织相关人员组成鉴定小组进行，确定档案的保存价值、保存期限。8.2档案销毁*经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报公司分管领导批准后，方可销毁。*档案销毁应有两人以上负责监销。监销人在档案销毁前应再次核对《档案销毁清册》与实物，确认无误后，由销毁人和监销人在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。*《档案销毁清册》应长期保存。严禁个人私自销毁档案材料。第九章档案的电子化管理（如适用）9.1电子化范围在确保信息安全的前提下，可对人事档案进行电子化管理。电子化档案材料应与纸质档案材料内容一致，并具有同等效力。9.2数据采集与存储*档案电子化应采用符合国家档案管理标准的扫描设备和软件，确保扫描图像清晰、完整、不失真。*电子档案数据应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，做好备份和容灾工作。*建立电子档案元数据库，确保电子档案的可检索性。9.3电子档案的管理与使用*电子档案管理系统应具备严格的身份认证、权限控制、操作日志记录等安全功能。*电子档案与纸质档案应同步更新，确保两者的一致性。第十章特殊情况处理10.1档案丢失如发现档案丢失，档案管理员应立即报告人力资源部门负责人，并组织查找。同时，应分析丢失原因，采取补救措施，并按规定追究相关人员责任。10.2档案材料有误或存疑发现档案材料内容有误或存在疑问时，档案管理员应及时与形成材料的部门或个人核实，必要时可要求提供补充证明材料。核实清楚后，对错误信息进行更正或注明。第十一章监督与责任追究11.1监督检查人力资源部门应定期对公司及所属单位的人事档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。11.2责任追究对于在档案管理工作中出现下列行为之一的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：*擅自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失、销毁档案材料的。*违