2026年工业互联网平台建设公司印章刻制与使用制度

2026年工业互联网平台建设公司印章刻制与使用制度第一章总则第一条制定目的为规范公司各类印章的刻制、备案、保管、使用、废止等全流程管理，防范印章使用风险，保障公司工业互联网平台研发、商务合作、项目签约、资质办理等经营活动的合法合规开展，依据《中华人民共和国公司法》《印章治安管理办法》等相关法律法规，结合公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有印章（含公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、项目专用章等）的管理，以及所有申请、使用、保管公司印章的部门和员工。覆盖印章刻制申请、公安备案、印章保管、用印审批、使用登记、印章废止、遗失补办等全流程工作。第三条基本原则合法合规原则：印章刻制、使用严格遵守国家印章管理相关法规，刻制印章需到公安机关指定单位办理，使用印章符合法律法规及公司规定；权责分离原则：印章保管人与用印审批人、用印经办人分离，严禁一人同时负责印章保管和用印审批，形成相互监督机制；全程留痕原则：印章使用实行申请、审批、登记、归档全流程记录，确保每一次用印可追溯、可核查；安全保密原则：印章保管人妥善保管印章，严禁私自出借、复制印章，严禁在空白纸张、文件上加盖印章；分级管理原则：根据印章重要程度划分管理等级，公章、合同专用章等核心印章由专人专柜保管，部门章、项目章按权限规范使用。第四条管理职责划分行政部：作为印章管理归口部门，负责印章刻制申请、公安备案、印章废止，制定印章管理细则，监督印章使用情况，定期核查印章保管状态，处理印章遗失、被盗等异常情况；财务部：负责财务专用章、法定代表人章（财务用）的保管和使用审批，配合行政部完成财务类印章的备案与废止；各部门负责人：审批本部门印章使用申请，监督本部门员工规范使用印章，对本部门用印文件的真实性、合法性负责；印章保管人：负责印章的日常保管，严格执行用印审批流程，做好用印登记，定期向行政部报备印章使用情况，发现印章异常立即上报；用印经办人：如实填写用印申请，提供真实、完整的用印文件，对用印文件内容的真实性、合规性负责，用印后及时归档相关文件。第二章印章刻制与备案管理第五条印章刻制类型及标准公章：按公安机关规定的规格、样式刻制，用于公司对外发布公告、签订重要法律文件、办理行政资质等核心经营活动；合同专用章：用于公司各类商务合同、合作协议的签订，刻制样式符合合同管理规范，仅限合同签订使用；财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、银行业务办理等财务活动，刻制标准符合财务及银行管理要求；法定代表人章：分为行政用和财务用两类，分别配合公章、财务专用章使用，刻制样式符合相关管理规定；部门章：用于部门内部工作沟通、非对外经营类文件流转，刻制时标注“仅限内部使用”字样，严禁用于对外签约、收款等经营活动；项目专用章：针对工业互联网平台研发项目、客户服务项目刻制，标注项目名称及“仅限XX项目使用”，项目结束后立即废止。第六条印章刻制申请流程申请发起：需要刻制印章的部门填写《印章刻制申请表》，注明刻制印章名称、类型、使用范围、申请理由，经部门负责人签字确认后提交行政部；审核审批：行政部审核申请材料的完整性和必要性，核心印章（公章、合同专用章、财务专用章）需经总经理审批，部门章、项目章需经行政部负责人审批；刻制备案：行政部持审批通过的申请表、公司营业执照等材料，到公安机关指定的印章刻制单位刻制，刻制完成后按规定到公安机关办理备案手续，留存印章印模；印章交付：印章刻制完成后，行政部与印章保管人办理交接手续，填写《印章交接登记表》，双方签字确认，行政部留存印章印模及交接记录。第七条印章信息管理行政部建立《印章管理台账》，记录印章名称、类型、刻制时间、备案编号、保管人、保管地点、使用范围、废止时间等信息；每枚印章留存至少2份清晰印模，一份由行政部归档保管，一份随备案材料留存，印模需标注印章名称及留存日期；印章信息发生变更（如保管人更换、使用范围调整）时，行政部及时更新台账，并留存变更记录。第三章印章保管与交接管理第八条印章保管要求保管场所：公章、合同专用章、财务专用章等核心印章需存放于带密码的保险柜中，保险柜放置在监控覆盖的办公区域，部门章、项目章存放于带锁文件柜中；保管人资质：印章保管人需为公司正式员工，无违法违纪记录，熟悉印章管理规定，经行政部培训合格后方可上岗；日常保管：印章保管人严禁将印章带出公司（经审批的外出用印除外），严禁将印章交由他人代管（经行政部批准的临时交接除外），严禁泄露保险柜/文件柜密码；离岗管理：印章保管人请假、调岗、离职时，需提前办理印章交接手续，未完成交接前不得离岗，临时请假的需指定临时保管人并经行政部批准；定期核查：行政部每月对印章保管状态进行一次核查，核对印章数量、保管场所、保险柜状态，每季度对印章印模与实物进行比对，确保印章未被篡改、替换。第九条印章交接流程交接申请：印章保管人因调岗、离职、请假等原因需交接印章的，由所在部门填写《印章交接申请表》，注明交接原因、交接时间、临时/永久交接，经部门负责人审批后提交行政部；交接核验：行政部派员现场监督交接过程，核对印章实物与台账信息一致，检查印章完好性，留存交接双方身份证复印件及签字样本；交接登记：交接双方填写《印章交接登记表》，注明印章名称、数量、交接时间、交接原因、印章状态，交接双方、监交人签字确认；台账更新：行政部根据交接记录及时更新《印章管理台账》，临时交接的需注明交接期限，到期后督促原保管人及时收回印章并办理交接手续。第四章印章使用与登记管理第十条用印申请条件符合以下条件之一的，可申请使用公司印章：公司对外签订工业互联网平台研发合同、商务合作协议、采购合同等各类合同文件；公司办理工商、税务、资质认证、项目申报等行政手续，需加盖印章的文件；公司对外发布公告、函件、证明等正式文件，或向客户、合作方出具的各类书面材料；公司财务结算、票据开具、银行账户管理等需使用财务专用章、法定代表人章的财务活动；部门内部工作沟通、审批流程流转需使用部门章的非对外文件。第十一条用印审批流程常规用印：用印经办人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用印事由、印章类型，附用印文件原件及相关审批材料（如合同审批单、项目立项书等），经部门负责人审批后，提交印章保管人审核；核心印章用印：使用公章、合同专用章、财务专用章的，除部门负责人审批外，还需经行政部负责人（财务专用章需财务部负责人）审核、总经理审批；紧急用印：遇紧急公务（如项目签约、资质办理截止）需立即用印的，可先向审批人口头申请，用印后24小时内补填《印章使用申请表》；外出用印：因公务需要携带印章外出使用的，需填写《印章外出使用申请表》，注明外出时间、地点、用印事由、随行人员，经总经理审批后，由印章保管人或行政部指定人员随行保管，用印完成后立即带回公司。第十二条用印操作规范审核核对：印章保管人审核《印章使用申请表》审批流程是否完整，用印文件内容与申请事由是否一致，文件内容是否合法合规，严禁在空白纸张、空白合同、内容不完整的文件上加盖印章；用印要求：加盖印章需清晰、端正，印章印迹覆盖文件落款位置，多页文件需加盖骑缝章（合同类文件必须加盖），确保文件完整性；用印登记：每一次用印后，印章保管人填写《印章使用登记台账》，记录用印日期、用印人、用印文件名称、份数、审批人、用印事由，确保登记信息与《印章使用申请表》一致；文件归档：用印完成后，用印经办人及时将用印文件归档，核心合同、协议等文件需同步归档至行政部或财务部，印章保管人留存《印章使用申请表》及用印文件复印件，按月整理归档。第十三条特殊用印管理空白文件禁止用印：严禁在任何空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖公司印章，特殊情况确需使用的，需经总经理审批，注明使用范围、有效期，使用后及时回收剩余空白文件并销毁；作废文件用印处理：用印后文件作废的，用印经办人需将作废文件原件交印章保管人核对，加盖“作废”印章后，由行政部统一回收销毁，留存销毁记录；多部门共用印：涉及多个部门的用印文件，需由主办部门统一申请用印，附各相关部门的审批意见，避免重复用印、违规用印。第五章印章废止与遗失处理第十四条印章废止条件公司名称变更、注销、分立、合并导致原有印章失效的；印章磨损、变形、字迹模糊，无法清晰加盖的；项目专用章对应的项目已完成或终止的；部门撤销、职能调整导致部门章无使用必要的；法律法规或公司管理制度规定需废止印章的其他情形。第十五条印章废止流程废止申请：印章使用部门或行政部填写《印章废止申请表》，注明废止印章名称、类型、废止原因，经部门负责人审核、总经理审批后提交行政部；印章回收：行政部凭审批通过的申请表收回废止印章，核对印章实物与台账信息一致，办理交接手续；废止处理：核心印章（公章、合同专用章）需到公安机关办理废止备案手续，所有废止印章由行政部统一保管，按公司规定集中销毁，留存销毁记录及印模；台账更新：行政部及时更新《印章管理台账》，标注印章废止时间、处理方式，归档废止相关材料。第十六条印章遗失/被盗处理紧急处置：印章保管人发现印章遗失、被盗后，立即上报行政部负责人及总经理，同时保护现场，涉及公章、合同专用章等核心印章的，需立即报警；公告声明：行政部在24小时内联系报社、网站等媒体发布印章遗失作废声明，声明中注明印章名称、编号、作废时间，避免他人冒用；补办备案：遗失印章需重新刻制的，按本制度第二章印章刻制流程办理，同时到公安机关办理遗失备案及新印章刻制备案手续；责任追究：行政部组织调查印章遗失/被盗原因，追究相关保管人、管理人员的责任，因保管不当导致印章遗失并造成公司损失的，由责任人承担相应赔偿责任。第六章监督检查与违规处理第十七条监督检查机制日常检查：行政部每周抽查《印章使用登记台账》，核对用印申请、审批、登记是否一致，每月核查印章保管状态，每季度开展一次印章使用专项检查；专项审计：财务部每年配合行政部开展一次印章使用审计，重点核查财务专用章、合同专用章的使用合规性，核对用印文件与财务凭证、合同台账的一致性；投诉受理：行政部设立印章管理投诉渠道，受理员工关于违规用印、印章保管不当等投诉，核实后3个工作日内反馈处理结果；考核挂钩：印章管理情况纳入行政部、财务部及印章保管人所在部门的绩效考核，与绩效奖金、评优评先挂钩。第十八条违规情形界定轻度违规：未按规定填写用印申请、用印登记信息不全、印章保管场所不规范、未按时完成印章交接的；中度违规：未经审批擅自使用印章、在非指定文件上加盖印章、印章保管人私自将印章交由他人代管、未及时上报印章异常情况的；重度违规：在空白纸张/文件上加盖印章、私自刻制公司印章、出借公司印章给他人使用、伪造用印审批材料的；特别严重违规：因违规用印导致公司合同纠纷、经济损失、商誉受损，或利用印章从事违法犯罪活动的。第十九条违规处理方式轻度违规：给予口头警告，责令限期整改，纳入员工月度绩效考核；中度违规：给予书面警告，扣减当月绩效奖金10%-30%，追回违规用印造成的轻微损失，印章保管人需重新参加印章管理培训；重度违规：给予记过、记大过处分，扣减季度绩效奖金50%，调离印章保管