2026年工业互联网平台建设公司邮箱使用管理制度

2026年工业互联网平台建设公司邮箱使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司企业邮箱的申请、使用、管理及安全防护工作，保障公司信息传输安全，防范邮件泄密、垃圾邮件、钓鱼邮件等风险，提升办公沟通效率，结合公司工业互联网平台研发、业务运营、客户合作等实际办公需求，依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》等法律法规，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、实习人员、劳务派遣人员）及外部合作单位临时授权使用公司邮箱的人员。覆盖公司企业邮箱的申请开通、配置使用、密码管理、邮件收发、存储备份、注销回收等全流程管理工作。第三条基本原则安全合规原则：邮箱使用须符合国家网络安全、数据安全相关法律法规，遵守公司保密管理制度，严禁通过邮箱传输涉密信息或违规内容；实名使用原则：公司邮箱实行实名制管理，邮箱账号与员工身份一一对应，严禁冒用、借用他人邮箱账号；分级管控原则：根据员工岗位、职责及信息接触权限，划分邮箱使用权限等级，实施差异化的邮件收发、存储管控措施；责任自负原则：员工对本人邮箱账号的使用行为及邮件内容承担全部责任，邮箱密码泄露、违规操作导致的后果由本人承担；高效实用原则：邮箱使用以公司办公沟通、业务协作、客户对接为核心目的，禁止利用公司邮箱从事与工作无关的活动。第四条管理职责划分技术部：负责公司邮箱系统的搭建、运维、安全防护，包括服务器维护、漏洞修复、垃圾邮件拦截、数据备份等；行政部：负责邮箱账号的申请、开通、注销、权限调整等日常管理，建立邮箱使用台账，开展邮箱使用规范培训；各部门负责人：监督本部门员工邮箱使用行为，审核本部门员工邮箱权限申请，及时制止违规使用行为；全体员工：严格遵守本制度规定，规范使用邮箱，做好账号安全防护，及时反馈邮箱使用过程中的异常情况。第二章邮箱账号管理第五条邮箱账号申请与开通申请条件：公司正式入职员工可申请开通企业邮箱，试用期员工、实习人员确因工作需要的，经部门负责人审批后可申请临时邮箱；申请流程：员工填写《企业邮箱开通申请表》，注明岗位、使用用途、所需权限，经部门负责人签字、行政部审核、技术部复核后，由技术部在3个工作日内完成账号开通；账号命名规则：邮箱账号统一采用“姓名首字母+工号”或“姓名全拼”格式，特殊岗位可根据业务需求调整，由行政部统一制定并公示；初始密码管理：技术部为新开通邮箱设置初始密码，初始密码通过线下方式告知员工，员工首次登录后须立即修改密码。第六条邮箱权限分级普通员工邮箱：可收发普通办公邮件，附件大小限制≤200MB，邮件存储容量≤10GB，仅可绑定公司配发的办公设备；部门负责人邮箱：可收发部门管理类邮件，附件大小限制≤500MB，邮件存储容量≤20GB，可授权查看本部门员工工作邮件（仅限合规审查）；核心岗位邮箱（研发、销售、法务等）：可收发业务核心邮件，附件大小限制≤1000MB，邮件存储容量≤50GB，技术部额外配置加密传输功能；管理层邮箱：可收发公司经营管理类邮件，附件大小限制≤2000MB，邮件存储容量≤100GB，配备邮件日志审计、异常登录提醒功能。第七条邮箱账号变更与注销信息变更：员工姓名、岗位、部门等信息变更时，须在3个工作日内向行政部提交《邮箱信息变更申请表》，行政部审核后通知技术部完成账号信息更新；账号停用：员工请假超过15天的，行政部可根据部门申请暂停其邮箱使用权限，假期结束后恢复；账号注销：员工离职时，须在办理离职手续时移交邮箱内重要邮件，行政部在离职当日通知技术部注销邮箱账号，注销前技术部完成邮件数据备份，备份数据保存期不少于2年；临时邮箱回收：试用期员工未转正、实习人员结束实习的，行政部在其离岗后1个工作日内通知技术部回收临时邮箱账号。第三章邮箱使用规范第八条邮件收发管理发送规范：发送邮件须明确主题、收件人、抄送对象，正文内容简洁明了、用词规范，涉及工业互联网平台技术参数、客户数据等敏感信息的，须使用加密方式发送；收件管理：员工须每日及时查收工作邮件，对于紧急邮件（标注“加急”“重要”）须在2小时内响应，普通邮件须在1个工作日内处理；群发管理：群发邮件须经部门负责人审批，严禁向非工作相关人员群发邮件，严禁群发广告、无关资讯等内容；外部邮件管理：向外部单位/个人发送邮件时，须核对收件人邮箱地址，避免错发，涉及公司经营数据、技术信息的，须经部门负责人审批。第九条邮件内容管控严禁通过公司邮箱发送、接收以下内容：违反国家法律法规的内容，包括但不限于涉政、涉敏、淫秽、暴力、赌博等信息；公司核心保密信息，包括工业互联网平台源代码、核心算法、未公开的研发成果、客户核心数据、投标方案等；与工作无关的内容，包括但不限于私人广告、垃圾信息、恶意链接、病毒文件、个人求职简历等；损害公司形象、商誉的内容，包括但不限于诋毁公司、泄露公司未公开信息、发表不当言论等；未经授权的对外承诺、合同条款、价格信息等可能导致公司承担法律责任的内容。第十条附件管理附件审核：发送含工业互联网平台技术文档、客户资料、经营数据的附件时，须在邮件正文注明附件名称、用途，经部门负责人审批后发送；附件格式：优先使用PDF、DOCX、XLSX等通用格式，禁止发送后缀为.exe、.bat、.js等可执行文件，确因工作需要的，须经技术部安全审核；附件安全：接收外部邮件附件时，须先通过公司杀毒软件扫描，确认无病毒、无恶意代码后再打开，严禁接收来源不明的超大附件；附件存储：重要附件下载后须存储在公司加密服务器或加密硬盘中，严禁存储在私人设备或公共云盘。第十一条密码安全管理密码设置：邮箱密码须包含大小写字母、数字、特殊符号，长度不少于12位，严禁使用生日、工号、手机号等易破解字符；密码更新：员工须每90天更换一次邮箱密码，技术部设置密码到期提醒，逾期未更换的将自动锁定账号；密码保管：严禁将邮箱密码告知他人，严禁在公共设备、公共网络环境下保存密码，离职时须清空所有设备中保存的邮箱密码；密码找回：密码遗忘或泄露时，员工须立即向行政部提交《密码重置申请表》，经身份验证后，技术部在1个工作日内完成密码重置并通知员工。第四章安全防护与应急处理第十二条登录安全管理登录设备限制：公司邮箱仅允许在公司配发的办公电脑、办公手机上登录，确需在外部设备登录的，须通过VPN验证，并经部门负责人审批；异常登录提醒：技术部为邮箱系统配置异常登录监测功能，登录地点、设备、时间异常时，立即向员工及行政部发送提醒信息；自动锁定机制：连续5次输入错误密码，邮箱账号自动锁定，30分钟后解锁，累计10次错误锁定的，须经行政部审核后解锁；退出登录规范：员工使用公共设备登录邮箱后，须立即退出登录，清除登录记录，离开办公座位时锁定电脑，防止他人冒用邮箱。第十三条垃圾邮件与钓鱼邮件防范技术防护：技术部配置垃圾邮件过滤系统，拦截广告、诈骗、恶意链接类邮件，定期更新过滤规则，过滤日志留存不少于6个月；人工识别：员工收到疑似钓鱼邮件（含不明链接、索要账号密码、冒充领导要求转账等）时，须立即停止操作，截图反馈至技术部；培训教育：行政部每季度组织一次钓鱼邮件识别培训，通过案例讲解、模拟测试等方式提升员工防范意识；举报机制：公司设立垃圾邮件/钓鱼邮件举报邮箱，员工可将可疑邮件转发至举报邮箱，技术部核实后及时处理。第十四条邮件备份与留存自动备份：技术部每日对邮箱系统数据进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据存储在专用加密服务器，保存期不少于3年；手动备份：员工收到含重要业务信息、合同文件、技术资料的邮件时，须手动备份至公司指定存储设备，备份记录留存至行政部；邮件留存：涉及工业互联网平台研发、客户合作、合同签订等核心业务的邮件，技术部须留存原始邮件及收发记录，保存期不少于5年；数据恢复：员工因误删邮件需要恢复的，填写《邮件数据恢复申请表》，经部门负责人审批后，技术部在3个工作日内完成数据恢复。第十五条应急处理机制账号被盗处理：员工发现邮箱账号被盗用的，须立即通知技术部，技术部第一时间锁定账号、修改密码，排查被盗原因，保留相关日志；邮件泄露处理：发生邮件泄密事件时，涉事员工须在1小时内报告部门负责人及行政部，技术部立即采取封堵泄露渠道、删除泄露信息等措施，保密工作领导小组组织调查；系统故障处理：邮箱系统出现故障无法使用时，技术部须在30分钟内响应，2小时内提供临时沟通方案，8小时内完成故障修复，重大故障及时上报公司管理层；病毒攻击处理：邮箱系统遭受病毒、黑客攻击时，技术部立即隔离受攻击服务器，切断攻击源，修复系统漏洞，恢复数据备份，同时向网络安全监管部门报备（如需）。第五章监督检查与责任追究第十六条监督检查机制日常检查：行政部每月抽查10%-20%员工的邮箱使用情况，重点检查是否存在违规发送涉密信息、垃圾邮件等行为；专项检查：技术部每季度对邮箱系统安全、数据备份、密码强度等进行专项检查，形成《邮箱安全检查报告》，上报公司管理层；审计监督：公司可根据合规需求，对核心岗位员工的邮箱通信记录进行审计，审计过程须遵守相关法律法规，审计结果仅限内部管理使用；投诉受理：行政部受理员工关于邮箱违规使用的投诉，投诉信息严格保密，核实后在5个工作日内处理并反馈结果。第十七条违规情形界定轻度违规：未及时修改初始密码、使用弱密码、在公共设备登录后未退出、未及时处理工作邮件等；中度违规：冒用他人邮箱账号、发送与工作无关的垃圾邮件、接收来源不明的危险附件、泄露邮箱密码等；重度违规：通过邮箱传输公司核心保密信息、发送违法违规内容、因违规使用导致邮箱被盗造成泄密、故意传播钓鱼邮件等；特别严重违规：利用邮箱从事违法犯罪活动、泄露工业互联网平台核心技术信息造成重大经济损失、恶意攻击公司邮箱系统等。第十八条责任追究方式轻度违规：给予口头警告，责令限期整改，纳入员工月度绩效考核；中度违规：给予书面警告，扣减当月绩效奖金10%-20%，取消年度评优资格，必要时暂停邮箱使用权限1-7天；重度违规：给予记过、记大过处分，扣减季度绩效奖金30%-50%，调离核心岗位，情节严重的解除劳动合同；特别严重违规：要求赔偿公司经济损失