2026年工业机器人公司行政综合部岗位设置与服务标准管理制度

2026年工业机器人公司行政综合部岗位设置与服务标准管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司行政综合部的岗位管理体系，明确各岗位的职责边界与工作标准，提升行政综合服务的专业性、高效性与规范性，保障公司工业机器人研发、生产、销售等核心业务的顺畅运转，结合行业特性及公司实际运营需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及下属各子运营单元行政综合部全体在岗人员，涵盖行政综合部所有岗位序列，各子运营单元行政综合部需严格遵照本制度执行，确因区域运营特点需调整的，需提交书面申请经总部行政综合部审核、公司管理层审批后方可实施。第三条基本原则服务导向原则：行政综合部所有岗位工作均以支撑公司核心业务、服务全体员工为核心目标，聚焦业务需求优化服务流程，提升服务体验。权责清晰原则：明确各岗位的工作职责、权限及协作边界，避免推诿扯皮，确保每项行政事务都有明确的责任主体。高效合规原则：在符合国家法律法规、公司内部管理制度的前提下，简化流程、压缩响应时效，适配工业机器人行业快速运转的业务节奏。持续优化原则：结合公司发展规模、业务变化及员工反馈，定期评估岗位设置合理性与服务标准适用性，动态调整完善，确保制度落地实效。第二章行政综合部岗位设置第四条部门定位行政综合部是公司统筹行政管理、人事管理、后勤保障、会务接待等综合性事务的职能部门，承担“服务、协调、管控、支撑”四大核心职能，是保障公司日常运营秩序、提升组织运转效率的关键部门。第五条岗位设置架构行政综合部采用“层级化、专业化”的岗位设置模式，总部及各子运营单元按以下岗位配置（子单元可根据运营规模适当合并岗位，但核心职责不得缺失）：管理岗：行政综合部经理，统筹部门整体工作，对接公司管理层及各业务部门，制定部门工作计划并监督落地。专业岗：行政专员、人事专员、后勤专员，分别负责办公事务管理、人事基础事务、后勤保障等专项工作。基础岗：前台接待岗，负责公司来访接待、前台日常值守、基础事务流转等工作。第六条岗位编制要求总部行政综合部：经理1名，行政专员2名，人事专员2名，后勤专员1名，前台接待岗2名（轮值）。子运营单元行政综合部：规模较大的生产/销售型子单元：经理1名，行政人事专员1名（合并行政、人事职能），后勤专员1名；规模较小的技术服务型子单元：行政综合岗1名（统筹所有行政综合事务），前台接待岗1名（可兼职）。第三章各岗位核心岗位职责第七条行政综合部经理岗位职责统筹管理：制定行政综合部年度、月度工作计划，分解工作目标至各岗位，监督计划执行进度，确保部门工作与公司整体战略匹配。制度建设：牵头完善公司行政、人事、后勤等管理制度，审核各子运营单元提交的制度调整申请，确保制度体系的统一性与适用性。协调沟通：作为行政综合部与公司各业务部门、管理层的对接人，协调解决跨部门行政事务争议，反馈业务部门对行政服务的诉求并推动整改。资源管控：统筹行政办公物资、后勤保障资源的采购与分配，控制行政成本，确保资源使用效率；审核子运营单元行政费用预算及支出。团队管理：搭建部门核心工作团队，制定岗位绩效考核办法，开展员工技能培训与职业发展指导，提升团队整体服务能力。应急处理：牵头处理公司行政类突发事务（如办公区域安全事故、后勤保障中断等），制定应急预案并组织演练，保障公司运营秩序。第八条行政专员岗位职责办公事务管理：负责公司公文流转、印章管理、证照办理及年审、会议组织与纪要整理，确保办公流程规范；统筹办公设备（如工业机器人研发/生产用办公终端、打印设备等）的采购、维护与报废管理。文档管理：建立公司行政档案管理体系，分类归档各类文件、合同、资质证书等资料，确保档案可追溯、易查阅；管控档案查阅权限，保障核心资料安全。费用管理：统计、审核公司日常行政费用（如办公用品采购、水电费、物业费等），编制费用台账，配合财务部完成费用核销，提出成本管控建议。事务支撑：配合各业务部门开展专项工作，如生产型子单元的安全生产文件传达、销售型子单元的市场活动行政支撑等，确保业务需求及时响应。第九条人事专员岗位职责招聘配置：根据公司岗位编制及业务需求，开展工业机器人研发工程师、生产班组长、销售经理等各岗位的招聘工作，包括简历筛选、面试组织、录用通知发放及入职手续办理。薪酬绩效：核算员工薪酬、福利，确保薪资按时、准确发放；配合公司绩效考核体系落地，收集、整理各部门绩效考核数据，协助完成绩效结果应用。员工关系：办理员工入职、转正、调岗、离职等手续，建立员工档案；组织员工入职培训、技能提升培训，协调解决员工劳动关系争议，保障劳资双方合法权益。考勤管理：建立公司考勤管理制度，监督员工考勤执行情况，处理考勤异常问题，统计考勤数据并作为薪酬核算依据。第十条后勤专员岗位职责办公环境管理：负责公司办公区域、生产辅助区域的环境维护，包括清洁、绿化、安全巡检等，确保办公/生产环境符合安全、舒适的标准；统筹工业机器人生产车间配套后勤设施（如员工休息区、更衣室）的维护。物资保障：采购、管理公司办公用品、劳保用品（如生产车间防护用具）、食堂食材等后勤物资，建立物资出入库台账，确保物资供应充足且无浪费。食堂与宿舍管理：管理公司员工食堂，监督食材质量、餐饮卫生及价格合理性；统筹员工宿舍分配、维护及安全管理，解决员工住宿相关问题。车辆管理：管理公司公务用车，制定用车审批流程，调度车辆资源，监督车辆保养、维修及油耗管控，确保公务用车安全、高效。第十一条前台接待岗岗位职责来访接待：负责公司来访客户、合作方、应聘者的接待工作，引导至指定区域，做好来访登记；对接工业机器人展厅参观接待需求，配合销售部门做好基础接待服务。前台值守：负责前台电话接听、转接，及时传达重要来电信息；接收公司快递、信件并分类分发，确保物料流转及时。基础事务：维护前台区域环境整洁，管理公司访客门禁权限；协助行政专员完成会议签到、资料分发等基础会务工作。第四章行政综合服务标准第十二条办公事务服务标准公文流转：收到各部门提交的公文审批申请后，1个工作日内完成初审并流转至对应审批人；审批完成的公文，2个工作日内完成归档并反馈至提交部门。印章使用：常规业务用章申请，审核通过后即时办理；特殊业务（如工业机器人销售合同、对外合作协议）用章申请，1个工作日内完成审核及用章，用章后即时登记备案。证照办理：公司各类资质证照年审、变更等事务，提前15个工作日启动准备工作，确保证照有效期无缝衔接；办理结果3个工作日内反馈至需求部门。办公设备维护：接收到设备故障报修后，工作时间内30分钟内响应，简单故障2小时内修复；复杂故障无法即时修复的，1个工作日内协调备用设备到位。第十三条人事管理服务标准招聘响应：接收到各部门招聘需求后，1个工作日内发布招聘信息，3个工作日内筛选出符合要求的简历并安排初试；核心岗位（如工业机器人调试工程师）招聘周期不超过15个工作日。入职办理：新员工入职当天完成入职手续办理、工牌制作、办公账号开通等全部流程，确保员工可立即开展工作；入职培训在新员工到岗后1周内组织开展。薪酬发放：每月固定日期（如10日）前完成薪资核算，10日当天发放薪资；薪资异常反馈需在3个工作日内核实并处理。离职办理：员工提交离职申请后，1个工作日内启动离职交接流程，常规岗位离职手续办理不超过3个工作日，核心岗位不超过5个工作日。第十四条后勤保障服务标准物资采购：接收到办公用品、劳保用品等采购需求后，常规物资3个工作日内采购到位，特殊物资（如生产专用劳保用品）5个工作日内采购到位；物资验收合格后1个工作日内分发。食堂服务：食堂食材每日新鲜采购，菜品每周更新，确保员工用餐安全、营养；接收到员工餐饮投诉后，24小时内核实并整改，整改结果反馈至投诉人。宿舍管理：员工住宿申请提交后，3个工作日内完成宿舍分配；宿舍维修报修后，工作时间内4小时内响应，24小时内完成维修。公务用车：用车申请提前1个工作日提交的，1小时内完成审批及调度；紧急公务用车，即时响应调度，确保用车需求满足。第十五条接待会务服务标准来访接待：客户/合作方来访前，提前确认接待流程、会议室、茶水等细节；接待过程中全程陪同，及时解答基础咨询，复杂问题即时对接对应业务部门。会议组织：接收到会议申请后，1个工作日内完成会议室预订、设备调试、资料打印等准备工作；会议期间确保设备正常运转，会议结束后2个工作日内完成纪要整理并分发。大型活动保障：公司年会、工业机器人产品发布会等大型活动，提前15个工作日制定详细保障方案，明确分工；活动期间全程跟进，及时处理突发问题，活动结束后5个工作日内完成复盘总结。第十六条档案信息服务标准档案归档：各类文件、合同等资料在办结后3个工作日内完成归档，归档时做好分类、编号、标注，确保检索便捷。档案查阅：员工提交档案查阅申请后，常规档案1个工作日内提供查阅，核心保密档案（如工业机器人核心技术合同）经审批后2个工作日内提供查阅，查阅过程全程登记。档案保密：建立档案保密管理制度，仅限授权人员接触核心档案；定期开展档案保密检查，杜绝档案泄露风险。第五章监督与考核第十七条监督机制日常自查：行政综合部各岗位每日自查服务标准执行情况，填写工作日志；部门经理每周抽查，对未达标的服务事项及时督促整改。定期检查：总部行政综合部每季度对各子运营单元行政综合部开展一次全面检查，重点核查岗位履职、服务标准执行、成本管控等情况，形成检查报告并公示。投诉反馈：建立行政服务投诉渠道（邮箱、热线、意见箱），接收员工、业务部门对行政服务的投诉；投诉受理后1个工作日内核实，3个工作日内给出处理结果并反馈投诉人。第十八条考核体系考核指标：建立定量与定性相结合的考核指标体系，定量指标包括服务响应时效达标率、事务办结率、投诉率、行政成本控制率等；定性指标包括服务态度、协作能力、制度执行情况等。考核周期：行政综合部经理实行季度考核、年度总评；各专业岗、基础岗实行月度考核、年度总评。考核结果应用：考核结果与薪酬调整、岗位晋升、评优评先直接挂钩；考核优秀的人员优先纳入公司人才培养计划，考核不合格的人员需在1个月内完成整改培训，连续两次考核不合格的调整岗位或按公司规定处理。第六章奖惩机制第十九条奖励措施表彰奖励：对严格遵守本制度、服务标准执行优秀、年度考核排名前列的岗位人员，给予通报表扬、颁发“行政服务标兵”等荣誉证书。物质奖励：设立行政服务专项奖金，对服务效果显著、为公司节约行政成本、解决重大行政问题的人员，给予现金奖励；对优秀部门经理给予股权激励、带薪休假等奖励。晋升奖励：对在岗位履职中表现突出、具备管理能力的专业岗人员，优先晋升为部门经理或推荐至其他管理岗位；对优秀的子单元行政综合部人员，优先调至总部任职。第二十条惩罚措施警告整改：对轻微违反服务标准、未造成损失的行为（如公文流转延迟1个工作日内、接待礼仪不规范等），给予口头警告或书面警告，责令限期整改。经济处罚：对违反制度导致行政成本增加、员工投诉核实、档案泄露等情况的，按造成损失的比例对相关责任人进行经济处罚；情节较重的扣发月度绩效奖金。纪律处分：对严重违反本制度、造成重大损失或恶劣影响的（如公章管理不当导致合同纠纷、招聘舞弊等），给予记过、降职、撤职等纪律处分；情节严重触犯法律法