2026年秋季学期学校档案电子化工作完成情况自查及验收申请报告

2026年秋季学期学校档案电子化工作完成情况自查及验收申请报告为深入推进学校档案管理现代化、规范化、信息化建设，落实档案管理相关法律法规及上级教育主管部门关于档案电子化工作的部署要求，提升档案管理效率和利用水平，保障学校档案资源的安全、完整与高效利用，我校于2026年秋季学期全面开展档案电子化工作。截至本学期末，各项档案电子化工作已按计划完成既定任务。为确保工作质量，我校组织专人对档案电子化工作完成情况进行了全面自查，自查结果合格。现结合自查情况，特向贵单位提交档案电子化工作验收申请，具体报告如下：一、工作概述2026年秋季学期，我校高度重视档案电子化工作，将其纳入本学期重点行政工作，坚持“统一规划、分级负责、规范标准、安全高效”的工作原则，以“实现档案资源数字化、管理过程规范化、利用服务便捷化”为目标，成立专项工作小组，明确工作分工、细化工作举措、强化责任落实，有序推进各类档案的收集、整理、扫描、著录、归档、备份及管理系统调试等工作，全力完成本学期档案电子化工作任务，切实提升学校档案管理信息化水平，为学校教育教学、行政办公等各项工作提供高效的档案服务支撑。本学期档案电子化工作覆盖全校各部门、各年级，涵盖文书档案、教学档案、学籍档案、人事档案、财务档案、基建档案、荣誉档案、声像档案等各类档案，重点完成2026年秋季学期新增档案的电子化录入及往年存量重点档案的数字化扫描归档，严格遵循档案电子化相关标准和规范，确保档案电子化过程合规、成果达标。二、工作开展及完成情况（一）强化组织保障，明确工作责任1.成立专项工作小组。学校成立了以校长为组长，分管副校长为副组长，办公室、教务处、德育处、总务处、人事处等各部门负责人及档案管理员为成员的档案电子化工作专项小组，明确了小组的统筹协调职责，全面负责档案电子化工作的规划、部署、推进和监督，确保各项工作有序开展。2.明确分工压实责任。制定《2026年秋季学期学校档案电子化工作实施方案》，明确各部门、各岗位的工作任务、责任分工和完成时限，实行“谁主管、谁负责，谁经办、谁负责”的工作机制。其中，办公室负责统筹协调、标准制定、系统管理及文书档案的电子化工作；教务处负责教学档案、学籍档案的收集、整理及电子化录入；德育处负责德育相关档案的电子化工作；总务处负责财务、基建、后勤相关档案的电子化工作；人事处负责人事档案的电子化工作；各部门指定专人担任兼职档案员，配合专项工作小组完成本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案电子化工作层层落实、责任到人。3.组建专业工作队伍。选拔熟悉档案管理业务、具备一定计算机操作能力的人员组成档案电子化工作队伍，邀请档案管理专家开展专题培训，重点培训档案电子化操作规范、扫描标准、著录要求、安全管理及档案管理系统使用方法等内容，提升工作人员的业务能力和操作水平，保障档案电子化工作质量。（二）规范工作流程，提升工作质量本学期档案电子化工作严格遵循“收集—整理—扫描—著录—审核—归档—备份”的规范流程，全程严把质量关，确保档案电子化成果符合相关标准。1.档案收集整理。各部门按照档案管理要求，全面收集2026年秋季学期本部门产生的各类档案资料，包括纸质档案、电子档案、声像档案等，对收集的档案进行分类、排序、编号、装订，剔除无效、重复资料，确保档案资料的完整、规范、有序，经部门负责人审核签字后，统一移交档案电子化工作小组。2.档案扫描录入。工作小组按照档案电子化扫描标准，对纸质档案进行逐页扫描，根据档案类型和重要程度，合理设置扫描分辨率（一般文件不低于300dpi，重要文件不低于600dpi），确保扫描图像清晰、完整、无歪斜、无污渍，扫描格式统一为PDF格式，命名规范、便于检索。对声像档案、电子档案进行整理、转换，确保格式兼容、内容完整，统一录入档案管理系统。3.档案著录审核。工作人员按照著录规范，对扫描后的电子档案进行逐件著录，准确填写档案名称、形成部门、形成日期、档案编号、关键词、内容摘要等核心著录项，确保著录信息真实、准确、完整、规范。著录完成后，由专人进行交叉审核，对审核中发现的错误、遗漏及时修正，确保著录质量达标。4.档案归档备份。审核合格的电子档案，按照档案分类体系和归档要求，统一归入学校档案管理系统，建立电子档案台账，实现电子档案与纸质档案一一对应、同步归档。同时，建立双重备份机制，对电子档案进行本地备份和异地备份，定期对备份档案进行检查、更新，确保电子档案的安全、可恢复，防止档案丢失、损坏。（三）完善管理制度，强化安全保障1.完善相关管理制度。结合学校档案电子化工作实际，修订完善《学校档案电子化管理制度》《电子档案安全管理制度》《档案管理系统使用管理制度》等相关制度，明确档案电子化工作的操作规范、安全要求、责任追究及电子档案的收集、归档、保管、利用、销毁等流程，确保档案电子化工作有章可循、有据可依，推动工作规范化发展。2.强化安全防护措施。加强档案电子化工作的安全管理，对档案管理系统进行权限设置，实行分级授权、专人负责，严禁未经授权人员访问、修改、复制电子档案；安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，定期进行系统升级、病毒查杀，防范网络攻击、病毒入侵等安全风险；加强对纸质档案、扫描设备、存储设备的管理，严禁档案资料外泄，确保档案资源的安全保密。3.规范电子档案利用。建立电子档案利用审批制度，明确电子档案的利用范围、利用流程，使用者需提交利用申请，经相关负责人审核批准后，方可在授权范围内查阅、使用电子档案，严禁私自复制、传播电子档案；对电子档案的利用情况进行详细记录，实现利用全程可追溯，保障电子档案的规范利用。（四）工作完成具体情况截至2026年X月X日，我校2026年秋季学期档案电子化工作已全部完成，具体完成情况如下：1.文书档案：收集整理纸质文书档案X份，完成扫描录入X份，著录X条，归档X份，电子化完成率100%；2.教学档案：收集整理教学计划、教案、试卷、教学反思、教研记录等纸质教学档案X份，完成扫描录入X份，著录X条，归档X份，电子化完成率100%；3.学籍档案：收集整理本学期新增学生学籍档案X份，完成扫描录入X份，著录X条，归档X份，电子化完成率100%；同步完善往年存量学籍档案电子化补充工作X份；4.人事档案：整理完善教职工人事档案X份，完成扫描录入X份，著录X条，归档X份，电子化完成率100%；5.其他档案：财务档案、基建档案、荣誉档案、声像档案等各类档案共收集整理X份，完成扫描录入X份，著录X条，归档X份，电子化完成率100%。本学期共完成各类档案电子化X份，建立电子档案台账X册，档案管理系统运行稳定，电子档案检索便捷、利用高效，纸质档案与电子档案同步保管、相互印证，圆满完成了本学期档案电子化工作既定目标。三、自查情况（一）自查组织为确保档案电子化工作质量，我校档案电子化工作专项小组于2026年X月X日—X月X日，组织开展了档案电子化工作完成情况全面自查。自查采取“自查自纠、交叉检查、集中评议”相结合的方式，由各部门先进行自我检查，再由专项工作小组进行交叉检查，最后集中汇总自查情况，梳理存在的问题，形成自查报告，确保自查工作全面、细致、客观、公正。（二）自查内容及结果本次自查重点围绕档案电子化工作的组织保障、流程规范、工作质量、安全管理、成果应用等方面，对照档案电子化相关标准和学校工作方案，逐一开展检查，具体自查内容及结果如下：1.组织保障方面：已成立专项工作小组，明确责任分工，制定工作方案，开展业务培训，工作推进有序，自查合格；2.流程规范方面：严格遵循“收集—整理—扫描—著录—审核—归档—备份”的流程，各环节操作规范，档案收集完整、整理有序、扫描清晰、著录准确，自查合格；3.工作质量方面：各类档案电子化完成率均达到100%，电子档案与纸质档案一一对应，扫描图像清晰、著录信息规范、归档有序，符合相关标准，自查合格；4.安全管理方面：完善了相关管理制度，落实了安全防护措施，实行权限管理和双重备份，未发生档案丢失、损坏、外泄等情况，自查合格；5.成果应用方面：档案管理系统运行稳定，电子档案检索、查阅便捷，能够满足学校各部门、各岗位的档案利用需求，有效提升了档案管理效率和利用水平，自查合格。（三）存在的问题与整改情况通过自查，我们也清醒地认识到，我校档案电子化工作仍存在一些细微问题和不足，主要体现在：一是部分存量老旧档案纸张泛黄、字迹模糊，扫描后图像清晰度略有不足；二是少数电子档案著录信息的精细化程度不够，关键词提炼不够精准；三是档案管理系统的部分高级功能未充分挖掘利用，成果应用的深度和广度有待提升。针对以上问题，我校专项工作小组立即制定整改方案，明确整改责任人、整改措施和整改时限，逐项落实整改：1.对扫描清晰度不足的老旧档案，安排专人重新扫描、修复，调整扫描参数，确保图像清晰可辨，已于X月X日前全部整改完毕；2.组织工作人员对所有电子档案著录信息进行全面复核、完善，优化关键词提炼，提升著录信息的精细化、精准化水平，已于X月X日前整改完毕；3.邀请档案管理系统技术人员开展专项培训，指导工作人员熟练掌握系统高级功能，制定系统功能应用计划，逐步提升电子档案成果应用的深度和广度，确保整改到位、取得实效。经整改，所有问题均已解决，档案电子化工作质量得到进一步提升，自查结果为合格。四、验收申请我校2026年秋季学期档案电子化工作已按计划、按标准全面完成，各项工作符合档案电子化相关规范和要求，经学校自查，工作质量合格，不存在未完成任务、违规操作等情况。为进一步规范学校档案电子化管理工作，检验工作成效，确保档案电子化成果达标，现特向贵单位提交验收申请，恳请贵单位组织专家对我校2026年秋季学期档案电子化工作完成情况进行全面验收。我校将积极配合验收工作，如实提供相关资料，虚心接受专家的指导和意见，对验收中发现的问题及时整改，不断提升学校档案电子化管理水平。五、下一步工作打算本次档案电子化工作的圆满完成，为我校档案管理信息化建设奠定了坚实基础。下一步，我校将以此次自查和验收为契机，总结经验、补齐短板，持续推进档案电子化工作常态化、规范化、精细化发展：1.强化队伍建设，常态化开展档案电子化业务培训，提升工作人员的业务能力和操作水平，打造一支专业、高效的档案管理队伍；2.完善管理制度，进一步细化档案电子化操作规范、安全管理和成果应用相关规定，推动档案电子化工作制度化、规范化发展；3.深化成果应用，充分挖掘档案管理系统的功能优势，推动电子档案与学校教育教学、行政办公等工作深度融合，提升档案利用效率和服务水平；4.