2025-2026学年度第二学期学校档案室建设与管理工作总结

2025-2026学年度第二学期学校档案室建设与管理工作总结档案工作是学校工作的重要组成部分，是记录学校发展历程、留存教育教学成果、保障各项工作有序推进的基础性工作。2025-2026学年度第二学期，我校档案室在学校领导的高度重视和各部门的大力配合下，深入贯彻落实档案管理工作相关法律法规和上级教育主管部门要求，坚持“安全第一、规范管理、高效利用、稳步提升”的工作理念，聚焦档案室标准化建设、档案规范化管理、档案资源开发利用三大核心任务，扎实推进各项工作，不断提升档案管理专业化、精细化水平，圆满完成了本学期档案室建设与管理各项重点任务。现将本学期工作总结如下：一、工作概述本学期，我校高度重视档案室建设与管理工作，将其纳入学校重点工作统筹推进，切实加强组织领导、健全管理制度、完善设施设备、强化业务培训，推动档案工作从“基础管理”向“规范提升”转型。针对上学期档案管理中存在的归档不及时、分类不规范、利用效率不高、档案室设施不完善等问题，结合本学期学校教育教学、党建、后勤等各项工作实际，制定详实的工作计划，明确工作目标、主要任务和实施举措，细化责任分工、强化过程管控，确保档案建设与管理工作有序、高效开展。本学期，我校档案室重点推进档案收集归档、分类整理、保管保护、检索利用、数字化建设及档案室标准化改造等工作，进一步规范档案管理流程，提升档案管理质量，充分发挥档案在学校管理、教育教学、历史传承中的重要作用，为学校高质量发展提供了坚实的档案保障。二、主要工作及成效（一）强化组织领导，健全管理体系1.加强统筹部署。成立以校长为组长，分管副校长为副组长，各部门负责人、档案管理员为成员的档案工作领导小组，明确领导小组统筹协调、督促检查档案工作的核心职责，定期召开档案工作专题会议，研究解决档案室建设与管理工作中存在的问题，部署本学期档案工作重点任务，确保各项工作有序推进。2.健全管理制度。结合学校实际，修订完善《学校档案管理制度》《档案收集归档管理办法》《档案保管保护制度》《档案检索利用制度》《档案数字化管理制度》等一系列规章制度，进一步明确档案收集、归档、整理、保管、利用、销毁等各环节的工作要求和操作规范，做到“有章可循、有规可依、有据可查”，推动档案管理工作规范化、制度化开展。3.明确责任分工。实行“档案管理员牵头、各部门协同配合”的工作机制，明确档案管理员具体负责档案的收集、整理、保管、利用等日常工作，各部门指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的初步收集、分类、整理和移交工作，形成“一级抓一级、层层抓落实”的工作格局，确保档案工作责任到人、落实到位。（二）推进档案室建设，完善设施设备1.优化档案室环境。针对原有档案室空间不足、设施老化等问题，本学期对档案室进行了标准化改造，合理划分档案保管区、检索利用区、数字化处理区，确保功能分区明确、布局合理；安装防盗门窗、遮光窗帘、温湿度调控设备（空调、除湿机、加湿器），配备防火、防虫、防鼠、防尘等防护用品，营造安全、干燥、通风、整洁的档案保管环境，切实保障档案实体安全。2.完善档案设施。加大档案设施设备投入，新增档案密集架、档案柜、档案盒、防虫药剂、温湿度记录仪等档案保管设备，更换老旧检索工具，配备计算机、打印机、扫描仪等数字化设备，进一步提升档案保管和利用的便捷性；规范档案设施设备管理，建立设施设备台账，定期对设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。3.规范档案库房管理。严格执行档案库房管理规定，落实库房安全管理制度，定期对库房进行巡查，检查温湿度、防火、防盗、防虫等情况，做好巡查记录；规范档案摆放秩序，档案柜、档案盒张贴明显标识，按照档案类别、年度、保管期限分类存放，做到“摆放整齐、标识清晰、检索便捷”，提升档案库房管理精细化水平。（三）规范档案管理，提升管理质量1.做好档案收集归档工作。坚持“全面收集、及时归档、规范整理”的原则，重点收集本学期学校党建、教育教学、人事管理、财务管理、后勤服务、校园安全、各类活动等方面的档案资料，包括文书档案、教学档案、学籍档案、人事档案、声像档案、实物档案等。加强与各部门的沟通协调，督促兼职档案员及时移交本部门档案资料，确保档案收集全面、无遗漏；本学期共收集各类档案资料XX份（册），其中文书档案XX份、教学档案XX册、学籍档案XX册、声像档案XX份、实物档案XX件，归档率达100%。2.规范档案整理工作。严格按照档案整理规范要求，对收集归档的档案资料进行分类、组卷、编号、装订、编目，明确档案保管期限（永久、长期、短期），填写档案卷内目录、备考表，粘贴档案标签，确保档案整理规范、要素齐全、格式统一；重点规范教学档案、学籍档案、人事档案的整理工作，严格按照相关标准整理归档，确保档案资料的完整性和规范性；本学期共整理各类档案XX卷（册），整理合格率达100%。3.强化档案保管保护工作。严格执行档案保管保护制度，落实档案安全防护措施，定期对档案进行防虫、防鼠、防潮、防尘处理，防止档案霉变、破损、虫蛀、丢失；加强对珍贵档案、声像档案、实物档案的特殊保护，采用密封保存、低温保管等方式，延长档案保存期限；建立档案保管台账，详细记录档案的收集、整理、保管、利用等情况，实现档案全程可追溯。4.规范档案检索利用工作。完善档案检索体系，建立健全档案总目录、分类目录、卷内目录等检索工具，实现档案手工检索与计算机检索相结合，提升档案检索便捷性；严格执行档案利用管理制度，规范档案查阅、借阅、复制等流程，查阅、借阅档案需履行登记手续，明确借阅期限和责任，严禁私自查阅、借阅、复制档案，确保档案安全；本学期共接待档案查阅XX人次，借阅档案XX卷（册），复制档案XX份，均按规定履行登记手续，未发生档案丢失、损毁等情况，切实发挥了档案的利用价值。（四）推进档案数字化建设，提升利用效能1.开展档案数字化扫描工作。结合学校档案管理实际，本学期重点推进文书档案、教学档案、学籍档案的数字化建设，组织档案管理员对存量档案进行扫描、录入、整理，建立数字化档案数据库，实现档案资源电子化管理；严格按照档案数字化规范要求，确保扫描图像清晰、录入信息准确、档案编号一致，做好数字化档案的备份和保管工作，防止数字化档案丢失、损坏。2.规范数字化档案管理。建立数字化档案管理制度，明确数字化档案的收集、录入、审核、备份、利用等要求，规范数字化档案管理流程；加强数字化档案安全管理，设置档案管理系统权限，落实保密措施，防止数字化档案泄露、篡改；定期对数字化档案数据库进行备份，确保数字化档案安全可靠；本学期共完成XX卷（册）档案的数字化扫描工作，录入数字化档案信息XX条，初步实现了部分档案的电子化检索和利用。（五）强化业务培训，提升业务能力1.加强档案管理员培训。组织档案管理员参加上级教育主管部门举办的档案管理业务培训、交流学习活动，学习档案管理法律法规、档案整理规范、档案数字化建设等相关知识，提升档案管理员的专业素养和业务能力；鼓励档案管理员自主学习档案管理相关知识，查阅档案管理专业书籍、期刊，不断拓宽知识面，提升业务水平。2.开展兼职档案员培训。召开兼职档案员业务培训会议，组织各部门兼职档案员学习学校档案管理制度、档案收集归档规范、档案整理要求等内容，明确兼职档案员的工作职责和工作任务，指导兼职档案员做好本部门档案的收集、整理和移交工作；本学期共开展兼职档案员培训2次，参与兼职档案员XX人，有效提升了兼职档案员的业务能力，确保各部门档案工作规范开展。三、存在的问题与不足在总结本学期档案室建设与管理工作成效的同时，我们也清醒地认识到，工作中还存在一些问题和不足，需要在今后的工作中认真反思、切实整改：1.档案数字化建设进度缓慢。虽然启动了档案数字化建设工作，但由于数字化设备不足、档案管理员工作量大等原因，存量档案数字化扫描、录入工作进度缓慢，数字化档案数据库建设不够完善，未能实现全部档案的电子化检索和利用，档案利用效能有待进一步提升。2.档案资源开发利用不够充分。目前档案工作主要集中在收集、整理、保管等基础环节，对档案资源的开发利用不够重视，未能充分挖掘档案的历史价值、参考价值和教育价值，档案在学校管理、教育教学、校园文化建设等方面的作用未能充分发挥。3.兼职档案员业务能力参差不齐。部分兼职档案员缺乏系统的档案管理业务培训，对档案收集、整理、归档等规范要求掌握不够熟练，存在档案移交不及时、整理不规范等问题，影响了档案管理整体质量。4.档案宣传力度不足。全体师生对档案工作的重要性认识不够深入，缺乏档案意识，部分师生存在随意丢弃档案资料、不配合档案收集归档等现象，需要进一步加强档案宣传引导。5.档案管理制度落实不够严格。虽然健全了档案管理制度，但在实际执行过程中，部分制度落实不够严格，存在档案查阅、借阅登记不规范、档案库房巡查不够细致等问题，未能充分发挥制度的约束和规范作用。四、下一步工作打算针对本学期工作中存在的问题和不足，结合学校档案工作实际，下一步我们将聚焦问题整改、强化措施落实，持续推进档案室建设与管理工作提质增效，具体工作打算如下：1.加快档案数字化建设步伐。加大数字化设备投入，增加档案数字化工作人员，加快存量档案数字化扫描、录入工作进度，完善数字化档案数据库，实现全部档案的电子化检索和利用；加强数字化档案安全管理，定期对数字化档案进行备份和维护，确保数字化档案安全可靠；探索档案数字化管理新模式，提升档案利用效能。2.加强档案资源开发利用。注重档案资源的挖掘和利用，结合学校发展历程、校园文化建设等，整理编研档案资料，编写档案汇编、校史资料等，充分发挥档案的历史传承和教育作用；建立档案利用反馈机制，及时了解各部门、师生对档案利用的需求，优化档案检索和利用服务，提升档案利用满意度。3.提升档案管理人员业务能力。定期组织档案管理员、兼职档案员参加业务培训、交流学习活动，邀请档案管理专家进行指导，系统学习档案管理法律法规、档案整理规范、数字化建设等知识，提升档案管理人员的专业素养和业务能力；建立兼职档案员考核机制，督促兼职档案员履行工作职责，规范档案收集、整理和移交工作。4.加大档案宣传力度。通过校园公众号、宣传栏、主题班会、教职工大会等多种形式，广泛宣传档案工作的重要意义、档案管理法律法规、档案知识等内容，提升全体师生的档案意识，引导师生自觉配合档案收集归档工作，主动保护档案资料，营造“人人重视档案、人人爱护档案”的良好氛围。5.严格落实档案管理制度。进一步强化制度执行力度，加强对档案管理各环节的监督检查，规范档案收集、整理、保管、利用等流程，严格执行档案查阅、借阅登记制度和档案库房管