职业卫生档案管理制度(标准版)

职业卫生档案管理制度(标准版)第一章总则第一条为系统、连续、可追溯地识别、评价与控制工作场所职业性有害因素，预防职业病与职业相关疾病，保障劳动者健康权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》《工作场所职业卫生管理规定》《用人单位职业健康监护监督管理办法》《职业卫生档案管理规范》等法律法规，结合本单位生产规模、工艺特点与职业病危害风险等级，制定本制度。第二条本制度所称职业卫生档案，是指用人单位在职业病危害防治活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据、检测报告、健康资料、影像胶片、实物样本等全部原始记录及其整理成果。第三条职业卫生档案实行“统一领导、分级负责、归口管理、全员参与”的原则，坚持“一企一档、一岗一档、一人一档、一源一档、一案一档”，确保档案真实、完整、准确、安全、可用。第二章管理职责第四条主要负责人职责1.将职业卫生档案管理纳入本单位安全生产与职业健康年度目标责任制，提供必要的经费、场所、设施与人员保障；2.每季度听取一次档案管理工作汇报，对重大职业病危害项目档案的完整性、真实性负最终责任；3.批准档案分级、保密级别、保存年限及销毁方案。第五条职业卫生管理机构（EHS部）职责1.组织编制、修订档案分类方案、归档范围与保管期限表；2.指导、监督各部门、车间专兼职档案员开展收集、整理、鉴定、统计、利用与移交；3.建立电子档案管理系统，确保数据每日增量备份、异地容灾；4.每年至少组织一次档案管理合规性内部审核，发现问题签发整改单并跟踪闭环。第六条各部门/车间职责1.指定一名副职领导分管档案工作，配备至少一名专兼职档案员，名单报EHS部备案；2.按照“谁形成、谁负责、谁归档”原则，在事项完结后五个工作日内完成纸质与电子双轨归档；3.确保原始记录字迹清晰、数据准确、签字齐全，禁止随意涂改；确需更正时，采用杠改法，旁注更正人姓名及日期。第七条劳动者职责1.如实提供个人职业史、既往史、家族史、吸烟史、过敏史等健康相关信息；2.配合职业健康检查、个体采样、生物监测，领取并妥善保管个人防护用品领用记录；3.有权查阅本人职业健康监护档案，对错误信息提出书面更正申请。第八条档案管理员任职条件1.具有大专及以上学历，接受不少于16学时的职业卫生与档案管理双证培训，考核合格；2.熟悉《档案法》《保密法》《职业病防治法》及本单位工艺流程；3.每年接受再培训不少于8学时，并纳入个人培训档案。第三章档案分类与归档范围第九条基础管理类（代码A）A1营业执照、生产许可、职业病危害项目申报回执、变更批复；A2职业卫生管理制度、操作规程、应急预案及修订记录；A3年度防治规划、实施方案、经费预算与决算；A4三同时资料：预评价、设计专篇、控制效果评价、专家评审意见、整改复查记录；A5外包、外协、劳务派遣协议及职业卫生责任划分文件。第十条职业病危害识别与检测类（代码B）B1职业病危害因素清单、分布图、风险矩阵；B2历年定期检测、日常监测、评价检测、事故性检测的委托合同、原始记录、报告正本；B3实验室资质、计量认证、设备校准证书；B4超标点整改措施、复测报告、效果评估。第十一条工程防护与个体防护类（代码C）C1防尘、防毒、降噪、通风、隔离、屏蔽等工程防护设施台账；C2设施安装、调试、验收、维护、检修、停用、报废记录；C3个体防护用品采购计划、合格证书、发放领用记录、报废更换记录；C4佩戴适合性检验、密合度测试、培训记录。第十二条职业健康监护类（代码D）D1上岗前、在岗期间、离岗时、应急、离岗后随访五阶段体检汇总表；D2主检医师出具的个体结论、复查通知、职业禁忌证调岗建议、疑似职业病告知书；D3职业健康监护结果告知劳动者本人的签收表；D4职业病诊断鉴定书、工伤认定书、伤残等级结论、赔偿协议。第十三条培训与宣传类（代码E）E1年度培训计划、教材、签到、试卷、成绩、影像；E2主要负责人、职业卫生管理人员、接触危害劳动者、新员工、转岗员工、外来施工人员六类培训记录；E3宣传栏、展板、视频、公众号推文原稿及发布台账。第十四条应急管理类（代码F）F1急性中毒、化学灼伤、高温中暑、放射性事故专项预案；F2应急演练方案、脚本、签到、影像、评估报告、整改闭环；F3应急药品、救援器材、防化服、呼吸器台账及检维护记录；F4事故报告、现场调查、卫生学评价、整改复查、经验反馈。第十五条监督执法与改进类（代码G）G1卫生健康主管部门现场检查笔录、责令改正通知书、处罚决定书；G2整改方案、佐证材料、复查合格意见；G3内部审核、管理评审、持续改进报告。第十六条个人职业健康档案（代码H）H1一人一档，以劳动者身份证号为唯一标识，终身随档；H2内容包括D类全部资料、劳动合同、岗位危害告知书、个体采样记录、防护用品领用、培训签到、奖惩记录；H3劳动者离岗时，H类档案封存，保存期限不少于三十年，期满由档案鉴定小组统一销毁并留存销毁清册。第四章归档流程与质量要求第十七条收集1.采用“前端控制”模式，在检测、体检、培训、演练等活动结束前，由档案员现场收集原始记录；2.对易褪色热敏纸、复写纸立即进行扫描，生成PDF/A格式，分辨率≥300dpi；3.实物样本（如粉尘滤膜、铅片）采用惰性材料密封袋，贴二维码，入实物库，并在系统中建立关联。第十八条整理1.按“问题—时间”组卷，每卷不超过200页，厚度≤3cm；2.页号采用铅笔编写在右下角，照片、图纸粘贴在A4衬纸并编页；3.卷内目录、备考表、案卷封面使用档案行政管理部门监制的统一模板，字迹工整，项目齐全。第十九条鉴定1.档案保存期限分为永久、30年、10年、5年四档，由EHS部牵头，生产、技术、人事、工会组成鉴定小组，每五年复核一次；2.对到期档案逐卷逐页审查，出具《保存价值鉴定表》，报主要负责人审批；3.失去保存价值的，编制《销毁清册》，在指定场所双人监销，全程录像，录像带保存三年。第二十条移交1.各部门应在每年3月底前将上年度办结档案移交档案室，交接双方在《档案移交清单》签字盖章，一式两份；2.电子档案通过加密U盘或VPN隧道传输，MD5校验值一致后方可接收；3.对涉密档案，须使用国家保密局认证的涉密载体，办理《涉密档案交接单》。第二十一条保管1.档案室设在远离易燃、易爆、高温、高湿、强磁场区域，独立防火分区，耐火等级二级以上；2.配置恒温恒湿空调、七氟丙烷气体灭火、红外防盗、门禁、视频监控，温度14—24℃，相对湿度45—60%；3.纸质档案垂直存放，密集架承重≥80kg/层，底层距地面≥15cm，每年倒架一次；4.电子档案采用“三份两异地”策略：本地磁盘阵列、同城异地磁带库、异地云灾备，每季度进行数据可读性检测。第二十二条利用1.内部员工查阅须填写《档案利用申请表》，经部门负责人、EHS部、保密办三级审批；2.外单位人员须持单位介绍信、身份证，经主要负责人批准，在阅览室全程陪同查阅，禁止拍照、复印、扫描；3.提供利用时，优先使用电子副本，纸质档案原则上不出馆；4.利用完毕，档案员当场清点页数，检查污损、缺页，如有问题立即启动追责程序。第二十三条统计1.建立档案管理台账，指标包括：馆藏总量、年度增量、借阅人次、复制页数、鉴定卷数、销毁卷数、数字化页数、培训学时；2.每季度生成《职业卫生档案管理季报》，报送主要负责人、工会、卫生健康主管部门；3.年度统计报告纳入管理评审输入，作为持续改进依据。第五章电子档案与信息安全第二十四条系统建设1.采用B/S架构，支持国产操作系统、国产数据库，通过网络安全等级保护三级测评；2.功能模块涵盖：分类方案维护、在线归档、流程审批、版本控制、全文检索、OCR识别、水印加密、日志审计、移动端查询；3.与检测、体检、培训、监测、应急平台实现API接口，数据实时同步，避免二次录入。第二十五条数据标准1.执行《电子文件管理暂行办法》《版式电子文件长期保存格式要求》，采用PDF/A—2、JPEG2000、TIFF6.0等长期保存格式；2.元数据方案涵盖：题名、责任者、形成时间、归档号、保管期限、密级、格式、大小、哈希值、关联实体；3.关键字段采用受控词表，确保检索准确率≥95%。第二十六条安全策略1.用户权限实行RBAC模型，最小颗粒度到字段级；2.登录采用双因子认证（USBKey+指纹），连续三次失败锁定账户并短信告警；3.数据传输使用TLS1.3加密，存储采用AES256加密，密钥托管于硬件加密机；4.系统日志保留不少于六个月，关键操作日志同步到区块链存证平台，防篡改；5.每年聘请第三方进行渗透测试，高危漏洞24小时内修复。第六章培训与考核第二十七条培训对象1.主要负责人、分管副职；2.EHS部、人事部、采购部、工程部、生产部、仓储部管理人员；3.专兼职档案员、检测人员、职业健康医师、护士；4.接触危害的劳动者、外包队伍、实习生。第二十八条培训内容1.职业病防治法律法规、标准更新解读；2.档案分类方案、归档范围、保管期限、保密级别；3.电子档案系统操作、检索技巧、数据备份与恢复；4.纸质档案修复、去污、防霉、防虫、防光技术；5.事故案例：档案缺失导致败诉、罚款、舆情危机剖析。第二十九条培训方式1.线下集中授课、VR模拟演练、实物操作；2.线上直播、微课、考试系统，支持手机端碎片化学习；3.建立“师带徒”机制，新任档案员三个月内完成岗位见习，考核合格方可独立上岗。第三十条考核与奖惩1.采用“日常抽查+季度检查+年度考评”三级模式，满分100分，90分以上为优秀；2.对优秀部门授予“职业卫生档案管理流动红旗”，奖励5000元；对不合格部门扣减年度绩效5%，并通报批评；3.因档案缺失、损毁、泄密造成职业病诊断困难、行政处罚、群体投诉的，启动责任倒查，视情节给予警告、记过、降职、解除劳动合同处理；涉嫌犯罪的，移送司法机关。第七章外包与劳务派遣管理第三十一条外包项目须在合同中明确档案归属、归档范围、质量要求、移交时限、违约责任；第三十二条外包方须接受本单位档案培训，使用统一模板，关键资料实时上传至电子档案系统；第三十三条外包方离场前，须完成档案专项验收，未移交或验收不合格，付款暂停10%，直至整改完成。第八章监督与持续改进第三十四条内部审核1.每年至少开展一次职业卫生档案专项审核，覆盖所有部门、所有类别；2.审核组由EHS部、工会、档案室、外部专家组成，采用抽样检查、现场追踪、员工访谈、系统溯源等方法；3.出具审核报告，列明不符合项、整改措施、责任人、完成时限，次年复查验证。第三十五条管理评审1.主要负责人每年组织