采购流程与供应商管理标准操作手册

通用采购流程与供应商管理标准操作手册一、手册适用范围与应用场景本手册适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购部门及相关协同部门，规范从采购需求提出到供应商全生命周期管理的标准化操作。具体应用场景包括：日常生产物料采购、办公用品采购、项目外包服务采购、设备采购等；供应商准入、日常合作、绩效评估及淘汰管理等场景。手册旨在保证采购流程合规、高效，供应商资源优质、稳定，降低运营风险，控制采购成本。二、采购全流程操作指引（一）采购需求确认与提报需求发起责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）。操作内容：（1）需求部门根据业务需求（如生产计划、项目进度、库存消耗等），填写《采购需求申请表》（模板见第四章），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、期望交付日期、用途说明及附件（如图纸、技术标准等）。（2）需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。输出成果：《采购需求申请表》（含部门负责人审批意见）。需求复核与审批责任部门：采购部、财务部、分管领导。操作内容：（1）采购部收到需求后，1个工作日内完成复核，重点审核：需求描述是否清晰完整、技术参数是否明确、预算是否在年度预算范围内；若需调整，反馈需求部门补充完善。（2）财务部复核采购预算与成本合理性，确认预算额度后签署意见。（3）根据采购金额分级审批：金额≤5000元：采购部经理*审批；5000元＜金额≤5万元：分管副总*审批；金额＞5万元：总经理*审批。输出成果：审批通过的《采购需求申请表》。（二）采购方式选择与执行根据采购金额、物品/服务特性及市场供需情况，选择以下采购方式（优先级从高到低）：公开招标（适用场景：金额≥10万元或涉及大宗/关键物资）操作步骤：（1）采购部编制招标文件，明确采购需求、投标人资格要求、评标标准、投标截止时间、合同主要条款等，报法务部（或指定部门）审核后发布招标公告（通过企业官网、第三方招标平台等渠道）。（2）潜在供应商在公告期内报名，采购部对其资质进行初审（营业执照、相关行业许可证、财务状况等）。（3）组织开标会议，由评标小组（含采购部、需求部、技术专家、财务部人员）按评标标准（价格、技术方案、资质、服务承诺等）进行打分，确定中标候选人。（4）公示中标结果（3个工作日），无异议后发出《中标通知书》。输出成果：招标文件、投标文件、评标报告、《中标通知书》。询价采购（适用场景：5000元＜金额＜10万元，且市场供应商≥3家）操作步骤：（1）采购部向至少3家合格供应商发出《询价单》，明确采购需求、报价要求、交付时间等。（2）供应商在规定时间内提交报价单，采购部对比分析价格、质量、交期、售后等，选择最优供应商。（3）与选定供应商确认采购细节，形成《询价采购结果审批表》。输出成果：《询价单》、供应商报价单、《询价采购结果审批表》。单一来源采购（适用场景：只能从唯一供应商处采购，或发生了不可预见的紧急情况，需从原有供应商处添购）操作步骤：（1）需求部门与采购部共同填写《单一来源采购申请表》，说明理由（如专利保护、紧急维修等），附相关证明材料。（2）报分管副总及以上领导审批后，与指定供应商洽谈合作。输出成果：《单一来源采购申请表》（含审批意见）、供应商报价单。紧急采购（适用场景：突发情况需立即采购，如生产设备故障应急维修）操作步骤：（1）需求部门电话/口头申请，说明紧急原因及需求，经采购部经理*确认后启动紧急采购。（2）优先选择合作过的优质供应商，保证快速响应，事后1个工作日内补办《采购需求申请表》审批手续。输出成果：紧急采购记录、补办的审批表。（三）合同签订与订单下达合同拟定与审核责任部门：采购部、法务部、财务部。操作内容：（1）采购部根据采购结果与供应商拟定《采购合同》（模板见第四章），明确标的物信息、价格、数量、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任等核心条款。（2）法务部审核合同合规性（如法律条款、知识产权等），财务部审核付款条款与财务流程一致性，采购部根据审核意见修改完善。输出成果：审核通过的《采购合同》（一式三份，双方各执一份，采购部存档一份）。合同签订与订单下达操作内容：（1）双方授权代表签字并加盖公章，合同生效。（2）采购部向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部、仓库，明确交付要求。输出成果：《采购订单》、签订完成的合同。（四）交付验收与入库交付跟踪责任部门：采购部。操作内容：采购部主动跟踪供应商生产/备货进度，确认交付时间，提前1天通知需求部、仓库准备验收。验收与入库责任部门：需求部、仓库、质检部（如涉及）。操作内容：（1）供应商按订单交付后，需求部与仓库共同到场核对：数量是否相符、外包装是否完好、随货资料（合格证、检验报告等）是否齐全。（2）对技术参数、质量有要求的物品，由质检部进行抽样或全检，出具《质检报告》。（3）验收合格后，需求部、仓库、供应商代表在《到货验收单》上签字确认；不合格则当场拒收，采购部2个工作日内联系供应商处理（退换货、索赔等）。（4）仓库办理入库手续，更新库存台账。输出成果：《到货验收单》、《质检报告》（如需）、入库单。（五）付款结算发票与对账责任部门：采购部、财务部。操作内容：（1）供应商在交付验收合格后，根据合同约定开具合规发票（增值税专用/普通发票），提交至采购部。（2）采购部核对发票信息与合同、订单、验收单是否一致，确认无误后提交财务部。付款审批与执行操作内容：（1）财务部审核发票真实性、金额准确性，按合同约定的付款方式（如预付款、到付款、分期付款）编制付款申请单。（2）按审批权限报领导审批后，财务部通过银行转账等方式付款，同步更新应付账款台账。输出成果：发票、付款申请单、银行付款凭证。三、供应商管理全流程操作指引（一）供应商准入管理供应商资质初审责任部门：采购部。操作内容：（1）潜在供应商提交《供应商准入申请表》（模板见第四章）及附件：营业执照副本、相关行业资质证书（如ISO9001、ISO14001等）、法定代表人证件号码明、产品/服务案例、质量体系说明、财务报表（近一年）等。（2）采购部在3个工作日内初审资质，重点核查：证照有效性、经营范围是否匹配、是否在经营异常名录中，剔除不符合要求的供应商。现场考察与评估（适用关键物料/服务供应商）责任部门：采购部、需求部、技术专家。操作内容：（1）对通过初审的供应商，组织现场考察，重点评估：生产/服务能力、质量控制流程、技术水平、供货稳定性、环保与安全措施等。（2）填写《供应商现场考察评估表》，形成考察结论（推荐/不推荐）。评审与名录录入操作内容：（1）采购部组织供应商评审会（成员含采购、需求、技术、质量），结合资质初审、现场考察结果，确定合格供应商名单。（2）将合格供应商信息录入《供应商名录》，统一编号管理，明确供应商分类（如战略供应商、核心供应商、普通供应商）。输出成果：《供应商准入申请表》及附件、《供应商现场考察评估表》、《供应商名录》。（二）供应商绩效评估评估周期与指标周期：季度/年度评估（季度评估侧重日常合作，年度评估综合全年表现）。评估指标（总分100分）：质量指标（40分）：产品合格率、质量问题整改及时率；交付指标（30分）：交付准时率、订单满足率；价格指标（15分）：价格竞争力、成本降低贡献；服务指标（15分）：响应速度、沟通配合度、售后满意度。评估流程责任部门：采购部牵头，需求部、仓库、质检部配合。操作内容：（1）评估周期结束后5个工作日内，各配合部门提供供应商相关数据（如质检部提供质量合格率、仓库提供交付准时率）。（2）采购部汇总数据，对照评分标准计算得分，形成《供应商绩效评估报告》。（3）将评估结果反馈供应商，得分≥90分为A级（优秀）、80-89分为B级（良好）、70-79分为C级（合格）、＜70分为D级（不合格）。结果应用A级：优先分配订单、授予“优秀供应商”称号、缩短付款周期；B级：维持合作，鼓励持续改进；C级：发出《整改通知书》，30日内提交整改报告；D级：启动淘汰程序，终止合作。输出成果：《供应商绩效评估报告》、《整改通知书》（如需）。（三）供应商关系维护与优化日常沟通采购部定期与供应商开展季度业务沟通会，反馈合作问题、收集改进建议，共享企业需求信息。培训与赋能对核心供应商，提供企业标准、质量要求等培训，帮助其提升匹配度；邀请参与产品早期研发，实现协同创新。激励与淘汰对连续2个季度评为A级的供应商，给予返点、订单倾斜等激励；对连续2次整改不达标或出现重大质量/违约问题的供应商，从《供应商名录》中删除，并做好后续交接。四、配套表单模板（一）采购需求申请表申请编号需求部门申请人联系方式需求名称规格型号技术参数数量预算金额期望交付日期用途说明附件清单（可附页）需求部门负责人审核意见：签字：日期：采购部复核意见：签字：日期：财务部审核意见：签字：日期：最终审批意见：签字：日期：（二）供应商准入申请表申请单位名称统一社会信用代码法定代表人联系方式注册地址经营范围成立日期注册资本申请合作产品/服务：相关资质证书（附复印件）：□营业执照□行业许可证□ISO认证□其他产品/服务优势说明：采购部初审意见：签字：日期：现场考察结论（如需）：签字：日期：评审最终意见：□推荐□不推荐签字：日期：（三）到货验收单验收单编号采购订单号供应商名称交付日期物品名称规格型号数量单价验收项目验收标准验收结果（合格/不合格）数量核对：□合格□不合格（差异说明：）包装完好性：□合格□不合格（破损说明：）质检结论（如需）：□合格□不合格（问题描述：）需求部验收人：签字：日期：仓库验收人：签字：日期：供应商代表：签字：日期：（四）供应商绩效评估表供应商名称供应商编号评估周期评估指标权重得分质量合格率40%交付准时率30%价格竞争力15%服务满意度15%总分100%综合等级：□A级（≥90分）□B级（80-89分）□C级（70-79分）□D级（＜70分）改进建议：采购部评估人：签字：日期：需求部确认：签字：日期五、关键风险控制与操作要点（一）合规性风险采购方式选择必须符合《_________招标投标法》《_________采购法》及企业内部制度，严禁化整为零规避招标。合同条款需经法务审核，明确双方权利义务，避免模糊表述（如“按市场价”“尽快交付”等）。（二）供应商风险供应商准入需严格审核资质，定期更新《供应商名录》，淘汰失信或资质失效供应商。对独家供应商或高风险品类供应商，建立备选供应商库，降低依赖风险。（三）流程闭环风险采购各环节需留存完整文档（