员工培训档案管理制度及模板

员工培训档案管理制度及模板一、总则（一）目的与依据为规范公司员工培训档案管理，客观、系统地记录员工参与培训的历程与成果，促进培训工作的有效开展，提升员工专业技能与综合素质，为员工职业发展规划、岗位调整及绩效考核提供重要依据，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司人力资源管理相关规定，并结合公司实际情况制定。（二）适用范围本制度适用于公司全体在职员工的各类培训活动所形成的档案资料管理。实习生、顾问等特殊人员的培训档案管理可参照本制度执行或另行规定。（三）管理原则员工培训档案管理遵循以下原则：1.客观真实：档案内容必须真实反映员工培训情况，数据准确，资料完整。2.规范有序：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、传递、销毁等环节应遵循统一规范的流程。3.动态管理：培训档案应根据员工培训情况及时更新，确保信息的时效性与连续性。4.安全保密：档案管理应确保信息安全，严格遵守公司保密规定，防止档案信息泄露或丢失。二、培训档案的构成与内容员工培训档案应全面反映员工在公司期间接受各类培训的整体情况，主要由以下几部分构成：（一）员工基本信息与培训概况1.员工基本信息：包括员工姓名、工号、所属部门、岗位、入职日期等。2.培训履历总览：员工参加培训的总体情况摘要，如培训总次数、累计培训时长、主要培训类别等。（二）培训记录材料1.培训需求与计划：*员工个人培训需求申请表（如有）。*公司或部门年度/专项培训计划中涉及该员工的部分。2.培训实施记录：*各类培训的报名/参训确认表。*培训签到表（复印件或电子版扫描件，标明参训员工）。*培训课程大纲或课件摘要。3.培训成果与评估：*培训结业证书、结业证明、职业资格证书、技能等级证书等复印件。*培训考核试卷、成绩单或考核结果通知。*培训效果评估表（员工自评、上级评估或综合评估）。*培训心得、总结或报告。*因培训产生的获奖证明等相关材料。（三）其他相关材料1.与培训相关的奖惩记录（如因培训表现优异受到表彰，或无故缺席培训受到处理等）。2.培训费用报销相关凭证复印件（如适用，需标注培训项目名称及日期）。3.其他经人力资源部门认定需要归档的与员工培训相关的材料。三、培训档案的管理流程（一）档案的建立1.新员工入职后，人力资源部门应为其建立初始培训档案，记录入职引导培训及初期岗位培训情况。2.员工在公司期间参与的各类培训，均应及时纳入其个人培训档案。（二）档案的日常管理1.收集与整理：*公司组织的内部培训，由人力资源部门或组织培训的部门在培训结束后一周内，将相关培训记录材料收集整理后，交至档案管理责任人。*员工参加的外部培训（包括公司选派及个人申请经批准的），应在培训结束后两周内，将培训成果证明、考核材料、培训总结等提交人力资源部门归档。*档案管理人员对收集到的材料进行审核，确保其真实性、完整性和规范性，对不符合要求的材料应退回并要求补充或更正。2.录入与更新：*档案管理人员应及时将纸质材料扫描或录入至公司指定的人力资源信息系统（或档案管理系统），确保电子档案与纸质档案内容一致。*电子档案应定期备份，防止数据丢失。*员工岗位变动、离职等情况，其培训档案信息应做相应标注和处理。（三）档案的查阅与借阅1.查阅权限：*人力资源部门负责人及档案管理员有权查阅所有员工培训档案。*员工所在部门负责人因工作需要（如绩效考核、岗位调整、人才发展等），可查阅本部门员工的培训档案，但需经人力资源部门负责人批准。*员工本人可查阅本人的培训档案，需提出书面申请，经人力资源部门负责人批准后，由档案管理员陪同查阅。*公司高层领导因决策需要，可查阅相关员工的培训档案。*外部单位（如政府监管部门）因法定事由需查阅员工培训档案，须持有效证明文件并经公司分管人力资源工作的领导批准。2.查阅与借阅流程：*查阅档案一般应在档案管理场所进行。*确需借阅纸质档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案名称、借阅期限，经相应权限负责人批准后，方可借阅。*借阅档案者应妥善保管，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得转借他人。*借阅档案应按期归还，档案管理员应对归还档案进行检查核对。（四）档案的归档与销毁1.归档：培训档案材料应按照员工姓名或工号进行分类存放，做到条理清晰，便于查阅。电子档案应建立规范的文件夹结构和命名规则。2.保管期限：*员工在职期间，其培训档案永久保存。*员工离职后，其培训档案应至少保存三年。特殊情况（如涉及劳动争议、法律诉讼等）可适当延长保管期限。3.销毁：对于达到保管期限且无继续保存价值的离职员工培训档案，由人力资源部门提出销毁申请，报公司分管领导批准后，由两人以上监销，并做好销毁记录。电子档案的销毁应确保数据无法恢复。四、培训档案的保管与保密（一）保管要求1.纸质档案应存放在专用档案柜内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备中，设置访问权限和密码保护，并定期进行数据备份和病毒查杀。（二）保密规定1.员工培训档案属于公司内部confidential资料，档案管理人员及所有接触档案的人员必须严格遵守公司保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.严禁利用档案材料进行违法违纪活动。3.对档案管理过程中发生的失泄密事件，将按照公司相关规定追究责任人责任。五、责任与监督（一）责任分工1.人力资源部门：是员工培训档案管理的归口管理部门，负责制度的制定、修订、解释和监督执行；负责公司层面培训档案材料的收集、整理、归档、保管和利用；指导各部门做好培训档案相关工作。2.各业务部门：配合人力资源部门做好本部门员工培训的组织、记录及相关材料的初步收集与提交工作。3.档案管理员：具体负责培训档案的日常管理、维护、查阅服务及保密工作，确保档案的完整与安全。4.员工本人：有义务及时提交个人参加外部培训及公司要求提交的培训相关材料，并对所提供材料的真实性负责。（二）监督与检查人力资源部门应定期对员工培训档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，确保本制度得到有效执行。六、附则（一）解释权本制度由公司人力资源部门负责解释。（二）生效日期本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。（三）修订本制度根据公司发展和国家相关法律法规变化，可适时进行修订，修订程序同制定程序。---模板示例：员工培训档案记录表（简表）员工基本信息项目内容:---------------:-------------------------------------姓名工号所属部门现任岗位入职日期档案建立日期档案管理员培训记录明细序号培训名称/项目培训类型(内/外)培训时间(起止日期)培训地点培训机构/讲师培训时长(小时)培训内容概要考核/认证结果培训评估情况(简要)材料归档情况(√/×)备注:---:----------------------------------------------:---------------:------------------:-----------:------------------:--------------:---------------------------------------------------------------------------:------------:------------------:----------------:-------123...填写说明：1.“培训类型”：填写“内部培训”或“外部培训”。2.“培训时长”：指实际参与培训的有效学时。3.“考核/认证结果”：如“合格”、“良好”、“优秀”、“85分”、“获得XX证书”等。4.“培训评估情况”：可简要填写评估等级或关键评估结论。5.“材料归档情况”：对应每项培训，检查相关材料是否已归档，用“√”或“×”表示。