行政文书写作规范及常用模板

行政文书写作规范及常用模板行政文书作为党政机关、企事业单位实施管理、处理公务、传递信息的重要载体，其写作质量直接关系到工作效率、决策水平和单位形象。一份规范、严谨、高效的行政文书，能够清晰传达意图、准确反映情况、有效推动工作。因此，掌握行政文书的写作规范，熟悉常用模板，是每一位职场人士必备的基本功。本文旨在系统阐述行政文书的写作规范，并提供部分常用模板，以期为实际工作提供有益参考。一、行政文书写作的基本原则与要求行政文书种类繁多，用途各异，但其写作均需遵循一些共同的基本原则和要求，以确保文书的严肃性、权威性和有效性。（一）主题明确，中心突出行政文书的撰写必须目的明确，围绕既定主题展开，避免内容分散、主旨模糊。动笔之前，应清晰界定文书的目的是什么，要解决什么问题，希望达到什么效果。所有材料的组织、观点的阐述都应服务于主题，确保读者能够迅速抓住核心信息。（二）事实清楚，依据确凿行政文书往往涉及工作部署、情况汇报、问题处理等，必须以客观事实为依据，准确反映事物的本来面貌。所引用的数据、事例、政策法规等都必须真实可靠，经得起检验。切忌主观臆断、道听途说，更不能虚构编造。（三）结构完整，逻辑严密行政文书的结构通常包括标题、正文、附件、发文机关、成文日期等部分，应符合相应的格式规范。正文内部的层次安排要合理，段落之间的过渡要自然，论证过程要合乎逻辑，做到言之有序、条理清晰。（四）语言规范，表述准确行政文书的语言应力求庄重、准确、简明、平实。要使用规范的书面语，避免口语化、随意化的表达；用词要精准，避免歧义；句式要严谨，逻辑关系要清晰；行文要简洁，避免冗余和不必要的修饰。同时，要恰当使用专业术语和公文特定用语。（五）格式规范，符合标准不同种类的行政文书都有其相对固定的格式要求，这是保证文书统一性和严肃性的重要方面。从字体、字号、行距到页码、装订等，都应严格按照相关规定执行。对于文号、签发人、主送机关、抄送机关等要素，也必须规范填写。二、行政文书写作的具体规范（一）格式规范1.标题：应准确概括文书的主要内容，力求简洁明了。通常由发文机关名称、事由和文种三部分构成，如“XX公司关于加强安全生产管理的通知”。标题字体一般用方正小标宋简体，字号略大于正文。2.文号：由机关代字、年份、顺序号组成，置于标题下方。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，如“X办〔XXXX〕X号”。3.主送机关：指文书的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称，顶格写在正文之前。4.正文：是文书的核心部分，应根据文书种类和具体内容合理安排结构。常见的结构方式有总分式、递进式、并列式等。正文一般用仿宋GB2312字体。5.附件：如有附件，应在正文之后、发文机关之前注明附件的名称和顺序，附件名称后不加标点符号。6.发文机关：指制发文书的机关，应使用全称或规范化简称，位于正文的右下方。7.成文日期：指文书的签发日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。8.印章：正式发出的文书均应加盖发文机关的印章，印章应端正、居中下压发文机关名称和成文日期。（二）语言表达规范1.用词准确：避免使用模糊、含混的词语，如“大概”、“可能”、“差不多”等。涉及政策、法规、数据、人名、地名、时间等，必须准确无误。2.表述简洁：开门见山，直陈其事，避免空话、套话、废话。删去可有可无的词句，力求用最精炼的语言表达最丰富的内容。3.语气得体：根据行文目的、对象和内容，选用恰当的语气。如请示应谦逊、恳切；通知应明确、肯定；批评性通报应严肃、中肯。4.逻辑清晰：句子之间、段落之间要有严密的逻辑联系，避免出现概念不清、判断不当、推理错误等问题。三、常用行政文书模板（一）通知标题：XX（单位）关于XXXX的通知文号：XXXX〔XXXX〕X号主送机关：XXX部门、XXX单位（或各部门、各单位）：正文：为XXXX（目的/依据），根据XXXX（相关文件精神或工作安排），现将有关事项通知如下：一、XXXX（事项一，分条列明具体内容、要求、措施等）（一）XXXX（二）XXXX二、XXXX（事项二）（一）XXXX（二）XXXX三、工作要求（或其他需要强调的事项）（一）高度重视，加强领导。各单位要充分认识XXXX工作的重要性，切实加强组织领导，明确责任分工。（二）精心组织，抓好落实。要结合实际制定具体实施方案，确保各项要求落到实处。（三）加强督导，及时反馈。XXXX（如有需要）。特此通知。附件：1.XXXX2.XXXX（发文机关全称或规范化简称）（印章）XXXX年XX月XX日（二）请示标题：XX（单位）关于XXXX的请示文号：XXXX〔XXXX〕X号主送机关：XXX（上级机关或领导）：正文：为XXXX（背景、目的、依据），我单位拟XXXX（提出需要请示的事项或问题）。现将有关情况请示如下：一、XXXX（事由及必要性、可行性分析）（一）XXXX（二）XXXX二、拟解决方案（或具体请示事项）（一）XXXX（方案一及理由）（二）XXXX（方案二及理由，如为单一方案则直接阐述）三、其他需要说明的情况（如资金预算、人员安排等）鉴于XXXX（再次强调请示事项的重要性或紧迫性），恳请XXX（上级机关或领导）批准/批复/指示XXXX（明确提出请求批准的具体内容，如“批准我单位XXXX方案”、“同意拨付XXXX经费”等）。妥否，请批示。附件：1.XXXX2.XXXX（发文机关全称或规范化简称）（印章）XXXX年XX月XX日（三）报告标题：XX（单位）关于XXXX的报告文号：XXXX〔XXXX〕X号主送机关：XXX（上级机关或领导）：正文：根据XXXX（依据，如“您的指示”、“XX会议精神”、“XX文件要求”等），我单位对XXXX（工作、事件、情况等）进行了XXXX（开展、调查、总结等），现将有关情况报告如下：一、基本情况（概述工作背景、进展、总体情况等）二、主要工作及成效（详细阐述所做的工作、采取的措施以及取得的成绩，可结合数据或实例说明）（一）XXXX（二）XXXX三、存在的问题与不足（客观分析工作中存在的困难、问题或薄弱环节）（一）XXXX（二）XXXX四、下一步工作计划（或改进措施、建议等）（一）XXXX（二）XXXX特此报告。附件：1.XXXX2.XXXX（发文机关全称或规范化简称）（印章）XXXX年XX月XX日（四）函标题：XX（单位）关于商请XXXX的函（或：关于XXXX的函）文号：XXXX〔XXXX〕X号主送机关：XXX（单位）：正文：为XXXX（目的、依据），现就XXXX（商洽、询问、答复、告知的事项）函请如下（或“函复如下”、“函告如下”）：一、XXXX（说明事由，阐述背景、情况等）二、商洽（或询问、答复、告知）的具体内容（一）XXXX（如为商洽，提出具体希望和要求；如为询问，明确提出需了解的问题；如为答复，针对来函事项逐一回应；如为告知，说明需对方知晓的信息）（二）XXXX三、其他事项（如有）恳请贵单位（针对商洽或询问事项）予以支持/协助/回复，并将结果函告我单位（或“请予研究函复”、“请予函复为盼”）。特此函达。附件：1.XXXX2.XXXX（发文机关全称或规范化简称）（印章）XXXX年XX月XX日四、结语行政文书写作是一项实践