企业合同管理审查标准及合同流程化模板

企业合同管理审查标准及流程化模板工具指南一、适用范围与核心目标本工具适用于各类企业（含中小企业、大型集团）在合同全生命周期管理中的标准化操作，覆盖合同起草、审核、审批、签署、履行、归档等关键环节。核心目标是规范合同管理流程、防范法律与商业风险、提高合同处理效率、保证合同条款合规性与可执行性，为企业经营活动提供法律保障。二、标准化操作流程（一）合同起草：明确需求与基础要素需求对接与资料收集业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务、租赁等），向法务部门提供《合作事项说明》，明确合作主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心要素。收集合作方主体资质材料（如营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证主体信息真实有效。文本起草与初步审核业务部门依据收集的资料，参照企业《合同示范文本库》起草合同初稿，重点明确以下条款：合同主体（全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）；标的物（名称、规格、型号、数量、质量标准）；权利义务（双方主要权利、履行方式、地点、期限）；价款与支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息）；违约责任（违约情形、赔偿范围、违约金计算方式）；争议解决（协商、仲裁/诉讼及管辖法院）；其他特殊约定（如保密、知识产权、不可抗力等）。业务部门负责人对初稿进行审核，保证内容与业务需求一致，无重大遗漏。（二）部门协同审核：多维度风险排查业务部门二次审核业务部门负责人重点审核合同条款与实际业务匹配性，如标的物数量、质量标准是否满足合作需求，履行期限是否合理，付款条件是否符合企业财务制度等。财务部门专项审核财务部门审核合同中的价款、支付方式、税费承担、发票开具要求等财务条款，保证符合企业财务规范，避免资金风险（如预付款比例过高、付款条件不明确等）。法务部门法律审查法务部门依据《合同审查标准清单》进行全面审查，重点把控：主体合法性：合作方是否为依法设立存续的企业，是否具备相应资质（如特种设备经营许可证、建筑业企业资质等），授权委托书是否在有效期内；条款合规性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定（如“霸王条款”），争议解决方式是否明确且有效；风险点识别：违约责任是否对等，不可抗力条款是否合理，保密义务是否清晰，知识产权归属是否明确；文本规范性：合同文本是否逻辑清晰、表述准确，无歧义条款，附件是否齐全且与主合同一致。法务部门出具《合同审查意见表》，明确修改意见（如“需明确违约金计算上限”“补充合作方安全生产许可证”），并标注“通过”“修改后通过”“不通过”等结论。（三）审批签署：权限控制与规范生效分级审批根据合同金额、类型及风险等级，实行分级审批：金额≤10万元：业务部门负责人→法务审核→分管副总；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务审核→分管副总→总经理；金额＞50万元或重大合同（如并购、融资）：业务部门负责人→法务审核→分管副总→总经理→董事会/股东会。审批人需在《合同审批流程表》中签署意见，对合同内容的合规性、合理性负责。文本定稿与签署业务部门根据审批意见修改合同文本，最终由法务部门审核确认无误后，形成正式合同文本（一式X份，根据合作方需求及企业存档要求确定份数）。签署前，核实签约人身份（法定代表人/授权代表人），签署时需加盖合同专用章或企业公章（严禁以部门章或个人名义签署），骑缝章需齐全。（四）履行跟踪：动态监控与风险预警履行过程记录业务部门作为合同履行主体，建立《合同履行跟踪表》，实时记录履行进度（如货物交付时间、验收情况、付款节点等），定期向法务部门及分管领导汇报。异常情况处理履行过程中出现对方违约（如延迟交货、质量不达标）或不可抗力事件（如自然灾害、政策变化），业务部门需在X个工作日内书面通知法务部门，共同商议应对方案（如发送催告函、协商变更/解除合同、提起诉讼等）。（五）归档管理：完整存储与后续追溯归档范围与要求合同文本（含附件、补充协议）、审批文件、审查意见表、履行记录、往来函件等均需纳入归档范围。归档材料需为原件（如为复印件，需注明“与原件一致”并加盖公章），电子版与纸质版同步归档，保证信息一致。保管与查阅纸质合同由行政部/档案室统一保管，按“合同编号-年份-类型”分类存放，保管期限一般为合同履行完毕后X年（重大合同可延长至X年）。电子合同存储于企业指定服务器，设置查阅权限，非经授权不得泄露或复制。三、关键工具模板（一）合同基本信息表合同编号合同名称合作方全称统一社会信用代码合同类型（采购/销售/服务等）签订日期履行期限合同金额（元）币种审批状态归档编号（二）合同审查意见表审查阶段审查部门审查人审查日期审查内容具体修改意见结论（通过/修改后通过/不通过）法务审查法务部*主体资质需补充合作方有效期内的安全生产许可证修改后通过违约责任建议明确违约金不超过实际损失的30%（三）合同审批流程表审批节点审批人职务审批意见审批日期备注业务审核*销售部经理同意法务审核*法务主管修改后通过见审查意见表总经理审批*总经理同意（四）合同履行跟踪表合同编号履行阶段履行内容（如“货物交付”“验收”）计划完成时间实际完成时间履行情况（正常/异常）异常说明责任人2024XX-001首批交付交付设备100台2024-03-312024-04-02异常物流延迟，已发函说明业务员*四、风险控制要点主体资质风险签约前务必核实合作方营业执照、相关经营许可证等资质文件，保证其具备履约能力；禁止与被吊销营业执照、被列入经营异常名录的企业合作。条款表述风险避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，价款、数量、期限等需明确具体数值；违约责任需对应具体违约情形，避免“承担一切损失”等笼统条款。审批流程风险严禁越级审批或先签后批；审批人需对合同内容实质审核，不得仅作形式化签字。印章管理风险合同专用章由行政部专人保管，用印需经《用印申请表》审批，记录用印事由、份数、经办人等信息，严禁私自带章外出。