质量保证体系定期自查及整改清单

适用场景与应用时机本工具适用于各类组织（如生产企业、服务提供商、研发机构等）质量保证体系的定期内部自查，也可作为迎接外部审核（如ISO体系认证、行业监管检查）前的准备依据。具体应用时机包括：季度/半年度/年度质量体系常规复盘；质量目标达成情况跟踪分析；客户投诉或重大质量问题发生后的系统性排查；体系文件更新、流程优化后的有效性验证。自查及整改全流程操作指南第一步：自查准备阶段明确自查依据收集现行有效的质量保证体系文件（如质量手册、程序文件、作业指导书、质量目标清单等）；对照行业法规、标准（如GB/T19001、IATF16949等）及客户特定要求，形成《自查依据清单》。组建自查团队由质量负责人*牵头，成员包括各职能部门代表（如生产、技术、采购、客服等），保证覆盖体系全流程；明确分工：文件审查组、现场核查组、记录验证组，避免职责重叠。制定自查计划确定自查范围（覆盖所有质量过程，如设计开发、采购、生产、检验、交付、服务等）；设定时间节点：如“X月X日前完成文件审查，X月X日前完成现场核查”；编制《自查日程表》，明确各环节负责人及检查方法（文件查阅、现场观察、员工访谈、数据追溯等）。第二步：实施自查阶段文件审查检查体系文件的完整性、适宜性：如是否覆盖所有关键过程，文件版本是否受控，更新记录是否完整；核对质量目标与实际数据的匹配度：如“产品一次合格率≥98%”是否达成，未达标原因是否分析。现场核查按流程节点逐项检查：如生产现场的设备状态是否与《设备维护规程》一致，检验员的操作是否符合《检验作业指导书》；随机抽查过程记录：如采购订单是否经审批，不合格品处理流程是否闭环，客户反馈记录是否及时响应。人员访谈与能力验证与关键岗位员工（如班组长、检验员、质量工程师*）沟通，知晓其对体系文件、质量要求的掌握程度；通过实操考核或提问验证岗位能力，如“发觉不合格品时如何处置”“质量异常上报流程是什么”。问题记录与分类对发觉的不符合项，详细记录问题描述（如“XX工序未按作业指导书要求进行首件检验”）、发生环节、责任部门；按“严重程度”分类：严重不符合（导致产品不满足法规/客户要求）、一般不符合（影响过程稳定性，但未导致结果偏差）、观察项（潜在风险，需关注）。第三步：问题汇总与整改部署编制《自查问题清单》汇总所有不符合项及观察项，明确问题编号、分类、责任部门、整改要求（如“3个工作日内提交原因分析报告”）；组织召开自查结果评审会，由各部门负责人确认问题归属及整改可行性，避免推诿。制定整改计划针对每个不符合项，明确“5W1H”：Why（原因）：如“操作员未接受首件检验培训”；What（措施）：如“立即组织培训，考核通过后方可上岗”；Who（责任人）：如生产部主管*；When（时限）：如“X月X日前完成培训”；Where（地点）：如生产车间培训室；How（验证方式）：如“培训记录、考核成绩单”。整改计划需经质量负责人*审批后下发执行。第四步：整改实施与跟踪落实整改措施责任部门按计划实施整改，如修订文件、培训员工、优化流程等，保留整改过程记录（如培训签到表、文件修订版）。进度跟踪与反馈质量部每周跟踪整改进度，对逾期未完成的部门发出《整改催办单》，要求说明原因及预计完成时间；整改完成后，责任部门提交《整改完成报告》，附相关证据材料。第五步：效果验证与闭环管理整改效果验证整改措施实施后，通过现场核查、记录审查、员工访谈等方式验证有效性：如“首件检验培训后，连续3天首件检验记录完整率100%”；若整改无效，需重新分析原因，调整措施。更新体系文件对因整改修订的文件（如新增培训要求、优化检验流程），按《文件控制程序》更新版本，发布并宣贯。形成闭环报告编制《质量体系自查及整改总结报告》，内容包括自查概况、问题汇总、整改完成情况、效果评估、改进建议；报告提交管理层审议，作为下一阶段质量工作改进的依据。质量保证体系自查及整改清单模板自查项目检查内容检查方法自查结果问题描述整改措施责任人完成时限整改验证结果备注体系文件管理质量手册是否现行有效，版本是否受控；程序文件是否覆盖所有关键过程文件查阅、版本核对符合/不符合《生产过程控制程序》未更新至2023版，引用标准过期修订程序文件，更新引用标准为GB/T19001-2016，经质量负责人*审批后发布技术部*2023-10-20已更新发布，记录完整生产过程控制首件检验是否执行；关键工序参数是否符合作业指导书要求；不合格品标识与隔离是否规范现场观察、记录抽查不符合A车间首件检验记录填写漏项，未检验尺寸“Φ50±0.1mm”立即补填记录，对操作员*进行首件检验培训，增加检查表项“必检尺寸”生产部*2023-10-15培训记录完整，连续3天记录规范观察项：后续增加首件检验拍照留痕人员能力与培训关键岗位员工是否具备上岗资质；年度培训计划是否完成；培训效果是否评估资质审查、培训记录、访谈不符合检验员*未持有2023年内部资质证书，年度培训计划中“统计过程控制（SPC）”培训未开展组织资质考核，未通过者重新培训；10月底前完成SPC培训，考核通过率≥90%人力资源部*2023-10-31资质证书已更新，SPC培训考核通过92%客户反馈处理客户投诉是否在24小时内响应；投诉原因是否分析；纠正预防措施是否有效投诉记录、原因分析报告符合——————————本季度无投诉设备维护管理设备是否按计划维护；校准证书是否在有效期内；设备异常是否有记录及处理设备台账、校准证书、现场检查不符合硬度计校准证书过期（有效期至2023-09-30），未及时送检立即联系第三方校准机构，10月25日前完成校准，启用备用硬度计设备部*2023-10-25校准证书已更新，备用设备可用严格执行设备校准预警机制执行过程中的关键要点提示保证自查客观性检查人员需独立于被检查部门，避免“自查自改”的形式主义；问题描述需基于事实，不主观臆断，如“记录漏项”而非“工作态度不端正”。整改措施需“标本兼治”针对表面问题（如“记录漏项”）和根本原因（如“培训不到位、流程设计不合理”）同时整改，避免问题重复发生；重大不符合项需制定《纠正预防措施计划》，明确长期改进方案。记录完整性不可忽视自查过程的所有记录（如检查表、访谈纪要、