北京差旅费报销管理制度

北京差旅费报销管理制度一、总则

北京差旅费报销管理制度旨在规范北京市行政事业单位、企业及组织的差旅费报销行为，明确差旅费标准、报销流程、费用控制及监督机制，提高资金使用效率，防范财务风险。本制度适用于所有在北京地区发生差旅活动的员工或相关人员，包括但不限于出差、考察、培训、会议等活动产生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。差旅费报销应遵循“厉行节约、实事求是、公开透明”的原则，确保费用真实、合理、合规。

差旅费报销管理制度的制定基于国家及北京市相关财务法规，如《中央和国家机关差旅费管理办法》《北京市行政事业单位差旅费管理办法》等，并结合实际运营需求进行调整。本制度涵盖差旅费预算管理、审批权限、报销标准、支付流程及违规处理等内容，各单位应根据自身情况制定实施细则，但不得违反国家及北京市的强制性规定。差旅费报销管理制度的实施，有助于加强内部控制，优化资源配置，提升企业或组织的财务管理水平。

差旅费的范围包括但不限于国际、国内交通费（飞机、火车、汽车等），住宿费，市内交通费，餐饮费，会议费，杂费（如通讯费、资料费等），以及因公出国（境）产生的相关费用。其中，国际差旅应遵循国家外汇管理及外事管理规定，国内差旅需符合北京市差旅费标准，特殊项目（如学术交流、紧急公务等）需另行审批。差旅费报销应提供真实有效的原始凭证，包括发票、交通票据、住宿登记表等，不得虚构或虚报费用。

本制度由财务部门负责解释和监督执行，各单位应定期组织相关人员培训，确保制度有效落地。财务部门需建立差旅费报销台账，记录每笔费用的审批流程、报销金额及支付情况，以便后续审计和核查。对于违反本制度的行为，将根据情节严重程度采取警告、罚款、通报批评或解除劳动合同等措施。差旅费报销管理制度的持续优化，需结合实际运营中的问题及政策变化进行调整，确保制度的科学性和适用性。

二、差旅费标准及范围

(一)国内差旅交通费标准

国内差旅交通费包括往返北京的国际或国内交通费用，以及市内交通工具的使用费用。国际差旅的交通费用应按照国家及北京市相关外汇管理规定执行，不得超出合理范围。国内差旅的交通方式应根据出差目的地、行程时间及工作性质选择，优先选用经济、高效的交通工具。例如，跨省出差建议选择火车硬卧或飞机经济舱，市内交通可使用公共交通工具或单位配车。交通费用的报销应提供正式发票，包括机票、火车票、汽车票等，不得以现金或非正式票据报销。

对于市内交通费，每人每天可报销一定金额，具体标准根据单位性质及出差时长确定。例如，行政事业单位员工市内交通费每日不超过50元，企业员工可根据实际情况适当提高。市内交通费包括地铁、公交车、出租车等，但出租车费用需符合北京市相关规定，超过一定金额需经审批方可报销。差旅期间如需使用私家车，应提供车辆使用证明及油费发票，并经部门负责人批准。私家车使用费用不得高于同等级公共交通工具的费用，超出部分需个人承担。交通费用的报销应以实际发生额为基础，不得预先垫付或虚报。

(二)住宿费标准

住宿费是差旅费的重要组成部分，报销标准应遵循“按需住宿、节约开支”的原则。北京市根据不同区域及星级酒店等级制定了住宿费标准，出差人员应根据工作性质及行程安排选择合适档次的酒店。例如，普通公务出差可选择三星级以下酒店，紧急或重要任务可适当提高住宿标准，但不得超出北京市规定的上限。住宿费报销需提供酒店发票及住宿登记表，发票抬头应为单位名称，住宿登记表需有酒店盖章及同行人员签字。如因工作需要需住单间，需提供合理说明并经审批，但差旅期间原则上应尽量合住。

对于非住宿类费用，如临时租房或招待所，需符合差旅费管理规定，并提供相关证明材料。不得以个人名义垫付住宿费用后报销，也不得通过虚假发票套取资金。住宿费用的报销应按实际入住天数计算，不得提前或滞后报销。例如，出差3天，应按实际入住3天计算住宿费，不得以4天或2天报销。对于因工作需要需延长住宿时间的，应提前报备并说明原因，否则超出部分费用由个人承担。住宿费标准的执行需结合季节因素，夏季高温或冬季严寒可适当提高标准，但需符合北京市相关规定。

(三)餐饮费标准

餐饮费是差旅费的重要组成部分，报销标准应遵循“合理合规、厉行节约”的原则。北京市根据不同区域及工作性质制定了餐饮费标准，出差人员应在标准范围内安排用餐，不得超标准报销。例如，行政事业单位员工每日餐饮费不超过80元，企业员工可根据实际情况适当提高，但不得高于北京市规定的上限。餐饮费报销需提供正规发票，包括餐厅发票或食堂餐票，发票抬头应为单位名称，且发票金额需与实际消费相符。不得以现金或非正式票据报销餐饮费，也不得通过虚开发票套取资金。

对于因工作需要需安排招待或宴请的，应提前报备并说明原因，且招待费用需符合单位相关管理规定。例如，商务谈判或重要会议可适当安排宴请，但招待费用不得超过餐饮费标准的50%，且需有详细说明及审批记录。餐饮费报销应按实际用餐人数及标准计算，不得提前或滞后报销。例如，出差3天，4人用餐，应按实际用餐12餐计算餐饮费，不得以10餐或14餐报销。对于因特殊情况需超标准报销的，需提供合理说明并经审批，否则超出部分费用由个人承担。餐饮费标准的执行需结合季节因素，夏季高温或冬季严寒可适当提高标准，但需符合北京市相关规定。

(四)市内交通费标准

市内交通费是差旅费的重要组成部分，报销标准应遵循“经济实用、按需报销”的原则。北京市根据不同区域及出行距离制定了市内交通费标准，出差人员应根据工作需要选择合适交通工具，优先使用公共交通工具，不得超标报销。例如，行政事业单位员工市内交通费每日不超过50元，企业员工可根据实际情况适当提高，但不得高于北京市规定的上限。市内交通费报销需提供正规票据，包括地铁票、公交车票、出租车票等，发票抬头应为单位名称，且发票金额需与实际消费相符。不得以现金或非正式票据报销市内交通费，也不得通过虚开发票套取资金。

对于因工作需要需使用出租车或网约车的，应提前报备并说明原因，且出租车费用需符合北京市相关规定，超过一定金额需经审批方可报销。市内交通费报销应按实际出行次数及标准计算，不得提前或滞后报销。例如，出差3天，每日往返公司及酒店，应按实际出行6次计算市内交通费，不得以4次或8次报销。对于因特殊情况需超标准报销的，需提供合理说明并经审批，否则超出部分费用由个人承担。市内交通费标准的执行需结合季节因素，冬季严寒或夏季高温可适当提高标准，但需符合北京市相关规定。

三、差旅费报销流程

(一)出差申请及审批

差旅活动的开展需提前提交出差申请，明确出差目的、时间、地点、行程安排及预计费用。出差申请应通过单位指定的电子审批系统或纸质表格提交，并由部门负责人、分管领导及财务部门依次审批。部门负责人需审核出差任务的必要性及行程安排的合理性，分管领导需关注出差预算及单位整体安排，财务部门需核对费用标准的符合性。出差申请应至少提前3个工作日提交，以便相关部门审核及财务部门安排预算。对于紧急出差，可适当缩短审批时间，但需提供详细说明及补充材料。出差申请获得批准后，出差人员方可按计划开展差旅活动，并妥善保管审批记录。

出差期间如需变更出差计划，应及时向部门负责人及财务部门报告，并重新提交出差申请或变更说明。变更出差计划需经原审批人重新批准，特殊情况可由分管领导直接批准。出差结束后，出差人员需及时返回单位并提交出差报告，报告中应包括出差目的、主要工作内容、实际费用支出及心得体会等。出差报告需附上所有差旅费报销凭证，由部门负责人审核后提交财务部门报销。出差申请及审批流程的严格执行，有助于规范差旅活动，提高工作效率，降低财务风险。

(二)报销准备及提交

差旅活动结束后，出差人员需整理所有差旅费报销凭证，确保凭证齐全、真实、合规。报销凭证包括交通票据、住宿发票、餐饮发票、市内交通票据等，每张凭证需有详细的信息，如日期、金额、用途等。报销凭证应按时间顺序整理，并附上出差报告及出差申请审批记录。出差人员需在单位规定的报销期限内提交报销申请，逾期提交的报销申请需经分管领导批准方可报销。报销申请应通过电子审批系统或纸质表格提交，并填写详细的费用明细及报销金额。财务部门需对报销申请进行初步审核，核对凭证的合规性及费用的合理性。

对于大额报销或特殊项目报销，财务部门需进行重点审核，必要时可要求出差人员提供补充说明或解释。报销申请的审核流程包括凭证审核、费用审核及预算审核，确保每项费用都符合标准且在预算范围内。审核通过后，财务部门将安排支付流程，并将报销记录录入财务系统。报销准备及提交流程的规范执行，有助于提高报销效率，确保费用支出的合规性，降低财务风险。

(三)支付及归档

报销申请获得批准后，财务部门将根据单位财务制度安排支付流程。支付方式包括银行转账、现金支付等，具体方式根据单位规定及报销金额确定。大额报销建议采用银行转账方式，小额报销可采用现金支付，但需符合单位现金管理相关规定。支付过程中，财务部门需核对报销金额与审批金额是否一致，确保支付准确无误。支付完成后，财务部门将出具支付凭证，并通知出差人员领取或核对。

报销凭证及支付凭证需妥善保管，并按单位档案管理规定进行归档。归档内容包括出差申请、出差报告、报销凭证、支付凭证等，每项材料都需有详细的目录及索引，以便后续查阅。财务部门需建立差旅费报销台账，记录每笔报销的审批人、审核人、支付人及支付时间等信息，以便后续审计和核查。报销及支付流程的规范执行，有助于提高财务管理水平，确保资金使用的透明性和可控性。

四、差旅费预算管理

(一)预算编制及审批

差旅费预算是单位财务管理的的重要组成部分，其编制应基于单位年度经营计划、部门工作安排及历史差旅费支出数据。每年末，各单位需根据下一年度的工作计划，编制差旅费预算草案，明确各部门的出差次数、出差天数、出差目的地及预计费用。预算编制应遵循“量入为出、厉行节约”的原则，避免预算过高或过低。预算草案需经单位财务部门审核，确保预算数据的合理性及符合单位财务制度。审核通过后，预算草案将提交单位预算委员会或类似机构进行审批，最终形成年度差旅费预算。

预算编制过程中，应充分考虑不同部门、不同岗位的差旅需求，并结合北京市差旅费标准进行测算。例如，销售部门因业务需要可能需要频繁出差，而行政部门出差频率较低，预算编制时应体现差异。同时，预算编制应考虑季节因素，如冬季严寒或夏季高温可能需要提高住宿标准，预算编制时应预留相应费用。预算编制的准确性直接影响单位的资金使用效率，各单位应组织相关人员培训，提高预算编制能力。预算编制完成后，需将预算结果下达各部门，作为年度差旅费支出的依据。

(二)预算执行及监控

差旅费预算的执行是预算管理的关键环节，各单位需严格按照预算安排差旅活动，避免超预算支出。出差前，出差人员需根据预算额度提交出差申请，确保出差计划在预算范围内。部门负责人需审核出差申请的必要性及合理性，并确保出差费用不会超出部门预算。财务部门需定期监控各部门差旅费预算执行情况，及时发现并纠正超预算行为。对于超预算出差，需提供详细说明并经单位预算委员会批准，否则超出部分费用由个人承担。

预算执行过程中，应建立有效的监控机制，确保预算不被滥用。监控机制包括出差申请审批、报销审核、费用分析等，每个环节都需严格把关。例如，出差申请审批需确保出差目的明确、行程安排合理，报销审核需确保费用符合标准、凭证齐全，费用分析需定期进行，查找预算执行中的问题并提出改进措施。监控过程中发现的问题，需及时反馈给相关部门及人员，并采取纠正措施。例如，某部门差旅费预算超支较多，单位可通过加强出差申请审批、提高报销审核标准等措施进行控制。预算执行的监控，有助于提高资金使用效率，降低财务风险。

(三)预算调整及分析

差旅费预算的调整需基于实际情况，不得随意变更。预算调整应遵循“必要、合理、合规”的原则，确保调整依据充分、程序规范。预算调整前，需分析预算执行情况，查找超预算原因，并提出调整方案。调整方案需经单位财务部门审核，确保调整的合理性及符合单位财务制度。审核通过后，预算调整方案将提交单位预算委员会或类似机构进行审批，最终形成预算调整结果。预算调整过程中，应充分考虑单位整体财务状况，避免频繁调整影响预算的严肃性。

预算调整完成后，需将调整结果下达各部门，并重新安排差旅活动。同时，需将预算调整情况记录在案，并作为后续预算编制的参考。预算调整的分析是预算管理的重要环节，各单位应定期进行预算执行分析，总结经验教训，提高预算编制的准确性。分析内容包括预算执行情况、超预算原因、调整措施效果等，分析结果需形成报告，并提交单位管理层及相关部门。预算调整的分析，有助于提高预算管理水平，优化资源配置，降低财务风险。

五、差旅费报销审核及监督

(一)审核职责及权限

差旅费报销审核是确保费用合规性的关键环节，需由财务部门及相关管理部门共同承担审核职责。财务部门负责审核差旅费报销的合规性、合理性及完整性，包括费用标准是否符合规定、凭证是否齐全真实、报销流程是否规范等。相关管理部门（如部门负责人、分管领导等）负责审核出差任务的必要性、行程安排的合理性及预算执行情况。财务部门拥有最终审核权，对不符合规定的报销有权拒绝支付。

审核权限的划分应明确，确保每个环节都有专人负责。例如，部门负责人主要审核出差任务的必要性及行程安排，财务部门主要审核费用标准及凭证合规性，分管领导主要关注预算执行及重大差旅事项。审核权限的划分，有助于提高审核效率，降低审核风险。同时，各单位应建立审核责任制，明确每个审核人的责任，确保审核工作落实到位。审核过程中发现的问题，需及时与报销人沟通，并要求补充材料或说明原因。审核人需做好审核记录，并存档备查。

(二)审核内容及标准

差旅费报销审核的内容包括出差申请、出差报告、报销凭证等，审核标准包括费用标准、预算执行、凭证合规性等。费用标准审核需确保每项费用都在北京市规定的范围内，不得超标准报销。例如，交通费、住宿费、餐饮费等都有明确的报销标准，审核时需逐一核对。预算执行审核需确保报销费用在部门预算范围内，超预算部分需经审批方可报销。凭证合规性审核需确保每张凭证都是正规发票，且信息齐全、真实、有效。例如，发票抬头应为单位名称，日期、金额、用途等信息需与实际情况相符。

审核过程中，需关注报销人的行为是否符合单位差旅费管理规定。例如，报销人是否按规定提交出差申请及审批记录，报销凭证是否真实有效，报销费用是否合理等。对于不符合规定的报销，需及时退回并要求补充材料或说明原因。审核标准的执行，有助于提高报销质量，降低财务风险。同时，各单位应定期更新审核标准，确保与国家及北京市的最新政策相符。例如，北京市差旅费标准可能调整，单位需及时更新审核标准，确保报销的合规性。

(三)审核流程及方法

差旅费报销审核流程包括提交申请、部门审核、财务审核、支付等环节。报销人需在单位规定的报销期限内提交报销申请，并附上所有相关材料。部门负责人首先审核出差任务的必要性及行程安排，审核通过后，将材料提交财务部门。财务部门需对报销申请进行详细审核，核对费用标准、预算执行、凭证合规性等。审核通过后，将材料提交分管领导审批。分管领导主要关注预算执行及重大差旅事项，审批通过后，财务部门将安排支付流程。

审核方法包括人工审核、系统审核等，各单位可根据实际情况选择合适的审核方法。人工审核主要依靠审核人员的经验和判断，系统审核主要依靠财务系统的自动校验功能。例如，财务系统可以自动校验费用标准是否符合规定，自动核对预算执行情况，自动检查凭证的合规性等。人工审核和系统审核相结合，可以提高审核效率和准确性。审核过程中，需关注报销人的行为是否符合单位差旅费管理规定。例如，报销人是否按规定提交出差申请及审批记录，报销凭证是否真实有效，报销费用是否合理等。对于不符合规定的报销，需及时退回并要求补充材料或说明原因。审核流程及方法的规范执行，有助于提高报销质量，降低财务风险。

(四)异常处理及举报

差旅费报销审核过程中发现的异常情况，需及时处理。异常情况包括超标准报销、虚开发票、伪造凭证等。对于超标准报销，需退回超出部分并要求解释原因，经审批方可报销。对于虚开发票或伪造凭证，需严肃处理，并追究相关人员责任。各单位应建立异常处理机制，明确处理流程及责任人，确保异常情况得到及时有效处理。

同时，各单位应建立举报机制，鼓励员工举报差旅费报销中的违规行为。举报渠道包括电话、邮箱、在线平台等，举报内容应详细说明违规情况及证据。单位需对举报进行认真调查，核实举报内容的真实性，并依法依规处理违规行为。对于举报人，单位应给予保护，防止打击报复。异常处理及举报机制的建立，有助于提高差旅费报销的透明度，降低财务风险。

六、差旅费管理责任及违规处理

(一)管理责任划分

差旅费管理的有效性依赖于明确的职责划分和有效的监督机制。单位主要负责人对差旅费管理的总体工作负总责，需确保本单位差旅费管理制度符合国家及北京市相关规定，并得到有效执行。财务部门作为差旅费管理的归口部门，负责制定差旅费管理制度、预算编制、报销审核、支付管理及监督考核等工作。财务部门需配备专职或兼职的差旅费管理人员，负责具体工作的落实。各部门负责人对本部门差旅费管理的日常工作负直接责任，需负责本部门差旅费预算的编制、出差申请的审批、出差人员的行为管理及报销审核等工作。出差人员对自身差旅费的真实性、合理性负直接责任，需严格遵守差旅费管理规定，节约使用差旅费。

管理责任的划分应明确，避免出现职责不清、推诿扯皮的情况。例如，财务部门负责审核报销凭证的合规性，但需与相关管理部门共同审核出差任务的必要性；部门负责人负责审核出差申请，但需与财务部门共同审核费用标准的合理性。管理责任的划分，有助于提高管理效率，降低管理风险。同时，各单位应建立管理责任制，明确每个责任人的责任，并定期进行考核。管理责任的落实，有助于提高差旅费管理水平，确保资金使用的合规性和效益性。

(二)违规行为及处理

差旅费管理的核心是确保费用支出的合规性和合理性，任何违规行为都需得到严肃处理。违规行为包括