员工考勤记录及请假审批流程表格化管理工具

员工考勤记录及请假审批流程表格化管理工具一、适用场景与管理目标本工具适用于中小型企业、多部门协同办公场景，旨在解决员工考勤记录分散、请假审批流程不清晰、数据统计效率低等问题。通过标准化表格和流程化管理，实现考勤数据的实时记录、请假申请的规范化审批，以及考勤数据的便捷统计与归档，帮助企业管理者清晰掌握员工出勤情况，提升考勤管理效率，保障员工与企业权益的平衡。二、操作流程详解（一）日常考勤记录操作考勤数据采集考勤管理员每日通过考勤设备（如指纹机、人脸识别系统或线上打卡工具）获取员工到岗、离岗时间，或通过部门负责人提交的《员工到岗确认表》收集考勤数据。考勤状态判定根据企业规定的上下班时间（如上午9:00-18:00，午休1小时），判定员工考勤状态：正常出勤：到岗时间不晚于规定时间30分钟，离岗时间不早于规定时间30分钟；迟到/早退：到岗时间晚于规定时间30分钟内为迟到，早退时间超过30分钟按旷工半天处理；旷工：未请假或请假未获批缺勤，迟到/早退超过30分钟按旷工天数折算；出差/外出：员工因公外出需提前提交《外出申请表》，注明事由、时间、地点，由部门负责人审批后，考勤状态标记为“出差”。考勤记录录入考勤管理员每日下班前将当日考勤数据录入《员工考勤记录表》（模板见表1），保证员工姓名、日期、考勤状态等信息准确无误，员工可通过内部系统查看个人考勤记录，如有异议需在3日内反馈至考勤管理员核对。（二）请假申请与审批流程请假类型与材料准备员工请假需明确请假类型，并准备相应材料：事假：因个人事务需请假，需提前填写《请假申请表》（模板见表2），注明请假事由、起止时间；病假：需提供医院开具的病假证明（或线上诊断记录），急病可先电话请假，补假时提交证明；年假/调休：根据企业工龄及假期规定申请，需注明假期类型及天数，优先使用调休（如有）。提交申请员工通过OA系统或邮件提交《请假申请表》至直接部门负责人，请假3天以内由部门负责人审批；3天及以上需经部门负责人审核后，提交至人力资源部审批。审批流程执行部门负责人审批：核对员工请假事由合理性，评估工作安排影响，签署审批意见；人力资源部审批：核对员工假期余额（如年假剩余天数、病假期限是否符合规定），确认审批权限后签署意见；审批结果反馈：审批通过后，《请假申请表》返回员工本人，考勤管理员同步更新考勤记录；审批不通过需注明原因并退回员工重新申请或调整假期。特殊情况处理突发疾病或紧急事务无法提前请假时，员工需在1小时内电话告知部门负责人，并在返岗后1个工作日内补办请假手续，逾期未补按旷工处理。（三）数据统计与归档月度考勤汇总考勤管理员每月最后1个工作日汇总当月《员工考勤记录表》，统计每位员工的正常出勤天数、迟到/早退次数、旷工天数、请假类型及天数，形成《月度考勤汇总表》（模板见表3）。数据核对与确认人力资源部将《月度考勤汇总表》提交至各部门负责人核对，确认无误后由员工本人签字确认，保证数据真实可追溯。归档管理考勤记录、请假申请表、审批汇总表等纸质材料需按月整理归档，电子材料备份至企业指定服务器，保存期限不少于2年，便于后续查询或审计。三、核心模板表格设计表1：员工考勤记录表员工编号姓名部门日期上班打卡时间下班打卡时间考勤状态备注（如迟到原因）EMP001某销售部2023-10-0108:5518:10迟到交通拥堵EMP002某技术部2023-10-0109:1517:50早退家中有急事EMP003某人事部2023-10-0109:0018:00正常出勤—表2：请假申请表申请人员工编号部门请假类型请假时间请假天数请假事由审批意见某EMP001销售部事假2023-10-05至10-062处理个人事务部门负责人：经理人力资源部：主管某EMP002技术部病假2023-10-03至10-041.5发烧，医院开具病假条部门负责人：经理人力资源部：主管表3：月度考勤汇总表月份员工编号姓名部门正常出勤天数迟到次数早退次数旷工天数事假天数病假天数备注2023-10EMP001某销售部2120020全勤奖符合条件2023-10EMP002某技术部1901001.5—四、使用关键提示数据维护及时性考勤管理员需每日更新考勤记录，保证数据实时准确；员工请假获批后，考勤状态需在24小时内同步更新，避免考勤与请假记录不一致。审批权限明确化企业需在制度中明确不同请假类型、天数的审批人（如部门负责人、人力资源部、总经理），避免审批流程交叉或遗漏。特殊情况灵活处理对于员工因公外出、培训等非在岗状态，需提前在考勤系统中标记“外出”或“培训”，避免误判为旷工；突发疾病无法提供病假证明的，需在返岗后3日内补交，逾期未交按事假处理。隐私与数据安全考勤数据仅限考勤管理员、人力资源部及员工本人查看，严禁非