员工离职管理规定及流程

员工离职管理规定及流程一、目的为规范公司员工离职管理工作，确保员工离职时各项工作的有序交接，保护公司和员工的合法权益，维护公司正常的工作秩序，特制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司全体员工，包括试用期员工和正式员工。三、离职类型及定义1.辞职员工因个人原因，提前向公司提出解除劳动合同的行为。辞职需提前一定时间以书面形式通知公司。2.辞退公司因员工严重违反公司规章制度、不能胜任工作或其他符合法律法规规定的情形，单方面解除与员工劳动合同的行为。3.协商解除公司与员工在平等自愿、协商一致的基础上，解除劳动合同的行为。4.合同到期不续签劳动合同期满，公司或员工一方决定不再续签劳动合同，导致劳动关系自然终止的情况。5.自动离职员工未经公司批准，擅自离岗连续达到一定天数（本公司规定为[X]天），视为自动离职。自动离职视为员工单方解除劳动合同。四、离职申请与审批1.辞职申请试用期员工辞职，需提前[X]个工作日以书面形式向部门负责人提交《员工离职申请表》。正式员工辞职，需提前[X]个工作日以书面形式向部门负责人提交《员工离职申请表》。《员工离职申请表》应详细说明离职原因、预计离职日期等信息。2.辞退申请当员工出现严重违反公司规章制度、不能胜任工作等符合辞退条件的情况时，部门负责人应填写《员工辞退申请表》，详细说明辞退原因及相关事实依据，经部门经理审核后，报人力资源部门。人力资源部门负责对辞退申请进行调查核实，与相关人员进行谈话，了解具体情况。如情况属实，人力资源部门应根据法律法规和公司规定，提出处理意见，报公司管理层审批。3.协商解除申请公司或员工一方有协商解除劳动合同的意向时，应向对方提出协商解除的建议。双方就解除劳动合同的条件、经济补偿等事项进行协商。达成一致意见后，双方签订《协商解除劳动合同协议书》，明确双方的权利和义务。4.合同到期不续签通知人力资源部门应在劳动合同到期前[X]天，对即将到期的劳动合同进行梳理，制作《劳动合同到期提醒表》，通知相关部门和员工。如公司决定不再与员工续签劳动合同，应在劳动合同到期前[X]天向员工发出《劳动合同到期不续签通知书》。如员工决定不再与公司续签劳动合同，应在劳动合同到期前[X]天以书面形式向公司提交《不再续签劳动合同通知书》。5.自动离职认定员工擅自离岗连续达到[X]天，部门负责人应及时向人力资源部门报告。人力资源部门通过电话、短信、邮件等方式与员工进行联系，了解情况。如无法联系到员工，应在公司内部公告栏发布《自动离职公告》，告知员工其行为已构成自动离职，并要求员工在规定时间内到公司办理离职手续。6.审批流程《员工离职申请表》《员工辞退申请表》《协商解除劳动合同协议书》《劳动合同到期不续签通知书》《不再续签劳动合同通知书》等申请和文件，需按照以下流程进行审批：部门负责人审批：部门负责人对员工的离职申请进行审核，根据员工的工作表现、工作交接情况等因素，签署意见。人力资源部门审核：人力资源部门对离职申请进行审核，检查申请内容是否完整、符合规定，是否存在劳动纠纷等问题。如审核通过，人力资源部门签署意见。公司管理层审批：对于重要岗位员工的离职、涉及较大经济补偿的协商解除等情况，需报公司管理层审批。公司管理层根据公司整体利益和发展需要，做出最终审批决定。五、工作交接1.工作交接内容文件资料交接：员工应将工作中涉及的各类文件、资料、报告、图纸、合同等移交给接手人员或部门指定的人员。文件资料应完整、准确、清晰，如有电子文件，应提供相应的存储介质或共享路径。工作任务交接：员工应向接手人员详细介绍未完成的工作任务、工作进度、下一步计划等情况。对于重要工作任务，可提供书面的工作交接说明，确保接手人员能够顺利开展工作。客户关系交接：对于涉及客户关系的岗位，员工应将客户信息、合作情况、未处理的客户问题等向接手人员进行交接。必要时，应协助接手人员与客户进行沟通，确保客户关系的稳定。办公用品及财物交接：员工应将公司配备的办公用品、电脑、手机、钥匙、门禁卡等财物归还给公司。如存在损坏或遗失情况，应按照公司规定进行赔偿。2.工作交接流程员工提交离职申请并获得批准后，应在接到人力资源部门通知后的[X]个工作日内，与接手人员或部门指定的人员进行工作交接。员工和接手人员应共同填写《工作交接清单》，详细记录交接的内容、数量、状态等信息。双方签字确认后，各执一份。工作交接完成后，接手人员应向部门负责人提交《工作交接完成报告》，说明工作交接情况。部门负责人对工作交接情况进行检查和确认。3.工作交接监督人力资源部门负责对工作交接情况进行监督检查，确保工作交接工作按照规定的流程和要求进行。如发现工作交接存在问题，人力资源部门应及时协调相关人员进行解决。对于拒不进行工作交接或交接不完整的员工，公司有权按照相关规定进行处理。六、离职手续办理1.人力资源部门手续办理员工完成工作交接后，应到人力资源部门办理离职手续。人力资源部门负责审核《工作交接清单》《工作交接完成报告》等文件，确认工作交接已完成。人力资源部门与员工核对考勤记录，结算工资、奖金、加班费等薪酬待遇。如存在未休年假、调休等情况，应按照公司规定进行处理。人力资源部门为员工办理社保、公积金停缴手续，出具《解除劳动合同证明》。人力资源部门将员工的人事档案进行封存，按照规定进行保管或转移。2.财务部门手续办理员工到财务部门办理费用结算手续，包括报销未结清的费用、归还借款等。财务部门对员工的费用进行审核，如无问题，办理费用结算。如存在欠款情况，员工应及时归还。3.其他部门手续办理根据员工所在岗位的不同，可能还需要到其他相关部门办理手续，如行政部门归还办公用品、IT部门注销账号等。各相关部门应在《员工离职手续清单》上签字确认，证明员工已完成本部门的手续办理。七、离职面谈1.面谈安排员工离职前，人力资源部门应安排离职面谈。离职面谈一般在员工提交离职申请并获得批准后，工作交接期间进行。离职面谈由人力资源部门指定专人负责，面谈人员应具备良好的沟通能力和倾听技巧。2.面谈内容了解员工离职的真实原因，包括对公司管理、工作环境、薪酬福利等方面的意见和建议。收集员工对公司发展的看法和建议，以便公司不断改进和完善管理。解答员工关于离职手续、薪酬结算、社保公积金等方面的疑问。感谢员工为公司做出的贡献，鼓励员工在新的工作中取得更好的成绩。3.面谈记录面谈人员应认真记录面谈内容，填写《离职面谈记录表》。面谈记录应客观、准确、完整，包括员工提出的问题、意见和建议等。面谈结束后，面谈人员应对面谈记录进行整理和分析，形成面谈报告。面谈报告应总结员工离职的主要原因和公司存在的问题，提出改进措施和建议，报公司管理层。八、经济补偿与赔偿1.经济补偿根据《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规的规定，在以下情况下，公司应向员工支付经济补偿：公司与员工协商解除劳动合同，且由公司提出解除动议的。公司依照《劳动合同法》第四十条规定解除劳动合同的（包括员工患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的）。公司依照《劳动合同法》第四十一条第一款规定解除劳动合同的（经济性裁员）。除公司维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，员工不同意续订的情形外，劳动合同期满终止固定期限劳动合同的。公司被依法宣告破产、被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散而终止劳动合同的。经济补偿的计算标准按照员工在公司的工作年限，每满一年支付一个月工资的标准向员工支付。六个月以上不满一年的，按一年计算；不满六个月的，向员工支付半个月工资的经济补偿。员工月工资高于公司所在直辖市、设区的市级人民政府公布的本地区上年度职工月平均工资三倍的，向其支付经济补偿的标准按职工月平均工资三倍的数额支付，向其支付经济补偿的年限最高不超过十二年。本条所称月工资是指员工在劳动合同解除或者终止前十二个月的平均工资。2.赔偿如员工违反法律法规或公司规定，给公司造成损失的，公司有权要求员工进行赔偿。赔偿范围包括直接经济损失和间接经济损失。员工自动离职给公司造成损失的，公司有权要求员工赔偿因岗位空缺导致的生产经营损失、招聘新员工的费用等。员工未按照规定办理工作交接手续，导致公司利益受损的，公司有权要求员工承担相应的赔偿责任。九、保密与竞业限制1.保密义务员工在离职后，仍应遵守公司的保密制度，对在工作期间知悉的公司商业秘密、技术秘密、客户信息等予以保密，不得向任何第三方披露。公司与员工签订有《保密协议》的，员工应严格按照协议约定履行保密义务。保密期限按照《保密协议》的约定执行。2.竞业限制对于涉及公司核心技术、商业机密等重要岗位的员工，公司可与其签订《竞业限制协议》。竞业限制协议应明确竞业限制的范围、地域、期限、经济补偿等内容。竞业限制期限最长不得超过二年。在竞业限制期限内，公司应按照协议约定向员工支付竞业限制经济补偿。员工在竞业限制期限内，不得自营或者为他人经营与公司有竞争关系的同类业务。如员工违反竞业限制协议，应按照协议约定向公司支付违约金，并承担相应的赔偿责任。十、离职后续管理1.员工信息更新人力资源部门应及时更新员工信息系统，将离职员工的信息标记为离职状态，并妥善保存离职员工的相关资料。2.离职员工关系维护公司可定期对离职员工进行回访，了解他们的工作和生活情况，保持良好的沟通和联系。建立离职员工微信群或其他社交群组，方便公司与离职员工之间的交流和互动。对于优秀的离职员工，公司可在有合适岗位时，优先考虑重新录用。3