档案奖励与处罚考核制度

PAGE档案奖励与处罚考核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本档案奖励与处罚考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范与考核评价。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，对档案管理工作进行客观评价，做到公平、公正、公开。3.激励与约束并重原则：通过奖励与处罚措施，激发员工积极参与档案管理工作的热情，同时规范员工行为，确保档案管理工作质量。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理、归档、保管等工作。3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的分类、编号编目、装订、上架等工作。4.建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁等工作，确保档案的真实性、完整性和时效性。6.组织开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门各类文件材料的收集、整理、归档工作，并按时移交至档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和维护。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，并按照规定及时归还档案。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（三）员工个人职责1.严格遵守公司档案管理制度，妥善保管本人在工作中形成的各类文件材料。2.按照规定及时将应归档的文件材料移交至本部门档案管理人员或档案管理部门。3.在档案利用过程中，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，如需借阅档案，应按照规定办理借阅手续。4.积极配合公司档案管理工作，提供有关档案管理的意见和建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，包括但不限于行政文件、业务合同、财务报表、技术资料、会议记录、人事档案等。2.公司与外部单位往来的文件、函件、协议等。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、证书、成果等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或伪造。（三）整理规范1.档案管理部门应按照国家有关档案分类标准，结合公司实际情况，制定档案分类方案。2.各部门档案管理人员应按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理，确保同一类档案的系统性和连贯性。3.档案整理应做到文件材料齐全、完整，分类准确，编号编目清晰，装订规范。四、档案归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档文件材料整理归档，并移交至档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的文件材料，应在项目结束或活动完成后[具体时间]内及时归档。（二）归档流程1.各部门档案管理人员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认后，一份由移交部门留存，一份随档案移交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，审核无误后进行上架保管，并在档案管理系统中进行登记。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温湿度符合国家规定标准。3.对档案应进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。五、档案利用与借阅（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应严格遵守本制度规定，不得用于非工作目的。（二）利用流程1.查阅档案时，查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请表，为查阅人提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅人姓名、查阅日期、查阅内容等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，不得擅自涂改、损坏、抽取或标记档案。4.如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅期限、借阅内容、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。档案管理部门负责人审批后，为借阅人办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上进行登记。5.借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。6.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。如档案有损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任。（三）特殊利用规定1.因公司外部单位要求查阅或借阅公司档案的，需经公司领导批准，并按照档案管理部门的要求办理相关手续。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅或借阅，应严格按照公司保密制度的规定执行，采取必要的保密措施。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定依据档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（三）鉴定流程1.档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步整理，列出清单。2.鉴定小组对档案清单进行审查，根据档案的内容、价值、保管期限等因素，确定档案的存毁意见。3.对于确定销毁的档案，应填写档案销毁申请表，经公司领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、奖励与处罚（一）奖励1.在档案管理工作中表现突出，有下列情形之一的，给予奖励：对档案管理工作提出创新性建议，被公司采纳并取得显著成效的。积极收集、整理、归档档案，确保档案的完整、准确，为公司提供重要档案支持的。在档案利用过程中，为公司解决重大问题或挽回重大损失的。长期从事档案管理工作，敬业奉献，成绩显著的。2.奖励方式包括：通报表扬。颁发荣誉证书。给予一定的物质奖励，如奖金、奖品等。（二）处罚1.违反本制度规定，有下列情形之一的，给予处罚：未按时将应归档文件材料移交至档案管理部门的，每逾期一次，对部门负责人处以[具体金额]罚款，对直接责任人处以[具体金额]罚款。档案收集不齐全、整理不规范，影响档案质量的，责令限期整改，对部门负责人处以[具体金额]罚款，对直接责任人处以[具体金额]罚款。擅自涂改、损坏档案的，责令恢复原状，无法恢复的，按照档案价值赔偿，并对责任人处以[具体金额]罚款。情节严重的，给予警告、记过等处分。擅自将档案带出档案库房或转借他人的，责令立即归还档案，并处以[具体金额]罚款。造成档案丢失或损坏的，按照档案价值赔偿，并对责任人给予警告、记过等处分。未按照规定办理档案查阅、借阅手续的，对责任人处以[具体金额]罚款。泄露公司档案机密的，按照公司保密制度的规定进行处理，情节严重的，依法追究法律责任。2.处罚方式包括：警告。记过。记大过。降级。撤职。开除。经济赔偿。八、考核与监督（一）考核内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。2.档案管理工作的效率，如档案移交的及时性、档案查询和借阅的办理速度等。3.档案管理人员的业务水平和工作态度，包括档案管理知识的掌握程度、工作责任心等。（二）考核方式1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查和评估，填写档案管理工作检查表，作为考核依据之一。2.各部门应定期对本部门档案管理工作进行自查自纠，形成自查报告，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据日常工作记录、员工反馈等情况，对档案管理人员进行考核评价。（三）监督机